Förderung der Organisationsstrukturen, um betriebliche Abläufe zu verbessern. Nachhaltige Ordnung - BM online

Förderung der Organisationsstrukturen, um betriebliche Abläufe zu verbessern

Nachhaltige Ordnung

„Vor einem Jahr hatten wir komplett aufgeräumt und heute ist alles schon wieder durcheinander!“ Diesen Stoßseufzer haben wohl viele Betriebsinhaber schon gehört. Was bringen Aufräumaktionen, wenn nicht ein kontinuierliches System im Unternehmen für eine dauerhafte Ordnung sorgt? Wie Sie Organisationsstrukturen fördern und so den betrieblichen Ablauf verbessern, erklärt Stefan Tomann, technischer Betriebsberater beim Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH.

Um ein nachhaltiges System der Ordnung einzuführen, bedarf es mehr als einer einmaligen Aufräumaktion und gutgemeinter Appelle. Wer dauerhaft Ordnung halten will, muss alle Mitarbeiter einbinden und ein klares System der Zuständigkeiten schaffen.

Mitarbeit an Organisationsstrukturen
Was ist die Aufgabe der Gesellen? Wer diese Frage sich und den Mitarbeitern stellt, bekommt meistens die Antwort: Alles zu bauen und zu montieren, wie es der Kunde haben will. Darüber hinaus gibt es allerdings noch weitere Aufgaben, über die kaum gesprochen wird und die zudem nicht klar definiert sind. Aufgabe der Mitarbeiter ist neben der Fertigung von Produkten auch die Befolgung von Regeln und die Mitarbeit an der Unternehmensorganisation zur kontinuierlichen Verbesserung.
In vielen Betrieben gibt es verschiedenste Regeln, die z. B. den Umgang mit stumpfem Werkzeug betreffen. Zwar wissen einzelne Mitarbeiter, wie in diesem Fall zu verfahren ist, doch beileibe nicht allen sind diese Regeln bekannt. Besonders Bereiche, auf die jeder zugreift, stellen eine Gefahr da. Ein Fräskopf, der ab und zu gebraucht wird, ist plötzlich stumpf, der Arbeitsprozess blockiert und die Frage nach dem Schuldigen vergeblich. Mit anderen Worten sind angeblich allgemeine Regeln doch nicht bei allen Mitarbeitern so präsent wie angenommen.
Hier gilt es Regeln zu schaffen und Zuständigkeiten zu benennen.
Regelwerke und Zuständigkeiten
Ein guter und nachvollziehbarer Vergleich zu Regelwerken ist der Straßenverkehr, in dem wir uns täglich bewegen. Die Straßenverkehrsämter legen Regeln fest. Wie würden sich die Verkehrsteilnehmer verhalten, wenn dieses Regelwerk unbekannt ist? Die Lösung sind Straßenverkehrsschilder und Fahrbahnmarkierungen.
Genau dies kann im Unternehmen auch umgesetzt werden: Wege und Stellflächen werden markiert und der Umgang z. B. mit stumpfen Werkzeugen möglichst ohne große Worte visualisiert.
Im Allgemeinen ist jeder bestrebt, Regelwerke zu beachten, wenn sie erkannt werden. Die Polizei und Ordnungshüter führen daher stichprobenartig Kontrollen durch, um die Ordnung zu bewahren. Auch solche Kontroll-Instanzen können im Unternehmen integriert werden. Klare Delegation und Definition von Zuständigkeitsbereichen schaffen eine transparentere Struktur.
Beispielsweise erhält ein Mitarbeiter den Maschinenraum als Zuständigkeitsbereich. Dieser Mitarbeiter hat die Aufgabe, in diesem Bereich seine Kollegen zu festgelegten Regeln anzuhalten. Auch Verbesserungen umzusetzen oder zu begleiten gehört zu seinen Aufgaben. Wichtig bei der Definition von Zuständigkeitsbereichen ist festzulegen, was zu einem Bereich gehört, wer verantwortlich ist und welche Ziele, Aufgaben und allgemeine Regelwerke zu beachten sind. Die Definition sollte mit Bildern der Mitarbeiter in gut einsehbare Bereiche im Unternehmen aufgehängt werden.
Dabei ist zu beachten, dass zuständige Personen eher die Ordnungshüter und nicht die Aufräumer im Unternehmen sind. Das kann unter Umständen zu Konflikten innerhalb der Belegschaft führen. Es ist die Aufgabe des Unternehmers, den entsprechenden Personen den Rücken zu stärken. Stellt der Unternehmer Defizite fest, so hat er nur noch wenige Ansprechpartner, denen er seine Ziele klar machen muss und die für den Zustand die Verantwortung zu übernehmen haben.
Zeit für die Umsetzung einplanen
In vielen Fällen werden organisatorische Verbesserungen mangels Zeit und Bewusstsein im Unternehmen nicht umgesetzt, auch wenn sie eine Steigerung der Effizienz versprechen. Auch die Definition von Zuständigkeiten allein reicht zur Umsetzung von Maßnahmen nicht aus. Die Mitarbeiter haben nicht schnell mal eine Stunde Zeit, um Regelwerke aufzustellen, zu visualisieren und ihren Kollegen zu vermitteln. Ein Schrank für ein Montagewerkzeuglager nahe der Fahrzeugbeladung ist nicht mal eben geplant und gefertigt. Dafür brauchen die Mitarbeiter Zeit und diese Zeit kann nur dann eingeräumt werden, wenn dafür interne Aufträge angelegt werden und diese mit der gleichen Priorität gehandhabt werden wie externe Aufträge. Denn auch die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen führt zu einer Effizienzsteigerung, die jedoch langfristig ausgelegt werden muss.
Nicht jede Umsetzung erzielt einen direkt verrechenbaren Gewinn. Einige Maßnahmen dienen anderen Faktoren, wie z. B. Erhöhung der Qualität, Steigerung der Kundenzufriedenheit oder Steigerung der Mitarbeitermotivation. In manchen Fällen sind Maßnahmen auch zukunftsorientiert zu sehen. Die Bewertung solcher Maßnahmen ist nicht immer einfach und erfordert eine Einbeziehung der beteiligten Akteure. Daher sollten Maßnahmen zur betrieblichen Verbesserung von einem Gremium beurteilt werden. In Kleinbetrieben sollten an dem Gremium der Unternehmer, die Arbeitsvorbereitung sowie die zuständigen Mitarbeiter beteiligt sein. Es empfiehlt sich, die Ergebnisse in kurzen Worten zu protokollieren und abzuheften. Auf diese Weise lassen sich vergangene Entscheidungen besser nachvollziehen.
Erkennbarer Nutzen für alle Beteiligten
Festgelegte visualisierte Regelwerke und definierte Zuständigkeiten regeln Ordnung und Verantwortung im Unternehmen. Daraus ist für alle Beteiligte ein Nutzen zu erkennen. Der Unternehmer delegiert Verantwortung auf seine Mitarbeiter. Dieses kann bis zur eigenständigen Bestellung von Material und Gebrauchsgütern gehen. Die zuständigen Mitarbeiter übernehmen zudem die Rolle der Ordnungshüter und entlasten so den Unternehmer. ■

Aufgaben verteilen

Zuständigkeiten regeln

Ordnungshüter: Der Ordnungshüter räumt nicht hinter anderen her, sondern ermahnt sie zur Ordnung. Bei Missachtung der Regeln überlegt er sich Maßnahmen und Hilfsmittel, die zu einer Verbesserung der Organisation führen.
Ansprechpartner: Der Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge bespricht diese zuerst mit seinem Stellvertreter und ggf. mit anderen beteiligten Personen. Er und evtl. der Stellvertreter besprechen anschließend den Verbesserungsvorschlag mit dem Vorgesetzten. Gegebenenfalls wird der Vorschlag noch mit der Chefetage besprochen. Bei positivem Beschluss wird er terminiert und als interner Auftrag ausgeschrieben (Stundenkalkulation = Vorgabezeit).
Begleitung von Umsetzungen: Wenn eine Verbesserung eingeführt werden soll, fungiert der Zuständige als Projektleiter und sorgt für die termingerechte Umsetzung. Er hat Delegationsfreiheit gegenüber seinen untergestellten Mitarbeitern.
Bereichsverantwortlicher: Er ist gegenüber der Geschäftsführung verantwortlich für den zugewiesenen Bereich. Konsequenzen erfolgen jedoch nur dann, wenn entgegen Vorgaben der Geschäftsleitung Verstöße auf Dauer vorliegen und die Verantwortung durch den Zuständigen nicht gegeben ist.
Regelung bei Verstößen: Verstoßen Mitarbeiter gegen die Regeln, werden sie ermahnt. Die Verstöße werden protokolliert. Der Zuständige kann bei Zuwiderhandlung die Unterstützung der Geschäftsführung einholen. Konsequenzen bei regelmäßigen Verstößen werden durch die Geschäftsleitung geregelt.

Fester Bestandteil der Beratungsleistung

Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Lemgo

Die Fertigungsoptimierung ist seit 2005 ein fester Bereich der Beratungsleistung des Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH (TZH) in Lemgo geworden. Der Beratungsablauf gliedert sich in vier Stufen:
  • 1. Ist-Aufnahme: Mithilfe einer Ist-Aufnahme werden alle Arbeitsprozesse im Betrieb durch geeignete Medien aufgenommen und erfasst (Mindestaufwand 1 Tagewerk).
  • 2. Konzeptionierung: Erarbeitung einer individuellen und funktionsübergreifenden Stärken-/Schwächenanalyse des Unternehmens (Mindestaufwand 1 Tagewerk).
  • 3. Workshops: Vorstellung und Anpassung des individuellen Konzeptes zur Optimierung der Arbeitsabläufe mit den jeweilig beteiligten Mitarbeitern mithilfe von Workshops. Gemeinsame Festlegung von Prioritäten (Mindestaufwand 1 Tagewerk).
  • 4. Wirksamkeit: Beratung bei der Ausarbeitung geeigneter Maßnahmen zur Optimierung und zur Anpassung der Arbeitsabläufe und Organisation (Mindestaufwand 0,5 Tagewerke).
Der Beratungsumfang ist abhängig von der Unternehmensgröße und der Ist-Situation.
Eine öffentliche Förderung der Beratungskosten mit 50 Prozent ist möglich. Gefördert werden bis zu 10 Tagewerke, Zuschuss max. 500 Euro pro Beratungstag (max. 5000 Euro).
TZH GmbH
32657 Lemgo

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