Eigentlich hatte Alexander Specht nach einer Software gesucht, mit der er die Personalzeiten in seiner Drei-Mann-Schreinerei rationell organisieren kann. Was am Ende dabei heraus kam, bietet ihm neben deutlich vereinfachten Abläufen so ganz „nebenbei“ ein hohes Maß an Kostentransparenz.
Vor rund drei Jahren hat Alexander Specht als frischgebackener Schreinermeister die großelterliche Schreinerei Hantusch GmbH in Fellbach-Schmiden bei Stuttgart übernommen. Der heute erst 26 Jährige hat seitdem mächtig „Gas gegeben“, was die Organisation und Technik in seinem Betrieb angeht.
Betritt man die von außen eher unscheinbar in einem Wohnhaus untergebrachte Werkstatt, staunt man nicht schlecht. Da steht ein fast komplett neuer und leistungsfähiger Maschinenpark. „Die meisten Maschinen sind jünger als drei Jahre. In den letzten Jahren haben wir eine Menge Geld in Technik und Gebäude investiert.“
Und dann ist da natürlich noch das Thema EDV. Seit rund vier Jahren hatte die Schreinerei das Branchenprogramm ProSchreiner/ProTischler aus dem Hause KMS Vahle bereits im Einsatz, als Alexander Specht sich vor einem Jahr entschloss, die Personalzeiten neu und effektiv zu organisieren: Urlaube, Überstunden, Anwesenheits- und Fehlzeiten sollten einfach erfasst und zügig ausgewertet werden können.
Der Grund, warum Specht das Thema EDV in seinem Betrieb mit allem Nachdruck optimieren und ausbauen wollte, war ganz einfach: Mehr Zeit fürs Wesentliche. Immerhin „schmeißt“ der agile Schreinermeister sein Büro alleine. Und „die Zeit, die ich bei der Auftragsabwicklung und Zeiterfassung spare, investiere ich besser in Beratungs- oder Verkaufsgespräche.“
Auf der Suche nach geeigneter Soft- und Hardware für den Bereich der Zeiterfassung, sah Specht seine diesbezüglich sehr konkreten Vorstellungen und Anforderungen am besten von den Produkten der GHU GmbH, erfüllt. Das Laichinger Unternehmen bietet neben umfangreichen Softwareoptionen auch sehr flexibel einsetzbare Hardware aus einer Hand an.
Innerhalb nur weniger Wochen hatte Alexander Specht sämtliche Vorarbeiten und Einführungstätigkeiten rund um die gekaufte Zeiterfassung abgeschlossen. Die gute Anpassbarkeit der Software sowie insbesondere Spechts profundes Wissen über die Abläufe im Unternehmen sowie seine klare Vorstellung und Zielsetzung, was erreicht werden sollte, haben die Durchführung des Projekts „Zeiterfassung“ extrem beschleunigt.
Was anfangs fehlte, sich aber aufgrund der vorhandenen Schnittstellen kurzfristig realisieren ließ, war die Datenübertragung von und zur Branchensoftware ProSchreiner/ProTischler von KMS. Die Entwickler von KMS hielten sich an die von GHU standardisierte Schnittstelle zur Übergabe von Auftrags-daten in die Zeiterfassung bzw. der erfassten Ist-Zeiten wieder zurück ins Branchenpaket. Mit anderen Worten: Nun können die Daten rund um die zu rea-lisierenden Aufträge problemlos in die Zeiterfassung transferiert werden. Die mit den mobilen Zeiterfassungsgeräten gewonnenen Daten ihrerseits werden in der Zeiterfassungssoftware verarbeitet und nach Abschluss der Auswertung wieder zur Nachkalkulation an ProSchreiner/ ProTischler zurückgeliefert.
Das System in der Praxis
Im Büro von Alexander Specht stehen zwei PCs, via Windows 2000-Netzwerk miteinander verbunden. Auf dem einen läuft das Branchenprogramm ProSchreiner/ProTischler, und zwar in der brandaktuellen und komplett überarbeiteten Version 4.0, auf dem anderen die GHU-Zeiterfassungssoftware. Hat Specht nun einen Auftrag im Branchenprogramm fertig vorbereitet, legt er die entsprechenden Daten in einem Netzlaufwerk ab. Dann wird der Auftrag in die GHU-Software eingelesen und per Mausklick alle Arbeitsgang-karten ausgedruckt.
Diese Arbeitsgangkarten (siehe Abbildung) verfügen über einen Barcode, der automatisch alle für die Zeiterfassung relevanten Daten enthält: Arbeitsgang, Kostenstelle, Auftragsnummer, Vorgabetermin etc. sowie darüber hinaus auch beliebig einzufügende Kommentare für die Mitarbeiter in der Werkstatt.
Beginnt ein Mitarbeiter nun mit solch einem definierten Arbeitsgang, scannt er am Timeboy mit dem integrierten Strichcode-Leuchtscanner zunächst seine persönliche Karte sowie an-schließend die Arbeitsgangkarte ein. Meldet er später einen anderen Arbeitsgang an, wird der vorherige automatisch als beendet gebucht usw.
Das Auslesen der erfassten Daten aus den mobilen Timeboys in den PC erledigt Specht in der Regel abends. Die Auswertungen und Reports werden dann von der GHU-Software auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt.
Die beschriebene Lösung vermeidet wirksam lästige Mehr-facherfassung und minimiert damit auch potentielle Fehlerquellen. Dank zeitnaher mobiler Erfassung von Arbeitszeiten und Nutzung der Informationen zur Optimierung der Kalkulation stehen Alexander Specht tagesaktuell alle relevanten Auftragsinformationen zur Verfügung.
Specht ist froh, sich für den Timeboy-2 als mobiles Erfassungsgerät zu entscheiden. Er wird nämlich nicht persönlich zugeordnet, weshalb mehrere Mitarbeiter gemeinsam ein Gerät verwenden können. So reicht beispielsweise ein Timeboy-2 je Montagekolonne oder Werkstattteam. Dank Menüführung lassen sich auch möglicherweise fehlende (weil nicht vorgesehene oder nicht eingeplante) Arbeitsgänge problemlos vor Ort einem Auftrag zuordnen. Diese neu zugeordneten Arbeitsgänge werden bei der Übertragung in die Zeiterfassung automatisch neu angelegt und stehen schließlich auch für sämtliche Auswertungen zur Verfügung.
Durch die Möglichkeit, wahl-weise über das Scannen von Barcodebelegen oder über Blättern (Scrollen) und bestätigen von geladenen Aufträgen und Arbeitsgängen am Timeboy kann man es auch dem Mitarbeiter überlassen, wie er lieber mit dem Gerät arbeitet.
Alexander Specht nutzt die Zeiterfassung übrigens sehr konsequent: Kein Auftrag, egal wie klein, geht ohne entsprechende Auftragskarte in die Werkstatt.
Christian Närdemann
GHU-Zeiterfassung im Kurzporträt
Die GHU-Zeiterfassung ist eine Softwarelösung zur Erfassung und Auswertung von Daten im Bereich der Anwesenheitszeit und Auftragsbearbeitung. Aktuell wird die Version 7.36 ausgeliefert. Aufgrund des modularen Aufbaus kann sie individuell an die jeweiligen Kundengegebenheiten hinsichtlich Unternehmensgröße und gewünschten Auswertungen angepasst werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an den eingeführten Standards der Windowswelt und erlaubt dadurch eine intuitive Nutzung durch den Anwender. Besonderen Wert legt GHU auf umfangreiche und aussagekräftige Auswertungen. Im Bereich der Anwesenheit besteht die Möglichkeit eines Datenaustauschs zu mehr als 20 verschiedenen Lohnprogrammen.
Im Bereich der Auftragszeit bestehen direkte Schnittstellen zu den Branchenpaketen von Klaes und Schüco. Zudem hat die GHU eine eigene Schnittstelle definiert, über die eine Vielzahl von Branchenpaketen Daten mit der Zeiterfassung austauschen können. Diese Schnittstellen ermöglichen den Transfer von Auftragsstammdaten in die Zeiterfassung sowie den Rücktransfer von Daten zur Nachkalkulation in die Branchenpakete.
Die Datenerfassung kann entweder über stationäre Terminals als auch über mobile Geräte erfolgen. Daneben besteht auch die Möglichkeit, Daten manuell zu erfassen und zu ändern.
Die Software läuft ab Windows 95 bis einschließlich Win 2000 sowie Win XP und ist als Einzelplatz- und Serverversion für Windows und Novell verfügbar.
GHU GmbH, 89150 Laichingen
Tel 0 73 33/96 98-0, Fax ~/96 98-33
ProSchreiner/ProTischler im Kurzporträt
Mit ProSchreiner/ProTischler 4.0 bietet KMS-Vahle eine neu entwickelte Branchenlösung (Komplettpaket) als Einzelplatzversion oder als Netzwerklösung an. Die Software kann auf allen 32-Bit Windows Plattformen eingesetzt werden. Zielgruppe sind Kleinbetriebe mit 1 – 10 Beschäftigten.
Das Programm ist vom Arbeitsablauf her durchgängig gestaltet und legt großen Wert auf zügiges Bearbeiten und Verwalten der Projekte. Ohne zwischen verschiedenen Modulen hin- und herzuschalten, kann ein neuer Kunde erfasst, ein Projekt angelegt, die Material- und Zeitvorkalkulation erstellt und die Preisermittlung durchgeführt werden. Die schnelle Zeiterfassung, detaillierte Vor- und Nachkalkulationen, mitlaufende Gegenüberstellungen der Soll- und Istzeiten nach Kostenstellen oder Arbeitsgängen sowie der Ausdruck von Stundennachweisen als Rapports sind mit wenigen Mausklicks möglich. Durch die ständige Verfügbarkeit der Soll-Ist-Vergleiche und die ansprechende grafische Darstellung der Ergebnisse besteht stets ein Überblick über die aktuelle Situation eines Auftrags. In den Bereichen Projektvorgänge und Positionsarchiv setzt die Software auf die von Windows bekannte übersichtliche Explorerstruktur. Alle installierten Windowsschriften sind in den Ausdrucken anwendbar, so dass umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten gegeben sind.
Die Software gliedert sich in die Programmteile Kundenverwaltung, Projektverwaltung, Rechnungsverwaltung, Materialstammdaten, Materialvorkalkulation, Zeitvorkalkulation, Preisfindung, Zeiterfassung, Zeitauswertung, Nachkalkulation, Listendruck, Materialtausch, Materialimport, Zuschnittplanung und eigene Voreinstellungen/Optionen.
Die Einzelplatzlösung kostet 1490 Euro, die Mehrplatzversion inkl. Datenbank beträgt für zwei Arbeitsplätze 2490 Euro (je zzgl. MwSt.).
Schnittstellen zu den Zeiterfassungssystemen der Firma GHU, der Zuschnittoptimierung OptiPro und dem CAD-Programm VectorWorks können schon heute separat erworben werden. Weitere Schnittstellen sollen demnächst zur Verfügung stehen.
KMS Vahle GmbH
72138 Kirchentellinsfurt
Tel/Fax 07 00/67 07 10 00
Teilen:
