Die Entscheidung

Johannes Meyer ist als Schreinermeister im elter-lichen Betrieb und als freiberuflicher Dozent für EDV und gewerblich/ kaufmännische Fächer tätig

Drängt sich die Frage auf: Wie geht man bei der Entscheidungsfindung eigentlich vor? Grundsätzlich werden Kaufentscheidungen ja oft mit starker emotionaler Komponente getroffen. Da spielt der Ablauf der Vorführung eine Rolle, die Sympathie zum zuständigen Vertriebsberater, oder auch eine Vielfalt von Funktionen, die unter Umständen gar nicht benötigt werden.

Was die technischen Aspekte und Anforderungen betrifft, gehen Kunden oft relativ unvorbereitet in eine Vorführung oder eine Verkaufsverhandlung. Ein solches Gespräch macht allerdings nur dann Sinn, wenn man sich vorher schon Gedanken gemacht hat, welche Anforderungen an das CAD-Programm zu stellen sind. Man kann dabei auch von einem ‚Pflichtenheft’ sprechen: Eine Aufstellung von Anforderungen, die Sie an ein Programm haben, so dass es für den Einsatz in Ihrem Betrieb sinnvoll ist. Zu den dort vermerkten Anforderungen gehören beispielsweise:

• Funktionen, die benötigt werden, damit Arbeiten die jetzt am Zeichenbrett durchgeführt werden, rationell vom CAD ersetzt werden können. Das dürfte mit jeder Branchenversion eines CAD-Programms leicht möglich sein.

• Funktionen, die Sie erwarten, um Ihren Service und Ihre Effektivität zu steigern: Schnellere Erstellung der Präsentationsunterlagen, Präsentationszeichnungen in 3D, Fotorealismus, Stücklistenerstellung, Schnittzeichnungen für die Fertigung usw.

• Funktionen, die Sie im Rahmen einer planbaren Zukunft erwarten, wie beispielsweise CNC-Anbindung, Verknüpfung mit dem Internet o. ä.

Wenn man diese Anforderungen nicht auf Papier fixiert, dann ist die Gefahr groß, dass in der Vorführung oder im Gespräch mit dem Vertriebsberater wichtige Punkte untergehen oder gar vergessen werden. Bereiten Sie sich also gut auf die Programmvorführung vor, denn sonst laufen Sie Gefahr, Ihre und die Zeit des Vertriebsberaters zu vergeuden.

Selbstverständlich gibt es nicht ‚das’ perfekte CAD-Programm. Vielmehr haben alle auf dem Markt befindlichen Versionen ihre jeweils spezifischen Stärken und eine dadurch definierte Zielgruppe. In dieser Zielgruppe spiegelt sich auch die angesprochene Betriebsgröße wider. So gibt es z. B. Programme mit ausgereifter Steuerung des gesamten Fertigungsablaufes (PPS) aus der CAD-Anwendung heraus, oder aber Programme, die eine komfortable Bereitstellung von gezeichneten Elementen als Internet-Bibliothek für Vertriebspartner anbieten. Hier ist allerdings in der Regel der etwas größere Betrieb angesprochen.

Wir werden nachfolgend die Bedeutung der Programme für die verschiedenen Betriebsgrößen besprechen. Nehmen Sie sich aber auf alle Fälle die Zeit, die Bemerkungen für alle Betriebsgrößen zu lesen!

Man kann sich leicht vorstellen, dass Alleinmeister und Kleinstbetriebe für den Hersteller eines CAD-Programms wirtschaft-lich nicht unbedingt die attraktivste Zielgruppe sind. Dies liegt in der Natur der Sache begründet. In einem Kleinstbetrieb schlagen natürlich auch die durch den Programmkauf entstehenden Fixkosten deutlich auf den Gemeinkostensatz.

Die Unterhaltskosten für die EDV-Anlage an sich (Hardware und wichtigste Software) sind – wie bei allen anderen Betriebsgrößen auch – nicht mit in diese Berechnung einzubeziehen. Die Anschaffung eines Computers steht meiner Meinung nach auch für den Alleinmeister eigentlich nicht zur Diskussion – ist die EDV doch heute notwendig für das wirtschaftliche Überleben eines Betriebes. Im Kleinstbetrieb kann man für die Entscheidung eine Anbindung an Auftrags- und Fertigungsvorbereitung sowie die Übergabe an CNC-gesteuerte Maschinen meist außer Acht lassen. Eine CNC-Maschine wird in den meisten Fällen nicht zur Verfügung stehen. Und auch der Vorteil aus z. B. einer Stücklistenübergabe hält sich in Grenzen – die im Verhältnis zu anderen Betriebsgrößen relativ wenigen Holzlisten ließen sich auch ohne Probleme direkt in einem Kalkulationsprogramm erfassen.

Bleibt ,nur’ ein möglicher Vorteil, der jedoch um so wichtiger sein kann: Die Zeichenarbeit besteht im Kleinstbetrieb wohl haupt-sächlich aus Präsentationszeichnungen. Die Fertigungsdetails ergeben sich meist nicht aus normgerechten Fertigungszeichnungen, sondern werden ad hoc und ‚auf Zuruf’ geklärt.

Eine Kaufentscheidung muss sich deshalb davon ableiten lassen, ob es sich ‚rentiert’ ein CAD-Programm anzuschaffen, um dadurch die Möglichkeit zu erheblich verbesserten Präsentationsunterlagen zu erhalten. Dabei müssen zwei Faktoren berücksichtigt werden: Der aktuelle Kundenkreis und die Entwicklung von derzeitigen und potentiellen Kunden in der Zukunft. Man sieht schon: Eine betriebswirtschaftliche Berechnung wird schwer fallen. Vielmehr wird man sich teilweise auf sein Gefühl verlassen müssen.

Als wichtiges mögliches Argument möchte ich jedoch noch anführen, dass man beim Ignorieren der CAD-Technik im eigenen Betrieb Gefahr läuft, in der Bürotechnik den Anschluss an die den Mitbewerbern zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten verlieren könnte.

Gerade im Kleinstbetrieb besteht eine ganz besondere Kundenbindung. Der Großteil der Kunden sind Stammkunden, die nicht gleich den Betrieb wechseln werden, wenn Sie auch in Zukunft keine 3D-Präsentationen bekommen. Handlungsbedarf besteht jedoch dann, wenn Sie mehrere Fragen im Kasten “Entscheidungshilfe: CAD im Kleinstbetrieb?” eher im positiven (rechten) Bereich beantworten. Dann wäre es für Sie sicher vorteilhaft, ein CAD-Programm einzusetzen.

Aufgrund der vorgenannten Einsatzbedingungen kommt es jedoch weniger auf Angebots- und Fertigungsunterlagen an. Von Fertigungsdaten ganz zu schweigen. Ein Programm für Kleinstbetriebe sollte auf alle Fälle gut dazu geeignet sein, eine präsentationsreife Zeichnung in vertretbarer Zeit zu erstellen.

Dazu gehört gerade in dieser Betriebsgröße noch ein weiterer wesentlicher Gesichtspunkt: Der Alleinmeister oder der Inhaber eines Kleinstbetriebes wird wohl im Verhältnis zu seiner Gesamtarbeitszeit relativ wenig Zeit am CAD verbringen. Deshalb sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Programm einfach zu bedienen und schnell zu erlernen ist. Nur dann ist nämlich auch gewährleistet, dass die Software auch bei eher seltenem Einsatz auch wirklich gewinnbringend verwendet werden kann.

Deutlich anders sieht es in kleinen bis mittelgroßen Betrieben aus: Hier hat das CAD-Programm beste Chancen, bei richtigem Einsatz auch wirklich Geld zu verdienen. Selbstverständlich ist die Marketingwirkung auch hier keineswegs zu unterschätzen. Gut präsentierte Möbel sind einfach deutlich leichter zu verkaufen.

Ob Aufträge unter ,Mitwirkung’ von CAD erteilt wurden, und welcher Anteil am Umsatz als direkte Folge des CAD-Einsatzes erzielt wurde, ist jedoch kaum zu bewerten. Hier fehlt es einfach an messbaren Größen, die für eine Berechnung dienen könnten.

Zahlen lassen sich jedoch ermitteln und bewerten, wenn es um den Bereich ,Zeiteinsparung’ geht. Im kleinen bis mittleren Betrieb sind laufend Zeichnungen anzufertigen. Auch werden Sie im Vergleich zum Kleinstbetrieb deutlich umfangreicher und komplexer. Schon bei kleinen Änderungen in den Planungsunterlagen lässt sich die Zeitersparnis im Vergleich zu einer Planänderung bei Handzeichnungen direkt in bare Münze umrechnen. Diese Beträge können dann auch direkt zu einer Kosten-/Nutzenrechnung herangezogen werden.

Versuchen Sie doch einmal zu ermitteln, wie viel Arbeitszeit Planänderungen am Zeichenbrett erfordern. Und dann fragen Sie einen bewanderten Kollegen nach der geschätzten Einsparung für Planänderungen am Computer.

Des weiteren können im kleinen bis mittleren Betrieb auch erhebliche Kostenvorteile dadurch entstehen, dass die CAD-Unterlagen für Vorkalkulations-Stücklisten, Zuschnittpläne und ähnliche Unterlagen verwendet werden können.

Hier kommen also erstmals beide Gruppen von Gründen für den Einsatz von CAD zum tragen: Zum einen ist da der betriebswirtschaftlich schwer abschätzbare ‚emotionale’ Bereich. Er beschreibt den Vorteil, der dadurch entsteht, dass Kunden sich im Verkaufsgespräch leichter überzeugen lassen, sich insgesamt bei ihrer Entscheidung sicherer sind, und auch leichter bereit sind, einen Preis anzunehmen, der ansonsten vielleicht als zu hoch angesehen worden wäre.

Aber auch bei den betriebswirtschaftlich ermittelbaren Faktoren sieht es bei dieser Betriebsgröße schon anders aus: Die mögliche Zeitensparung macht den CAD-Einsatz zu einer abschätzbaren Rationalisierungsgröße, wie es beispielsweise auch bei der Anschaffung einer neuen Maschine ist.

Spannend wird die Berechnung der Rentabilität jedoch auch noch einmal dann, wenn der Einsatz eines zweiten Arbeitsplatzes für CAD-Planungen zur Diskussion steht. Dadurch entsteht natürlich – bei niedrigerer Auslastung des zweiten Arbeitsplatzes – ein erneuter Fixkostensprung.

Im größeren Handwerksbetrieb erweitern sich die oben beschriebenen Vorteile noch einmal. Durch stärkeren Einsatz verhalten sich die durch die Anschaffung und Wartung des Programms entstehenden Kosten deutlich degressiv.

Vielleicht ist sogar eine Person nur mit dem Zeichnen beschäftigt. Diese kennt das Programm natürlich besser als jemand, der nur halbtags oder stundenweise zeichnet. Die Arbeit geht dann noch schneller und effizienter von der Hand. Zudem lässt sich natürlich auch mehr Zeit durch Übernahme und Weiterverwendung der ausgegebenen Daten sparen.

Zur Kaufentscheidung werden ebenfalls wieder der emotionale Faktor ‚Präsentationsunterlagen/ Kunde’ und der betriebswirtschaftliche Faktor ‚Zeitersparnis’ herangezogen.

Es dürfte klar sein, dass sich die Kosten eines CAD-Systems nicht nur aus den eigentlichen Anschaffungskosten zusammensetzen. Deshalb ist es wichtig, sich einmal mit den ‚Gesamtkosten’ eines solchen Projektes auseinander zu setzen. Da steht natürlich an erster Stelle (sicher auch in der subjektiven Betrachtung des Entscheiders) der absolute Anschaffungspreis der Software. Dabei ist zu beachten, ob die gewünschten und benötigten Module bereits alle berücksichtigt sind. Teilweise wird zum Rendern (Fotorealistische Darstellung) ein externes Programm verwendet. Ist dieses bereits im Preis enthalten?

Auch ist genau zu überprüfen, ob die derzeit eingesetzte Hardware den Anforderungen des Programms genügt. CAD ist so ziemlich die rechenintensivste Aufgabe, die der PC eines Schreiners zu erledigen hat. Ist der Computer schon etwas älter (über ein Jahr) dann sind die Leistungsanforderungen abzustimmen. Vielleicht sollte auch gleich die Anschaffung einer höherwertigen Grafikkarte oder eines größeren Monitors in Betracht gezogen werden.

Um CAD sinnvoll und Gewinn bringend einzusetzen, ist zumindest im ersten Jahr eine telefonische Hotline unumgänglich. Dafür ist in den meisten Fällen ein Wartungs- und/oder Supportvertrag abzuschließen.

Das CAD-Programm muss – wie jede andere Software auch – gepflegt und weiterentwickelt werden. Die Ergebnisse dieser Weiterentwicklung bekommt der Anwender dann in Form von Updates zur Verfügung gestellt. Diese Updates sind zum Teil kostenlos. Enthalten sie allerdings Entwicklungen größeren Umfanges, dann ist zum Teil auch die enthaltene Leistung durch einen Updatepreis zu honorieren. Für die laufenden Kosten ist also unbedingt ein Beitrag für Programmpflege und Updates anzusetzen.

Außerdem sind alle betroffenen Mitarbeiter an der CAD-Software zu schulen. Falls erforderlich, ist zuerst ein EDV-Grundlagenkurs fällig. Die Kosten für die Kurse und eventuelle Ausfallzeiten während der regulären Arbeitszeit sind auf alle Fälle niedriger als die mühevolle Einarbeitung ohne Anleitung durch einen erfahrenen Dozenten. Berücksichtigen Sie deshalb Einsteigerkurse für alle mit dem Programm betrauten Mitarbeiter. Im Idealfall folgt dann ein paar Monate später ein Aufbau- oder Fortgeschrittenenkurs.

Auf eine Vorführung sind Sie ja nun mit Ihrer individuellen Anforderungsliste gut gerüstet. Sie können dadurch ohne weiteres einigermaßen objektiv festlegen, ob ein Programm die von Ihnen geforderten Ansprüche erfüllen kann.

Sicher werden Sie sich einige Programme genau ansehen und vorführen lassen – auf Messen (direkter Vergleich ist besser möglich, da die Vorführungen zeitnah sind) oder in Ihrer Firma (was natürlich für beide Seiten deutlich entspannter abläuft).

Sie werden sich – aus guten Gründen – vermutlich nicht sofort auf ein Programm festlegen lassen, sondern es werden sich vermutlich nach der Sondierungsphase zwei oder drei Programme in der engeren Auswahl befinden.

Für eine optimale Kaufentscheidung muss dann der nächste Schritt erfolgen: Nun müssen Sie selbst (oder Ihr zuständiger Mitarbeiter) mit den jeweiligen Programmen zeichnen, um die Bedienbarkeit selbst zu ,erfahren’. Zu diesem Zweck bieten die meisten Hersteller Ihnen sicher gerne eine kostenlose Demo-Software an. Diese Demoversionen sind sehr gut geeignet, Personen mit CAD-Vorerfahrung einen Einblick in das jeweilige Programm zu gewähren.

Jemand, der schon einmal einen Kurs für ein CAD-Programm besucht hat, wird sich auch in einem fremden Programm leichter zurechtfinden. Immer die Bereitschaft vorausgesetzt, sich intensiv mit dem jeweiligen Handbuch auseinander zu setzen.

Für den Anfänger ist es jedoch (in wirtschaftlich vertretbarer Zeit) so gut wie unmöglich, ein CAD-Programm ganz ohne Einweisung zu erlernen. Deshalb birgt eine Demoversion insofern eine Gefahr, als das Risiko groß ist, dass man die CD schnell frustriert in die Ecke wirft weil sich einfachste Zeichenprobleme nicht lösen lassen. Nicht deshalb, weil das Programm dazu nicht in der Lage ist, sondern weil man einfach nicht weiß wo man klicken soll, um zum gewünschten Ziel zu kommen. Dafür kann das Programm meist wenig – und hat Ihren Frust damit nicht verdient.

Man muss sich darüber im klaren sein, dass sich ein CAD-Programm eben nicht mehr so einfach von selbst erlernen lässt, wie man das bei der Textverarbeitung vielleicht noch geschafft hat. Also wird man bei seiner engeren Auswahl – will man sich nicht auf sein Gefühl verlassen – darauf angewiesen, einen Kurs zu besuchen. Dazu werden Gruppenschulungen angeboten; so eine Schulung sollte sich für ein wirkungsvolles Lernergebnis mindestens auf zwei, besser noch vier Tage erstrecken.

In dieser Schulung – und hoffentlich auch in der Zeit danach – zeichnen Sie selbst mit dem Programm. Dadurch lässt sich dann am besten sagen, ob die Funktionsweise und die Bedienbarkeit einer Software dem jeweiligen Benutzer liegen. Und nur nach einer Schulung werden Sie Ihre Kaufentscheidung wohl auch sicher begründet treffen können. o