Ingo Mangels erinnert sich noch genau: Vor gut zwei Jahren brauchte ein Kunde schnelle Hilfe. Alle Monteure waren unterwegs und der Geschäftsführer wusste nur ganz grob, wer sich wo befindet.
Natürlich klappte es in diesem Moment auch nicht mit der Telefonverbindung – für Ingo Mangels damals die Initialzündung, sich umgehend mit der Tourenoptimierung zu beschäftigen.
Bei Mangels im niedersächsischen Ostertimke waren alle Fahrzeuge – fünf Crafter und ein Caddy – bereits mit einfachen Navigationsgeräten ausgestattet. „Ich war ziemlich genervt und recherchierte im Netz. Schließlich rief ich die TomTom-Servicenummer an und fragte, ob es für einen kleinen Betrieb wie den unseren nicht eine passende Lösung zur Routenplanung gibt“, erläutert Ingo Mangels, der das 1934 gegründete Familienunternehmen mit insgesamt 25 Beschäftigten heute in der dritten Generation führt. Die Kernkompetenz der Tischlerei liegt in den Bereichen Fenster, Türen und Treppenbau.
Entscheidung zum Flottenmanagement
Bei TomTom hatte man schnell die passende Lösung parat. Die Empfehlung lautete Webfleet, eine sogenannte SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), mit der sich der Einsatz von Fahrzeugen bzw. Fuhrparks übersichtlich und effizient verwalten lässt.
Ingo Mangels entschied sich nach kurzer Überlegung für das System und mietete die mobilen Geräte für seine sechs Servicefahrzeuge. Rund 40 Euro kostet ihn aktuell diese Lösung pro Monat und Fahrzeug – inklusive Updates und eventueller Service- und Wartungsaufwendungen. Bisher arbeitet das System völlig unauffällig und ohne Probleme.
Das sicherlich überzeugendste und wichtigste Argument für Ingo Mangels war, endlich einen Überblick zu bekommen, welches Fahrzeug sich wo befindet. Im Radius von etwa 50 km rund um den Standort bewegen sich die Transporter. Fast alle Fahrzeuge verfügen über eine Freisprecheinrichtung, sodass die Monteure über Handy erreichbar sind.
Doch es kommt natürlich häufig vor, dass sie sich gerade in einem Kundengespräch befinden und sich erst später zurückmelden können. Etwa die Hälfte der Kundenaufträge generiert Mangels über private Bauherren, rund 30 % stammen dabei von Bauträgergesellschaften und etwa 20 % der Aufträge erteilt die öffentliche Hand.
Standortbestimmung für eilige Anfragen
Über die in den Fahrzeugen verbauten Geräte wird per GPS der genaue Standort ermittelt und an die Zentrale weitergeben.
Übersichtlich auf einer Karte dargestellt, sieht der Mitarbeiter im Betrieb sofort, wo sich ein Fahrzeug gerade befindet und welche Route es fährt. Auch weiß der Mitarbeiter, wie weit es der Monteur vielleicht noch bis zum nächsten Kunden hat. Bei kurzfristig eingehenden Kundenanfragen kann so deutlich gezielter als bisher immer direkt zu dem Monteur Kontakt aufgenommen werden, der den kürzesten Anfahrtsweg hat.
Ein Handwerksunternehmen wird so insgesamt viel flexibler und kann noch schneller und besser auf Kundenanfragen reagieren, weiß Mangels. Die Software bietet sogar die Möglichkeit, dem Fahrer den aktuellen Auftrag direkt auf das Display des Gerätes im Fahrzeug zu senden. Sobald die jeweilige Adresse samt genauer Auftragsbeschreibung auf dem mobilen Gerät vorliegt, können die Navigation und Auftragsbearbeitung direkt starten – ganz ohne Zettel und Stift.
Bei der Tischlerei Mangels nutzt man diese Möglichkeit aktuell noch nicht – und dafür gibt es handfeste Gründe. „Wir wollten in erster Linie einen Überblick über die genauen Standorte der Autos haben, um die Fahrten zum Kunden optimaler planen zu können und um mehr Flexibilität zu haben“, beschreibt Mangels seine Intention.
Fahrer plant selbst – muss er aber nicht
Nach wie vor liegt die eigentliche Planungsverantwortung der Touren aber bei jedem einzelnen der insgesamt zwölf Monteure. Natürlich weiß der Inhaber, dass die Software viele weitere interessante Möglichkeiten bietet. So können beispielsweise die Fahrtrouten der Monteure zu den Kunden bequem von zentraler Stelle aus geplant werden.
Mit anderen Worten: Die Fahrer müssen sich ihre Routen nicht mehr selbst zusammenstellen. Eine integrierte Zeiterfassung sowie GPS-Ortungs-, Kommunikations- und Navigationsfunktionen bilden die Basis, um die jeweiligen Einsätze entsprechend abzustimmen und mithilfe berechneter Routenvorschläge die Wege und Zeiten so zu optimieren, dass sich deutlich Kosten einsparen lassen.
In Ostertimke will man die weiteren Schritte behutsam umsetzen und die Fahrer sprichwörtlich mitnehmen. Denn natürlich stieß diese Form der „Kontrolle“ bei der Einführung des Systems nicht auf uneingeschränkte Begeisterung. Doch bei Mangels steht das Vertrauen im Vordergrund.
Kundenvorwürfe per Nachweis entkräften
„Unsere Monteure haben wir zusammen mit einem TomTom-Mitarbeiter in das System eingewiesen. Dabei haben wir die Vorteile herausgestellt und auch offen über Bedenken gesprochen. Unsere Botschaft war von Anfang an klar: Wir wollen niemanden kontrollieren – und daran halten wir uns! Wertvolle Ratschläge rund um das Thema Datenschutz haben wir diesbezüglich auch über die örtliche Handwerkskammer bekommen“, erläutert Tischlermeister Mangels und führt direkt ein Beispiel an, wie sich mit den Möglichkeiten der Software beispielsweise Vorwürfe entkräften lassen: Hin und wieder behaupten Kunden, der Monteur sei höchstens zehn Minuten und nicht wie berechnet 30 Minuten vor Ort gewesen.
„Anhand unserer Protokolle können wir solch eine Kundenbehauptung bei Bedarf natürlich widerlegen, denn es ist im System minutengenau dokumentiert, wann das Fahrzeug bei ihm vor- und wieder abgefahren ist. Zum Glück sind solche Dinge aber die Ausnahme“, berichtet der Inhaber weiter.
Nach rund zwei Jahren Erfahrung mit dem Webfleet-Programm weiß Ingo Mangels, dass pro Fahrzeug weniger Kilometer gefahren werden und auch die Fahrtzeit effektiver genutzt wird.
Allein schon durch die bessere Stauumfahrung oder Hinweise auf Baustellen lassen sich pro Monat und Fahrzeug gefühlt mindestens ein bis zwei Stunden Zeit einsparen, die besser genutzt werden können. Bezogen auf die Fahrzeugflotte bei Mangels sind dies im Jahr locker weit über 100 Stunden, die beispielsweise für mehr Kundenservice übrig sind, weiß Ingo Mangels. Von daher auch der Rat an die Kollegen, sich intensiv mit der Optimierung der eigenen Routenplanung zu beschäftigen.
Webfleet von TomTom Telematics
Hilfreiche Funktionen im Überblick
Allgemein ist Webfleet von TomTom Telematics interessant für die Tourenplanung kleiner und mittlerer Handwerksbetriebe, die zwischen zwei und zehn Fahrzeugen im täglichen Einsatz haben.
Bei insgesamt über 49 000 Firmen und in knapp 850 000 Fahrzeugen arbeitet die Software laut Herstellerangaben bereits.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionalitäten zusammengefasst und jeweils kompakt beschrieben:
Echtzeitortung
Über die Satellitenverbindung lassen sich sämtliche Fahrzeuge direkt vom PC im Büro aus orten – egal, ob das Fahrzeug geparkt oder in Bewegung ist.
Weniger Kraftstoff
Das Driver-Terminal schlägt die optimale Route vor.
Zudem lassen sich Fahrstildaten in Echtzeit erfassen und auswerten und ein „sparsamer Fahrstil“ belohnen, denn praktisch just in time können Verlaufsdaten zu den Verbräuchen und Emissionen ermittelt werden.
Navigation
Die Navigation weist den kürzesten oder/und schnellsten Weg zum Kunden.
Über das Fahrzeugortungssystem kann die Zentrale dem Kunden bei Bedarf Auskunft geben, wo sich der Monteur gerade befindet und wie lange er noch bis zu ihm unterwegs ist. Auch bietet das System Sicherheit: Wenn ein Fahrzeug beispielsweise in eine zuvor festgelegte Geo-Zone einfährt oder diese verlässt, erfolgt eine automatische Alarmmeldung per E-Mail.
Bei einem möglichen Fahrzeugdiebstahl kann gerade dies von Vorteil sein.
Belege und Kennzahlen
Die Software kann Protokolle beispielsweise zur Ankunfts- und Abfahrtszeit erstellen.
Auftragsdisposition
Über die Software lässt sich der Einsatz optimieren. Wenn ein Kunde ein Problem meldet, kann der Monteur zu ihm geschickt werden, der am nächsten dran ist.
Hierzu genügt der Blick auf den Rechner, auf dem die Standorte aller Fahrzeuge angezeigt sind.
Arbeitszeiten und Spesen
Webfleet bietet auch die Möglichkeit, Arbeitszeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter genau zu erfassen.
Die Arbeitszeitdaten stehen als Echtzeit- und Verlaufsdaten zur Verfügung.
Über eine App lassen sich Erweiterungen für eine automatische Lohn- und Spesenberechnung auf Basis der Webfleet-Daten einrichten.
Lenk- und Ruhezeiten
Mit dem Tachograf-Manager können alle erfassten Flottendaten heruntergeladen und verwaltet werden.
Diese Daten werden zwei Jahre lang in einem Rechenzentrum gespeichert.
Auf diesen Bereich haben Angaben zufolge nur autorisierte Benutzer Zugriff.
An eigene Software anbinden
Die Fuhrparkdaten lassen sich über eine Schnittstelle auch in eine bereits vorhandene Bürosoftware integrieren und neben der Tourenplanung auch beispielsweise für die Lohnabrechnung nutzen.
Der Autor
Matthias Fischer ist freier Fachjournalist mit über 25 Jahren Branchenerfahrung – viele Jahre davon als stellvertretender Chefredakteur eines Baufachmagazins.
