Ordner verlegt, Dokument nicht auffindbar. Das ist besonders dann ärgerlich, wenn man deshalb einen dringenden Vorgang nicht abschließen kann. Die Vorgangsverwaltung von OS Datensysteme sorgt mit einer projektorientierten, strukturierten Datenablage für eine zügige Bearbeitung von Aufträgen und eine Verbesserung des betrieblichen Datenflusses.
Die OSD-Vorgangsverwaltung ist die digitale Antwort auf klassische Ablagesysteme wie Ordner, Akten- und Planschränke. In ihr werden alle zu einem Auftrag oder Projekt gehörenden Informationen und Belege, wie etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Zeichnungen, Lieferscheine usw., strukturiert gesammelt und auf dem Firmenserver abgelegt.
Sämtliche Informationen stehen somit allen Mitarbeitern zur Verfügung, was den Informationsfluss in den Unternehmen verbessert und die Kooperation im Team vereinfacht. Jeder Mitarbeiter kann von jedem PC-Arbeitsplatz aus den aktuellen Stand eines Vorganges abfragen, aktualisieren und vervollständigen.
Alle Projekte, Belege oder Dokumente können mit einer übergeordneten Vorgangsnummer erfasst oder einem bestehenden Vorgang zugeordnet werden.
Da sich alle Mitarbeiter an eine vorgegebene Ablagestruktur halten (müssen), lassen sich Vorgänge, Belege, Materialien, Kunden- oder Lieferantendaten schnell wiederfinden. Die strukturierte Ablage vereinfacht die Bearbeitung von Aufträgen, weil sich das Suchen aller zu einem Vorgang gehörenden Dokumente und das Aufrufen der dazugehörigen Programme und Module erübrigt. Auch außerhalb des OSD-Branchenprogramms generierte Informationen werden erfasst. So werden etwa E-Mails einfach und komfortabel per Drag&Drop strukturiert und projektbezogen abgelegt. In Papierform vorliegende Informationen lassen sich über einen Scanner erfassen und ebenfalls speichern. Auch komplette Verzeichnisse können mit einem Vorgang verknüpft werden.
Optimal ausgeschöpft werden die Möglichkeiten der Vorgangsverwaltung dann, wenn sie über die gesamte Prozesskette – vom Angebot bis zum Zahlungseingang – eingesetzt wird.
Die Vorgangsverwaltung ist Bestandteil der OSD-Grundmodule und damit bei allen Anwendern automatisch installiert, genauso wie auch die Adressverwaltung.
OS Datensysteme GmbH
76275 Ettlingen
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