Kleine Aufträge effizient abwickeln

Dass aktives Marketing ein Muss ist, wenn es um die Erlangung lukrativer Aufträge geht, ist längst kein Geheimnis mehr. Tischler, die sich am Markt halten wollen, benötigen mehr als nur handwerkliche Fähigkeiten. Eine effiziente Ablauforganisation und Prozesse, die von der Akquise bis zur Montage durchgängig und transparent sind, werden immer mehr zur Erfolgsvoraussetzung. Doch während die Betriebe bei großen Projekten, wie man sie im Objektbereich oder im Ladenbau antrifft, auf oftmals jahrelange Erfahrung zurückgreifen können, ist die effiziente Abwicklung vieler kleiner Aufträge im Tischlerbereich noch in den Kinderschuhen. In anderen Branchen wie Sanitär oder Elektro ist das Springen von Baustelle zu Baustelle oder Wohnung zu Wohnung eine Selbstverständlichkeit. Die Herausforderung hier besteht darin, Aufträge zu erlangen, zu koordinieren und nach der Abwicklung sehr zeitnah abzurechnen.

Traditionell besteht zwischen Handwerksbetrieben und Wohnungsunternehmen eine längerfristig angelegte Zusammenarbeit, so dass eine Auftragsvergabe formlos per Telefon oder Fax, später auch per E-Mail, bisher nicht unüblich war. Übertragungs- und Verständnisfehler konnten hier jedoch nie ganz ausgeschlossen werden.

Seit einiger Zeit sind die Bautischlereien nun damit konfrontiert, dass die vergebenden Wohnungsbauunternehmen, die einen Großteil der Auftraggeber im Bereich der Reparatur von Türen, Fenstern oder anderen Tischlerarbeiten ausmachen, ihre Abläufe rationalisieren. Zu diesem Zweck werden neben der elektronischen Ausschreibung mittels GAEB mehr und mehr auch Internet-Plattformen wie Mareon oder IGIS-R eingesetzt. Das macht es den Wohnungsunternehmen sehr einfach, neue Aufträge in Richtung Handwerksbetrieb zu senden. Der Handwerker seinerseits muss allerdings, um hier mitspielen zu dürfen, eine breitbandige Internetverbindung nutzen können. In der Regel sind derart vergebene Aufträge erstmal ins eigene EDV-System zu erfassen, bevor sie sich in den betriebsinternen Ablauf einfügen. Daher sind Internet-Vergabeportale alleine noch keine Problemlöser. Erst, wenn Aufträge aus dem Internet direkt in die eigene Branchensoftware einfließen können, kommt der Handwerker in den Genuss der Aufträge aus dem Netz.

Eine Lösung stellen hier Branchenprogramme dar, die sich an Portale wie Mareon (www.mareon.de) anbinden können. Da hierfür eine Zertifizierung durch den Portalbetreiber notwendig ist, sind die Hürden hoch gesteckt. Derzeit gibt es nur zwei Systeme speziell für Tischler, die diesen Kriterien genüge tun: forma von Sander & Doll und prohandwerk von extragroup. Hinzu kommen branchenübergreifende Handwerkerprogramme wie WinWorker (Sander + Partner) oder HWP-Win (Sage Software).

Neben der reinen Übernahme von Aufträgen müssen zudem weitere Randbedingungen geklärt sein: Zu welchen Konditionen wird gearbeitet? Ruft der Handwerker die Aufträge zeitnah ab? Existiert ein vereinbartes Leistungsverzeichnis oder gibt das vergebende Unternehmen nur Budgets vor?

Existiert eine saubere Anbindung an Mareon, kann man diese Bedingungen als geklärt betrachten und einer Nutzung als „verteiltes ERP-System“ steht nichts mehr im Weg. Ein typischer Ablauf könnte dann so aussehen:

Der besondere Charme einer solchen Integration liegt darin, dass die Aufträge der Wohnungsbauunternehmen, sind sie erst einmal angenommen, als ganz normale Aufträge vorliegen, mit den erprobten Werkzeugen abgewickelt werden können, um dann schließlich in der Regel auch zuverlässig bezahlt zu werden. Eine Online-Auftragsvergabe senkt also Kosten bei der Erlangung und der Fakturierung von Aufträgen und erlaubt es zudem, auch kleinste Aufträge lukrativ abzuwickeln, wenn die Ablauforganisation steht.

Mit der Anbindung an ein Vergabeportal verschafft sich der Handwerker somit einen Wettbewerbsvorteil. Zum einen ist der Kreis möglicher Betriebe, die hier wettbewerbsfähig arbeiten können, derzeit noch relativ klein, andererseits stellen solche Systeme den ersten Schritt hin zu einer Zukunft dar, in der immer mehr Aufträge über’s Internet kommen. Seien es nun Handwerker-Bietesysteme, die nach einem Auktionsmodell à la eBay funktionieren, Webshops oder die diversen Ausschreibungssites.

Eine Ausweitung der Auftragsvergabe auf ein Bietersystem wäre auch bei einem Portal wie Mareon schon denkbar: Anstatt Aufträge einfach an einen Betrieb zu vergeben, könnten diese auch ausgeschrieben werden. Und anstatt den Auftrag zu übernehmen und nur noch abzurechnen, könnte auch erst ein elektronisches Angebot übermittelt werden, wofür dann im Ganzen oder auf Ebene von Losen oder Titeln der Zuschlag vergeben wird. Das ergibt speziell bei Neubauvorhaben natürlich sehr viel Sinn und ist wesentlich effizienter als der Dateiaustausch über GAEB-Dateien. Allerdings erkauft man sich eine so enge Verzahnung mit Auftraggebern durch ein System, das keinen Standard, sondern eine Herstellerlösung darstellt.

Noch weiter gedacht ist eine Online-Plattform für Auftragsvergabe denkbar, in der sich Auftraggeber und Auftragnehmer fallweise beteiligen können. Die einfachste Form solch einer Beteiligung könnte über Web-Interface, bei regelmäßiger Teilnahme über eine Anbindung des eigenen ERP-Systems erfolgen.

Eine Online-Auftragsvergabe ersetzt nicht die persönlichen Vertriebs- und Marketingaktivitäten des Tischlers, sondern dient komplementär nur zur effizienteren Abwicklung von Ausschreibungen. Sie adressiert derzeit insbesondere die Abwicklung kleinerer Aufträge, bei der analoge Verfahren schlicht zu aufwändig und damit zu teuer bzw. unwirtschaftlich sind. ■