Mahnen will gelernt sein

Fast jedes Handwerksunternehmen hatte schon einmal Probleme mit Kunden, die ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht begleichen. Ein solches Kundenverhalten kann sogar die Liquidität des Unternehmens gefährden. Damit es nicht soweit kommt, gibt es hier einige Tipps von der Bremer Inkasso.

Wichtig sei es, säumige Kunden konsequent zu mahnen, wenn bereits eine Lieferung oder Leistung erbracht wurde, für die es eine fällige offene Rechnung gibt. Eine solche Aufforderung, die Mahnung oder Zahlungserinnerung heißen kann, sollte möglichst schriftlich erfolgen und respektvoll, aber eindeutig formuliert sein. Gemahnt werden kann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die z. B. in den eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten ist.

Aus rechtlichen Gesichtspunkten muss eine Mahnung oft erfolgen, damit der Schuldner überhaupt in Verzug kommt und den Verzugsschaden (u.a. Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss. Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Bei Verbrauchern gilt Letzteres aber nur dann, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen wurde.

Eine Mahnung kann schriftlich oder auch mündlich erfolgen. Beweisen lässt sich im Zweifelsfall aber eher eine schriftliche, die auch eindeutig als Mahnung gekennzeichnet ist. Jede Mahnung sollte das Datum und den Betrag der ursprünglichen Rechnung beinhalten und darüber hinaus auch die dazu gehörige Rechnungs- oder Lieferscheinnummer. In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder auch eine Rechnungskopie beizufügen.

Jede Mahnung sollte die Forderung deutlich darstellen und die Zahlung unmissverständlich verlangen. Man sollte sie in freundlichem, respektvollem Ton verfassen, auch wenn insbesondere die 2. und 3. Mahnung keinen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung aufkommen lassen sollten. Spätestens die 3. Mahnung sollte eine Frist enthalten „bis zum …. bei uns eingehend“ und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt abgegeben wird.

Der Kunde sollte auch darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, ebenfalls zu zahlen hat (Verzugsschaden). Ab der 2. Mahnung können Mahnkosten berechnet werden. Von vielen Gerichten werden ohne Nachweis Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben akzeptiert. Ebenso können Verzugszinsen verlangt werden, die bei einem Privatkunden aktuell bei 4,12 % liegen, bei einem Geschäftskunden bei 8,12 % (Stand 1. Januar 2017).

Wenn der Schuldner auch nach der 3. Mahnung nicht zahlt, sollte man versuchen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich dann ein Gerichtsverfahren vermeiden. Die Kosten dieser Hilfe zählen in der Regel zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind. Wenn die Forderungen jedoch auch dann nicht außergerichtlich realisiert werden konnten, bleibt nur noch der Gang vor Gericht. Spätestens jetzt tut man gut daran, sich professionelle Hilfe zu holen, für die der Schuldner bei einer Verurteilung dann auch die Kosten zu tragen hat. (bs)