Geschäftsprozesse ohne Hürden

Die Autoren: Günther Beford, Ottmar Konert, Prof. Dr. hc Klaus Layer

Kombinierte Lösungen zum Beispiel von CAD/ CAM und ERP lassen ein Zusammenwachsen der Datensys-teme – zur Unterstützung des gesamten Geschäftsprozesses zur Auftragsabwicklung – erwarten. Heute kommen integrierte Systeme zum Einsatz, die durch baugruppenspezifische Expertensys-teme unterstützt werden. Semi-CAD-Systeme, die nur wenige Zeichenfunktionen unterstützen und Konstruktionsdetails nicht im Maßstab 1:1 darstellen können, genügen in der Regel nicht mehr den Anforderungen der Praxis.

Wegen der Auswirkungen der Globalisierung mit immer kürzeren Innovationszyklen setzen die Unternehmen zunehmend auf marktgerichtete Erfolgsfaktoren: schnelles Reagieren auf Kundenwünsche, Flexibilität und Produktinnovationen. Natürlich spielen Kostenbewusstsein und Effizienz dabei eine wichtige Rolle.

An die Konstruktion und damit an die hier verwendeten Werkzeuge, als einem zentralen Glied in der Wertschöpfungskette produzierender Unternehmen, werden damit erhöhte Anforderungen gestellt. 70 % der Produktkos-ten werden durch die Konstruktion festgelegt. Eine leistungs-fähige, durchgängige und integ-rierte Informationstechnik schafft hier die erforderlichen Voraussetzungen für die veränderten Rahmenbedingungen.

Dies betrifft aus der Sicht des einzelnen Unternehmers zunächst die den Konstrukteuren zur Verfügung gestellten Software-Lösungen. Um schnell zu sein und abteilungsübergreifendes Know-how, zum Beispiel aus der Kons-truktion oder aus dem Design-Prozess in die Produktion zu bringen, hat sich die Form der Zusammenarbeit – interner und externer Stellen – und damit die Organisation im Unternehmen bereits vielfach geändert. Haben die Beteiligten an der Produkt-entstehung und Produktionsplanung ehemals zumeist sequentiell und häufig isoliert gearbeitet, so entstehen heute kundenwunsch-orientierte Produkte in “virtuellen Teams”.

Diese Art der Zusammenarbeit kann intern in “Auftragsabwicklungszentren” erfolgen oder unter Einbeziehung externer Experten ohne ständigen Organisationsrahmen.

Das bedeutet: über räumliche Dis-tanzen und organisatorische Grenzen hinweg, gilt es, die Arbeit ehemals verschiedener interner und externer Abteilungen und damit das Zusammenspiel der verwendeten Software-Lösungen möglichst zeitnah zu koordinieren. Da sowohl die Arbeitsergebnisse als auch die Prozesse mit Software abgebildet werden, müssen die Lösungen dem Anspruch an die vernetzte Struktur der Zusammenarbeit genügen. Die bisher am Markt angebotenen so genannten Händlersysteme genügen diesem Anspruch in der Regel nicht, da sie nur Geschäftsprozesse zwischen zwei Partnern unterstützen.

Eine Softwareinfrastruktur – und Architektur -, die eine Integration auf einfache Weise ermöglicht, bekommt damit strategische Bedeutung für die Unternehmen. Zielsetzung für die Software-Produktlinien innovativer Software-Entwicklungsbüros ist es heute: Entwicklung und Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Kalkulation, Fertigung, Qualitätssicherung, Produktionsplanung und – steuerung, Versand und Logistik und den kaufmännischen Bereich so weit wie möglich zu verknüpfen.

Historisch gesehen wurden CAD/CAM und ERP getrennt entwickelt und über mehr oder weniger komplizierte Schnittstellen verbunden. Heute gilt es, diese Systeme zu einer integrierten Lösung ohne aufwendige Schnittstellen zu koppeln. Als weitere strategische Aufgabe in dieser Entwicklungsstufe kommt die Entwicklung von e-Business-Anwendungen hinzu. Diese Aufgabe tangiert insbesondere die Prozesse im Verkauf und in der Beschaffung. Es ist absolut notwendig e-Business-Projekte nicht losgelöst anzugehen, sondern jedes Unternehmen muss sich bemühen, ein Höchstmaß an Integration mit den Insider-Prozessen zu erreichen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch festzustellen, welche Teilprozesse in Zukunft überflüssig werden.

Die Menge der Funktionen der am Markt angebotenen Software-Produkte ist von untergeordneter Bedeutung. Hier gilt: weniger ist manchmal mehr, besonders dann, wenn Unternehmer das Integrationsziel in den Vordergrund rücken, um im Unternehmen Prozesskosten zu reduzieren. Hier liegen noch erhebliche Rationalisierungsreserven. 80 % der Durchlaufzeiten eines Auftrages in Bauelementefabriken sind Liege- oder Wartezeiten. Wobei der Löwenanteil dieser Zeiten durch administrative Teilprozesse und nicht durch Fertigungsprozesse verursacht wird. Abb. 1 zeigt in vereinfachter Form die wesentlichen Kernprozesse für Bauelemente produzierende Unternehmen. Der Einkauf über das Internet ist in dieser Entwicklungsstufe sicherlich die einfachste Möglichkeit für Unternehmen an e-Business teilzunehmen. Danach erst folgen die e-Business-Prozesse auf der Vertriebsseite, da es hier unumgänglich ist, dass die Unternehmen in diesem Bereich über neue Geschäftsmodelle nachdenken sollten, bevor sie sich auf e-Aktivitäten stürzen. Dies schließt auch Überlegungen zur Konstruktionsüberarbeitung von Produkten ein, um diese e-Business-fähig zu machen. Nicht alle Bauelemente sind hierfür ohne Weiteres geeignet. Für komplizierte Produkte wird es wichtig Teamarbeit in Echtzeit zu ermöglichen, um im Dialog mit Lieferanten, den Händlern oder Endkunden die Bauelemente mit Hilfe einer expertensystemgestützten CAD/CAM-Software schnel-ler und kostengünstiger zu kons-truieren oder zu spezifizieren. Neue Werkzeuge, Methoden und Verfahren kommen in immer kürzeren Zyklen auf den Markt, so dass große ERP-Anbieter oftmals nicht in der Lage sind, schnell und flexibel diese neue Technologie in ihre Standardprodukte zu integrieren.

Kleinere branchenorientierte Software-Firmen bieten hier strategische Vorteile, die mittelständische Fertigungsunternehmen für ihre Ziele nutzen sollten.

Auch e-Business kommt nicht ohne Dokumente aus. Daraus folgt, dass moderne integrierte Systeme auch Funktionen für Electronic Document Management (EDM) bereitstellen müssen. Auch hier gilt es, einige Besonderheiten der Bauelementebranche zu beachten.

Der Prozess der Einführung von EDM im Bauwesen ist durch überwiegend spezifische, temporäre Teambildung während der Projektabwicklung sehr stark geprägt. Über Jahre stabile Partnerstrukturen sind eher selten. Daraus folgt, dass die Zusammenarbeit jeweils neu definiert werden muss. Das Etablieren eines zentralen Dokumentenmanagements kann nur in bilateraler Abstimmung erfolgen und sich auf möglichst einfache Industriestandards stützen. Die Verbindung zwischen lokalem und zent-ral abgelegten Dokumenten muss gewährleistet werden. Dadurch wird die redundante Datenhaltung vermieden und die Ko-härenz der Dokumentation bei allen Beteiligten sichergestellt. Hinzu kommen muss ein komplexes Versionsmanagement, um die His-torie eines Geschäftsprozesses nachvollziehen zu können.

Bisheriger Schwerpunkt und Ziel der Unternehmen war es, ihren Verwaltungs-, Beschaffungs-, Produktions- und Lieferprozess ganzheitlich abzubilden. Abnehmer wie Händler und Montagebetriebe wurden durch sog. Front-End(Händler-)-Lösungen angebunden, die es ermöglichten, Fenster oder sonstige Bauelemente auf Basis von mitgelieferten Stammdaten zu konstruieren, Plausibilitätsprüfungen durchzuführen, kalkulatorisch zu bearbeiten und per EDI an den Produzenten zu übertragen.

Das stellt zwar schon eine Verbindung von Geschäftsprozessen dar, ist aber nur eine Vorstufe dessen, wie künftig Geschäftsprozesse mit den Möglichkeiten des Internets abgebildet werden können. Künftig werden Geschäfts-prozesse partnerübergreifend abgebildet und von EDV-Systemen abgewickelt. Das beginnt bei Geschäftspartnern, die nah am Endverbraucher sind (typischerweise Händler und Montagebetriebe) und über das Internet die von ihnen verkauften Bauelemente konstruieren und kalkulieren und auch die Montageleistung abwickeln können, sich damit aber in einer Softwareanwendung bewegen, die nicht mehr auf ihren lokalen Rechnern läuft, sondern auf einem Webserver, über den die Aufträge direkt beim Hersteller online platziert werden.

Das Herstellersystem gibt Auskunft über Lieferfähigkeit, Einkaufskonditionen und aktuelle Informationen über den Auftragsstatus. Im Herstellersystem müssen keine Aufträge mehr nacherfasst oder bearbeitet werden. Die so online platzierten Aufträge werden im Produzentensystem entsprechend verplant; das Produzentensystem ist – wiederum über Internet – an e-Commerce-Webserver angebunden, die Daten für den Beschaffungs- und Zulieferprozess real-time an die Glas-, Beschlags-, Profil-, Rollladen- und andere Zu-behörlieferanten senden. Dort werden aufgrund der mit den Kunden vereinbarten Konditionen Aufträge erzeugt und die Auftragsbestätigungen, Liefer-avis, etc. per EDM über Internet dem Sender zurückgeschickt.

Somit entsteht eine komplette Prozesskette zwischen Geschäfts-partnern. Der Mensch modelliert den Prozess und entscheidet über die Abwicklung. Die EDV-Lösung verarbeitet diese Prozesse und wickelt sie ab. Das Expertenwissen steckt in den Programmen und Datenstrukturen, d. h. Komponenten der Internet-Anwendungen werden auch gleichzeitig Expertensysteme sein. Sog. Shop-Lösungen, wie sie beim Handel mit einfachen Produkten mittlerweile weltweit eingesetzt werden, ersetzen dieses Expertenwissen nicht und eignen sich nicht zum Einsatz in der variantenfertigenden Industrie, wie zum Beispiel der Fenster-, Türen- und Glasbranche. Die technischen und kaufmännischen Res-triktionen und die Besonderheiten der Branche müssen durch die neuen Systeme abgebildet werden.

Üblicherweise sind die Unternehmen in der Glas-, Fenster- und Türenbranche in der Produktion technisch bestens ausgestattet und in der Lage, innerhalb kürzes-ter Zeit große Mengen von Bauelementen herzustellen. Die Zeit geht heute in der Verwaltung, bei der Auftragserfassung und Bearbeitung sowie bei der Beschaffung von Zulieferprodukten verloren. Hier liegen die Produktivitätsreserven der Branche, nicht nur in Bezug auf Kostenminimierung in der Verwaltung, sondern auch in Bezug auf schnelle Verfügbarkeit von Daten, um den Herstell- und Lieferprozess schnell, flexibel, kostenorientiert und fehlerarm durchführen zu können. Wie ein solcher Prozess vom Händler und Montagebetrieb bis hin zum Zulieferer abgebildet werden kann, soll Abb. 2 (e-Commerce-Konzept für die Glas- und Fensterbranche) darstellen.

Mit der neuen Systemarchitektur wird es möglich sein, die Durchlaufzeiten von Aufträgen erheblich zu senken und damit wesentlich kostengünstiger als bisher zu produzieren. Werkzeuge und Chancen sind vorhanden, es liegt an den Unternehmen diese trotz angespannter Branchensituation zu nutzen.

Institut für Prozessoptimierung

Frankfurter Landstraße 15

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Tel 0 60 32/9 18 29 70

Fax ~/91 53-50 o

IT: Informationstechnik

CAD: Computer Aided Design= computergestütztes Entwerfen

CAM: Computer Aided Manufacturing = computergestützte Fertigung

ERP: Enterprise Ressource Planing = Planung der Unternehmensressourcen

E-business: Elektronische Geschäftsabwicklung

EDM: Electronic Document Management = elektronische Dokumentenverwaltung

PPS: Produktionsplanung und- steuerung