Chancen durch Projektmanagement

Der Autor, Prof. Dr.-Ing. Frank Prekwinkel, ist Leiter des Labors für Bearbeitungstechnik an der FH Hildesheim und Vorstand der imos AG.

Kernpunkt der folgenden Ausführungen ist sicherlich die Erkenntnis, dass nur ein effizientes Teamwork zwischen Unternehmen und EDV-Dienstleister zu einem erfolgreichen Projektverlauf führen kann.

Um CAD-Systeme in Unternehmen einzuführen, bedarf es eines professionellen Projektmanagements. Diese Erkenntnis ist nicht neu, allerdings haben viele Betriebe wenig Erfahrung im gezielten Umsetzen von EDV-Projekten. Die wesentlichen Stufen eines EDV-Projektes unterscheiden sich nur unwesentlich vom klassischen Projekt:

• Zielformulierung

• Systemanalyse

• Erstellung eines Projektplans

• Installation und Integration

• Schulung und Datenanlage

• Inbetriebnahme (“Echtlauf”)

• Permanente Pflege und War-tung.

Das wesentliche Handicap bei EDV-Projekten liegt laut Aussage von Fachleuten in drei Ursachen begründet:

• ungenügende Vorbereitung auf die komplexe Materie

• Abteilungsübergreifende Aktivitäten, die nur im Team durchgeführt werden können

• mangelhaftes Controlling von Terminen und Kosten.

Unbestritten gehören CAD- und CAD/CAM-Systeme zu den zukunftsorientierten Technologien, die in den Unternehmen des Möbel- und Innenausbaus einen Strukturwandel bewirken. Daher ist es notwendig, dass die Unternehmen, die sich mit der CAD-Einführung befassen, durch geeignetes Projektmanagement auf die unterschiedlichen Projektphasen vorbereitet werden. Das Projektmanagement darf aber nicht zum Selbstzweck werden, sondern muss die abteilungsorientierten Mitarbeiter über das Projekt hin zu effektivem Teamwork führen. Das Team selbst besteht dabei nicht nur aus Mitarbeitern des Unternehmens. Auch

die Mitarbeiter des CAD-Lieferanten sind involviert. Wir werden später erkennen, dass dar- über hinaus auch Lieferanten und Maschinenhersteller wich-tige “Teamplayer” sind.

Entscheidend ist die deutliche Formulierung der Ziele zu Beginn des Projektes. Diese sollten eindeutig beschrieben und mit vergleichbaren Kennwerten (Auf- wand, Kosten, Zeiten) versehen werden. Im Rahmen der Projektdurchführung werden dann die Ziele nach “Muss- und Wunschzielen” unterschieden und gewichtet.

Mögliche Ziele bei der Einführung von CAD-Systemen in Möbel- und Innenausbau sind in Form einer Checkliste beim Verfasser verfügbar.

In dieser Checkliste lassen sich die unterschiedlichen Ziele für die Phasen

• Planung

• Präsentation

• Konstruktion

• Arbeitsvorbereitung

• Produktionssteuerung

gewichten und zusammenfassen.

Der Projektplan ist das elementare Steuerungselement für den Projektverantwortlichen. Deshalb sollte dessen Erstellung sorgfältig und unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter erfolgen.

Der Projektplan wird anhand der definierten Ziele erstellt und umfasst alle Aktivitäten im Rahmen des Projekts. Die Aktivitäten werden eindeutig beschrieben und den beteiligten Mitarbeitern zugeordnet. Dabei müssen folgende Bedingungen festgelegt werden:

• Was ist zu tun?

• Wer ist verantwortlich?

• Wer führt aus? Wer ist betroffen?

• Termin, d. h. bis wann muss die Aufgabe fertig gestellt werden?

• Priorität, d. h. ist diese Aufgabe kritisch für das gesamte Projekt?

Alle Aufgaben werden dann in einem Maßnahmen- und Aktivitätenplan aufgeführt. Der Projektmanager kann dann Meilensteine definieren. Diese Meilensteine beschreiben Zeitpunkte, an denen wesentliche Projektaktivitäten abgeschlossen sein müssen. Anhand der Meilensteine kann geprüft werden, ob alle Projektaktivitäten, die zu diesem Zeitpunkt erledigt sein sollten, in der notwendigen Qualität und Zuverlässigkeit durchgeführt wurden. Ein erfahrener Projektmanager führt im Rahmen der Meilensteine Projektsitzungen durch, um einen Erfahrungsaustausch aller Projektbeteiligten herbeizuführen.

Während die Installation von Softwarekomponenten bedingt durch die Standardisierung im Hardware-Bereich (PC-Technologie) unkritisch ist, kann die Integration der Software erhebliche Unwägbarkeiten beinhalten.

Als Integration bezeichnet man die Einbindung des CAD-Sys- tems in den betrieblichen Informationsfluss, d. h.

• Übergabe von Stücklisten vom CAD an PPS/ERP oder an das Branchenpaket• Übergabe von Artikel- und Materialdaten aus dem PPS oder Branchenpaket• Übergabe der Schnittliste aus dem CAD an die Zuschnittoptimierung• Übergabe von CAD-Fertigungs- zeichnungen an die Produktionssteuerung• BarCode-Steuerung

• Generierung von CNC-Programmen.Gerade bei der Integration wird deutlich, ob das CAD-System wirklich alle Daten generieren kann, die im Betrieb benötigt werden. Diese Fragen sind im Vorfeld zu klären, um die richtigen Strategien zum Aufbau der Stammdaten zu erarbeiten.

Die permanente Pflege und Wartung des Systems ist Voraussetzung, um mit einem CAD-System arbeiten zu können. Dabei ist zu unterscheiden zwischen den betriebsinternen Arbeiten und den Entwicklungsarbeiten beim Software-Hersteller.

Zu den betriebsinternen Arbeiten gehören z. B. die kontinuierliche Pflege von Stammdaten. Auch ist die Anpassung der CAD-Software an geänderte Rahmenbedingungen, z. B. Anbindung einer CNC-Maschine, evtl. notwendig. Die Aufgaben des Softwareherstellers sind ebenfalls sehr umfangreich:

• Ständige Weiterentwicklung des CAD-Systems

• Einbindung neuer Technologien und Betriebssysteme

• Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen zu ERP/PPS und Branchensystemen

• Entwicklung neuer Konstruktionsverfahren für die Holz- und Möbelbranche

• Anbindung von neuen CNC-Steuerungen

• Internet-Techniken, etc.

Auch ein professionelles Projektmanagement kann nur dann Erfolg haben, wenn die Voraussetzungen für das Projekt gegeben sind. Auch wenn die CAD-Systeme hinsichtlich der Bedienung immer einfacher und übersichtlicher werden, so sind EDV-Grundkenntnisse bei den wichtigen Mitarbeitern in den Unternehmen wichtig. Dazu gehören Microsoft Windows Basiskenntnisse, evtl. Erfahrung in den klassischen Office-Paketen und evtl. auch Erfahrung in Grafikprogrammen.

Kenntnisse in CAD sind nicht immer Voraussetzung, aber sicherlich hilfreich. Zur Vorbereitung ist empfehlenswert, einen Kurs im 2D-CAD-Zeichnen zu absolvieren. Dabei soll erlernt werden, wie in einem CAD-System mit Koordinaten X, Y, Z gearbeitet wird. Empfehlenswert ist das erlernen eines Standard-CAD-Sys- tems wie z. B. AutoCAD, um die Kenntnisse dann auf die Branchenlösung für Möbel- und Innenausbau zu übertragen.

Bei der Definition eines CAD-Projekts ist es wichtig, die unterschiedlichen Zielkriterien in den Unternehmen zu erkennen. Hier sind die Unterschiede zwischen den klassischen Handwerks- und Industriebetrieben deutlich. Wäh- rend kleinere und mittlere Betriebe sich erhoffen, durch EDV ihre Abläufe zu standardisieren und zu verbessern, erwartet die Industrie eine Adaption der Software an die betrieblichen Abläufe.

Die unterschiedlichen Anforderungen von Handwerk und Industrie lassen sich aber im Rahmen der standardisierten Projektabwicklung vereinheitlichen.

Deutlich wird, dass die klassischen Unterschiede zwischen Handwerk und Industrie immer stärker verwischen. Ziel ist es, mit einer standardisierten Projektabwicklung die Kosten und Aufwände bei der Einführung zu reduzieren und damit CAD als Basistechnologie in der Branche verfügbar zu machen.

Im Rahmen einer standardisierten Projektabwicklung lassen sich die Kosten für die CAD-Einführung reduzieren. Eine standardisierte Abwicklung kann folgendermaßen definiert sein:

Je nach Anforderungen des Kunden lassen sich spezielle Anforderungen hinsichtlich der Integration abdecken:

Durch diese standardisierte und dennoch individuelle Projektabwicklung lassen sich unterschiedlichste Kundenprojekte abwickeln. Hilfreich ist dabei die Verfügbarkeit von standardisierten Schnittstellen zu PPS/ERP und Branchenprogrammen. Über das intelligente Interface lassen sich sowohl Stücklisten vom CAD in das Branchenpaket übertragen als auch Stammdaten vom Branchenpaket im CAD einlesen.

Hohe Anforderungen an die Qualität des Projektmanagements stellen CAM Projekte dar. Zwar existieren eine Reihe von standardisierten Postprozessoren für die am Markt verfügbaren CNC-Maschinen. Dennoch müssen die unterschiedlichen Aggregate und Bestückungen der Maschine sowie die Bearbeitungsstrategie definiert werden. Um die CAM Projekte zu vereinfachen, wurde folgender Ablauf aufgebaut:

• Definition der Maschinenparameter: Über E-Mail/Fax werden die Maschinenparameter erfragt. Somit kann die Maschinenfähigkeit bestimmt und z. B. der Arbeitsplangenerator eingestellt werden.

• Pre-Konfiguration: Die Aggregate und Werkzeuge der Maschinen werden vorkonfiguriert. Bereits beim Softwarehersteller wird also die Maschine simuliert und erste Software-Tests gefahren.

• Installation vor Ort: Die Software wird vor Ort installiert und geschult.

• Test und Abnahme: Die gesamte Prozesskette CAD/CAM wird anhand von Testwerkstücken in Betrieb genommen.

Die Vorteile für den Kunden sind offensichtlich. Auch bei komplexen Maschinen lassen sich die Zeiten für die Inbetriebnahme deutlich reduzieren.

Nach einer erfolgreichen CAD Einführung beginnt die permanente Pflege des Systems. Wie bereits erwähnt, muss der CAD-Lieferant in der Lage sein, eine langfristige Gewähr für ausreichenden Service und Support zu bieten. Dazu gehören:

• Hotline: Zur Klärung von technischen Fragen und Problemstellungen sollte eine Hotline per Telefon und per E-Mail verfügbar sein.

• Internet Forum: Hilfreich ist auch ein Internet-Forum, in dem Anwender ihre Erfahrungen austauschen können.

• Wartung: Die Wartung der Software umfasst i. d. R. die Anpassung der bestehenden Software an neue Anforderungen sowie die Bereinigung von Softwarefehlern.

• Dokumentation: Eine ausreichende Dokumentation der Software ist zwingend notwendig. Dabei sollten nicht nur die einzelnen Funktionen in der Software beschrieben werden. Auch die einzelnen Schnittstellen sollten im Detail dokumentiert sein.

• Schulungshandbücher: Neben der technischen Dokumentation erleichtern Schulungshandbücher die tägliche Arbeit mit dem Sys- tem, da hier konkrete Praxisbeispiele beschrieben werden.

• Update Service: “Software lebt” – Dieses Zitat stammt von einem der Pioniere der Software-Entwicklung und beschreibt die Tatsache, dass erfolgreiche Software immer wieder an die Marktbedürfnisse angepasst werden muss. Gerade im Möbel- und Innenausbau wird deutlich, dass der Kundengeschmack und die Mode sowie neue Materialien und Fertigungstechnologien eine permanente Änderung der Produktpalette erfordern. CAD-Software muss sich natürlich an diese Entwicklungen anpassen. Aus diesen Gründen ist es notwendig, dass der Softwarehersteller über die finanzielle Kraft und entwicklungstechnischen Visionen verfügt, auch in Zukunft noch eine konkurrenzfähige Software herstellen zu können.

Die wesentlichen Vorteile von Standardsoftware sind langfristige Investitionssicherheit und kostengünstige Erweiterung. Allerdings ist eine Standardsoftware nur dann effizient, wenn betriebsspezifische Anpassungen durchgeführt werden können. Im folgenden sollen einige wichtige Anpassungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

• Fertigungsunterlagen: Jeder Be- trieb hat seine speziellen Stücklisten, Fertigungsunterlagen und Montagezeichnungen. In vielen Fällen wird mit diesen Unterlagen seit Jahren gearbeitet. Änderungen in diesen Unterlagen kann zu Rückfragen während der laufenden Produktion führen. Daher sollten die aus dem CAD erzeugten Stücklisten, Fertigungsunterlagen und Zeichnungen weitestgehend an die bestehenden Unterlagen angepasst werden können.

• Konstruktionsprinzipien: Objektorientierte CAD-Systeme verwenden Konstruktionsprinzipien, um schnell und individuell konstruieren zu können. Diese Konstruktionsprinzipien sind Regeln, die in das System eingepflegt werden können. Dieses Regelwerk kann – je nach Betrieb – unterschiedlich komplex werden. Hier ist es wichtig, dass das CAD-System ausreichend Parameter vorsieht, um diese Konstruktionsprinzipien vollständig abbilden zu können.

• Offene Systemarchitektur: Eine offene Systemarchitektur erleichtert die Anpassung und Integration der CAD-Software. Insbesondere die Anbindung an Branchenpakete und PPS/ERP-Sys-teme kann über eine offene Sys- temarchitektur schneller und kostengünstiger realisiert werden als über kundenspezifische Sonderprogrammierungen.

In diesem Zusammenhang ist sicher auch die Kompatibilität zu Office-Lösungen (Microsoft Word, Excel oder Access) erwähnenswert. Über diese Standard-Schnittstellen lassen sich oftmals Lösungen realisieren, die gerade in der individuellen Fertigung zusätzliche Freiheitsgrade in der Kalkulation und Organisation eröffnen. o