Kosten im Griff

Das 1953 gegründete Unternehmen baut bereits seit mehr als 30 Jahren Kunststofffenster. Mit dem Einstieg in dieses Produktsegment 1967 setzte dann auch kontinuierliches Wachstum ein. Heute beschäftigt Müllers rund 90 Mitarbeiter, verfügt über eine Produktionsfläche von 4500 m² sowie auf 800 m² über großzügige Verwaltungs- und Ausstellungsräumlichkeiten.

Neben Fenstern stellt das Unternehmen auch Wintergärten und Haustüren aus Kunststoff her. Dafür steht ein moderner Maschinenpark zur Verfügung, der erst 1994 komplett erneuert wurde. Darunter befinden sich beispielsweise ein online-gesteuertes Zuschnittcenter sowie hoch-moderne Schweiß- und Verputzmaschinen.

Neben diesen optimalen technischen Voraussetzungen legten die beiden Inhaber, Geschäftsführer und Brüder Hans-Willi und Heinz-Peter Müllers, größten Wert darauf, auch die Kalkulation auf die neuen technischen Rahmenbedingungen abzustimmen und auf entsprechend sichere Füße zu stellen. „Zeit ist Geld“ lautete die Devise, mit der man sich anschließend daran machte, ein leistungsfähiges Zeit- und Datenerfassungssystem für den eigenen Betrieb zu finden. Alles, was in irgend einer Weise zeitabhängig ist, sollte mit dem Programm der kontinuier-lichen Erfassung und ggf. kritischen Prüfung unterzogen werden können: Zugangskontrolle, Arbeitszeit (Gleit- und Teilzeit, Überstunden, Dienstreisen, Botendienste), Auftragszeit (Bearbeitungs-, Durchlauf-, Montagezeit) sowie sämtliche Arten von Fehlzeit (Krankheit, Urlaub, Rüsten u. v. m.).

Gekoppelt an diese Anforderungen hatte man bei Rolladen Müllers konkrete Erwartungen in den Nutzen einer Betriebsdatenerfassung: Erhöhung der Produktivität bzw. Senkung der unproduktiven Kosten. Außerdem sollten die betrieblichen Arbeitsabläufe und der Informationsfluss verbessert und beschleunigt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Sicherung einer konstanten, definierten Produktqualität unter Berücksichtigung optimaler Kostenkalkulation. Weitere Erwartungen:

• Analyse über Nutzungsgrad, Ausfälle und Instandhaltungs-änderungen von Produktions-anlagen

• Ermittlung von Schwach-stellen

• Planung, Steuerung und Überwachung von Produktions-abläufen

• Erhöhung der betrieblichen Kostentransparenz

• Verbesserung der Wettbewerbs-fähigkeit durch hohe Lieferbereitschaft und -treue.

Müllers entschied sich 1996 für die Anschaffung der Zeiterfassungssoftware aus dem Hause GHU, Laichingen. Um das Programm im Betrieb einzuführen, mussten zunächst die entsprechenden Hardware-Voraussetzungen geschaffen werden.

Hier geht natürlich ohne Betriebsdatenerfassungsgerät – das BDE-Terminal – nichts: Dort werden sämtliche Daten erfasst, beispielsweise die Kommen- und Gehen-Buchungen der Mitarbeiter im Rahmen der Personalzeiterfassung. Diese Daten werden im Speicher des Terminals zunächst gepuffert, bevor sie dann über eine Leitung an den Personalcomputer übertragen werden. Die Terminals verfügen über Akkus (Stromausfallsicherung), Anzeigemöglichkeit von Zeit- und Urlaubssaldo, Infrarot-Strichcodeleser, u. a.

Insgesamt sieben Geräte wurden bei Müllers installiert, sechs in der Produktion sowie ein weiteres im Bereich der Verwaltung. Bei der Aufstellung der Terminals spielt der Standort eine wesentliche Rolle: Schließlich sollen sich einerseits mehrere Mitarbeiter ein Gerät teilen können, zum anderen die Wege dorthin möglichst kurz gehalten werden. Über die stationär angebrachten Terminals hinaus setzt das Unternehmen z. B. für Monteure zunehmend auch mobile Geräte (Lesestifte) ein.

Für die GHU-Software wurde aus Überwachungsgründen ein vorhandener PC im Meisterbüro bereit gestellt. Da bei der Verarbeitung der Anwesenheitszeit auch der Urlaubs- bzw. Zeitsaldo im Terminal aktualisiert wird, hat man sowohl im Meisterbüro als auch in der Buchhaltung einen Zugang zum BDE-Netz geschaffen.

Von insgesamt sechs Arbeitsplätzen aus (Meister, Controlling, Personalabteilung, Arbeitsvorbereitung teilweise und natürlich der Chef) kann über das Servermodul auf das Zeiterfassungsprogramm zugegriffen werden, gleichzeitig von maximal zweien.

Um überhaupt Zeiten erfassen zu können, benötigen alle Mitarbeiter noch eine sog. Personalkarte, die mit einem Strichcode versehen und scheckkartengroß ist. Mit dieser Karte wird die Anwesenheit erfasst. Dabei zieht man den Ausweis lediglich durch das Lesegerät, woraufhin eine akustische und optische Bestätigung erfolgt. Aufgrund eines hinterlegten Tagesprogramms (auch individuell möglich) kennt das integrierte System die Pausen und zieht diese automatisch ab.

In einer ersten Phase wurde bei Müllers die Erfassung der Anwesenheitszeit eingeführt. Dabei, so der Projektverantwortliche, sei vor allem das Zusammenwirken der verschiedenen Grundkomponenten entscheidend:

• Mitarbeiter/Betriebsausweis

• BDE-Terminals

• Betriebskalender

• Kostenstellen- und Mitarbeiterstamm

• Arbeitszeitmodelle

• Dienstpläne

• Lohnartenstamm/Lohn-schnittstelle

• An-/Abwesenheitszeiten/ Zeitkonto

• Auswertungen.

Im Betriebskalender sind Pflichtarbeits-, Feier- und Ruhetage definiert (wichtig bei der Abrechnung). Im Kostenstellenstamm werden sowohl die Stamm- als auch die Produktions- und Leistungskostenstellen hinterlegt.

Zur Berechnung der Arbeitszeit werden Zeitmodelle herangezogen, in denen die Von-Bis-Arbeitszeit sowie Frühstücks- und Mittagspause festgelegt sind. Müllers hat in den Zeitmodellen gleich auch die Varianten der Lohnarten festgelegt.

Der Mitarbeiterstamm umfasst alle Mitarbeiter-Daten. Neben Name, Adresse und Eintrittsdatum sind darin Kostenstellenzugehörigkeit, Urlaubsanspruch und – falls gewünscht – ein individueller Betriebskalender hinterlegt. Die personenbezogenen Daten lassen sich je nach Lohnprogramm automatisch in die Zeitwirtschaft einlesen. Wer sich in welchem Arbeitszeitmodell befindet, ist in Dienstplänen festgelegt. Diese können für einzelne Tage oder auch für längere Zeiträume erstellt werden. Alternativ-Zeitmodelle im Dienstplan ermöglichen es, nahezu automatisch unterschiedliche Arbeitsbeginn-Zeitpunkte bei der Abrechnung zu berücksichtigen.

Die Ergebnisse der Personalzeiterfassung werden bei Müllers direkt (per ASCII-Schnittstelle) an ein Lohnprogramm übergeben. Beim Monatsabschluss werden die ermittelten Stunden je Mitarbeiter den unterschiedlichen Lohnarten zugeordnet. Natürlich müssen in Personalzeiterfassung und Lohnprogramm gleiche Lohnarten hinterlegt sein. Neben den vom Mitarbeiter selbst gestempelten Zeiten muss noch eine Reihe weiterer Zeitereignisse abgerechnet werden: Lohnfortzahlung im Urlaub, Krankheit, Ausbildung, Dienstreise, Abfeiern u. a. In punkto Zeitkonto/Jahresarbeitszeit hat Müllers eine interessante Lösung erarbeitet, die sich mit dem GHU-Programm ohnehin standardmäßig realisieren lässt: Ein automatisches „Zeit-Giro-Konto“ ermöglicht es, saisonale Auftragsschwankungen weitgehend abzufangen. Dabei werden geringe Auftragsauslastung einerseits und erforderliche Überstunden andererseits gegenseitig aufgerechnet. In Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat hat man sich auf ein Modell geeinigt, bei dem je nach Auftragslage die Arbeitszeit flexibel angepasst werden kann. Dabei erhalten die Mitarbeiter jeden Monat Lohn für die volle Arbeitszeit. Die Differenz zur tatsächlichen Arbeitszeit (Mehr- oder Weniger-Arbeit) wird auf ein Zeitkonto geschrieben. Im Extremfall sind bis zu 200 Minusstunden möglich, ab 70 Plusstunden werden die Stunden mit Überstundenzuschlag ausgezahlt. Zwar muss ein Mitarbeiter nun länger warten, bis die Überstunden gezahlt werden (zuerst müssen ja die Minusstunden kompensiert werden), jedoch hat er als Sicherheit auch in schlechten Zeiten einen garantierten monatlichen Arbeitslohn.

Die An-/Abwesenheitsliste ermöglicht es, unter verschiedensten Zeitereignissen (Arzt, krank, Unfall, etc.) auszuwählen und diejenigen Mitarbeiter zu bestimmen, für die eine Summierung stattfinden soll. Der zu betrachtende Zeitraum kann frei gewählt werden.

Bei der Auftragszeiterfassung ist die Produktion in drei Bereiche aufgeteilt: Standardfertigung (Fenster und Fenstertüren), Sonderfertigung (Schräg-, Rund-, Stichbogenfenster, Haustüren, Hebe-Schiebetüren, Sonderfertigung) und die Rolladenfertigung (Sicht- und Sonnenschutz).

In der Standardfertigung werden mehrere Aufträge zu je einem Los (30 – 50 Fenster) zusammengefasst. Das Klaes-Fensterbauprogramm erstellt hier zunächst für jedes Los die Produktionszeiten je Arbeitsgang. Natürlich müssen diese Zeiten zuerst einmal im Fensterbauprogramm hinterlegt sein, wofür der Anwender selber zuständig ist. Speziell diesen Aufwand unterschätzen manche Betriebe übrigens erheblich. Auf Basis dieser Zeiten wird dann vom Programm eine Sollzeit je Arbeitsgang und Los ermittelt, die gleichzeitig Kalkulationsgrundlage für die Angebote ist.

Für jeden Arbeitsgang eines Loses werden im Zuge der Arbeitsvorbereitung spezielle Karten mit einem Strichcode ausgedruckt. Beginnt ein Mitarbeiter nun mit einem neuen Arbeitsgang, meldet er dies am Terminal an, indem er zunächst seinen Mitarbeiterausweis und an-schließend die Arbeitsgangkarte durch das Lesegerät zieht. Meldet er später eine andere Tätigkeit an, wird der jeweils letzte Arbeitsgang automatisch abgemeldet.

Bei Müllers sind sämtliche Arbeitsgänge im Klaes-Programm mit Vorgabezeiten ver-sehen. Diese Zeiten werden im Zuge der Arbeitsvorbereitung per Schnittstelle an die GHU-Software übergeben und als Grundlage für die spätere Nachkalkulation bzw. den laufenden Soll-Ist-Vergleich genutzt.

Durch die Arbeitsgang-Stempelungen an den BDE-Terminals ist der Anwender nun sozusagen fast online auf dem Laufenden, was den aktuellen Zeitaufwand für ein bestimmtes Fertigungslos angeht. Spätestens nach Fertigstellung eines Loses wird in GHU dann der Soll-Ist-Vergleich durchgeführt: Die tatsächlich benötigten werden mit den Vorgabezeiten verglichen. Schließlich ist es gut zu wissen, ob und wie viel man an einem bestimmten Auftrag „verdient“ hat – oder auch nicht. In diesem Zusammenhang liefert die Zeiterfassungssoftware detaillierte Angaben zu jedem beliebigen Arbeitsplatz oder auch Mitarbeiter. Abweichungen nach oben oder unten werden sofort ersichtlich und bei Müllers unverzüglich und konsequent analysiert.

Genau diese Konsequenz – man kann auch sagen Hartnäckigkeit – ist es, mit der das Mönchengladbacher Unternehmen seine Kosten deutlich gesenkt und seine Kalkulation auf eine bessere Grundlage gestellt hat: Abweichungen werden nicht ignoriert, sondern es werden unverzüglich mögliche Ursachen gesucht. Was „läuft schief“ an einem bestimmten Arbeitsplatz, warum erreicht ein bestimmter Mitarbeiter bewährte Vorgabezeiten nicht? Solchen und anderen Fragen wird nicht nur nachgegangen, sondern gleich nach einer entsprechenden Lösung gesucht.

Die GHU-Software ist also mehr als ein reines Zeiterfassungs- und Nachkalkulationsprogramm: Sie liefert Anhaltspunkte, wo’s klemmt, wo Handlungsbedarf besteht. Unternehmen, die – so wie Müllers – diesen „Hinweisen“ konsequent nachgehen, kommen sozusagen gar nicht drum herum, die innerbetrieb-lichen Abläufe permanent zu verbessern. Bei Müllers hat sich vor allem dieser Effekt schnell bemerkbar gemacht: Das stetige Optimieren von Abläufen, Arbeitsweisen u. a. hat sich in barer Münze bezahlt gemacht. Die in die GHU-Software getätigtenInvestitionen hätten sich in weniger als einem halben Jahr „gerechnet“. Dass dieser Zeitraum so außergewöhnlich kurz ist, lässt sich dadurch erklären, dass dem Projekt „Zeiterfassung“ von Anfang an tatsächlich erste Priorität eingeräumt wurde. Hinzu kommt, dass aus den gewonnenen Erkenntnissen ebenso zügig Verbesserungsmaßnahmen nicht nur entwickelt, sondern auch in die Tat umgesetzt wurden.

Christian Närdemann

Die GHU-Zeiterfassung gibt es seit einiger Zeit auch als Windows 32-Bit-Programm mit entsprechender grafischer Oberfläche. Alle unter Windows installierten Drucker können angesprochen werden. Durch Integration in die Windows-Umgebung gibt es nun keine Umstellung mehr in der Handhabung zwischen Officeprodukten und der Zeiterfassung. Hinzu kommen neue und verbesserte Funktionen und eine prinzipielle Beschleunigung in der Bearbeitungszeit.

Die Vollversion umfasst:

• Anwesenheitszeiterfassung – Grundmodul mit fester Arbeitszeit

+ Schichtarbeit (über Tageswechsel)

+ Gleitzeit

+ Zeitkonto für Zeitausgleich oder Auszahlung

+ Schnittstelle zu ca. 25 Lohnprogrammen (Datev, IBM, KHK, SBS, Taylorix usw.)

• Auftragszeiterfassung

+ Auftragsakkord (Einzel-/Stück-/ Gruppen-/Zeitakkord)

+ Auftragskapazitätsgrobplanung

• Sonderprogramme

+ Anschluss von BDE-Terminal in Zweigstellen über Modemkommuni-kation

+ Zutrittskontrolle.

Die Einsteigerversion bietet:

• Anwesenheitszeiterfassung – Grundmodul mit Zeitkonto für Zeitausgleich oder Auszahlung

+ Schnittstelle zu ca. 25 Lohnprogrammen (Datev, IBM, KHK, SBS, Taylorix usw.)

• Auftragszeiterfassung.

Generell bestehen folgende Datenschnittstellen, über die im üblichen ASCII-Format Auftragsdaten an die Vollversion der Auftragszeiterfassung übergeben werden können:

• GHU-Standard: Über diese Schnittstelle werden Auftragsdaten aus den meisten Fensterbauprogrammen wie 3E, Adulo, Cantor, CSM, Fendata, Glasoft, Konert, Prologic, Wehner usw. an GHU übergeben

• Klaes: Auftragsdaten-Übergabe an GHU von Klaes-Anwendern

• Schüco: Auftragsdaten-Übergabe an GHU von Schüco-Anwendern.

Umgekehrt existiert im ASCII-Format eine Nachkalkulations-Datenschnittstelle, über die PPS-Programme oder Fensterbauprogramme Ergebnisdaten zurückerhalten können.

Hinzu kommt eine ASCII-Auftrags-datenschnittstelle, über die abgerechnete Auftragsergebnisse an ACCESS/ EXCEL übergeben werden können.

GHU GmbH, 89150 Laichingen

Tel 0 73 33/96 98-0, Fax ~/96 98-33

Internet: www.ghu-zeiterfassung.de