Durchgängig verknüpft

Ein anspruchsvolles EDV-Projekt hat der schweizerische Fensterhersteller im Herbst vergangenen Jahres unter strengen zeitlichen Vorgaben umgesetzt: Geschäftsführer Franz Schaad und sein EDV-Leiter Beat Leuenberger hatten sich und ihrem Partner dabei enge Vorgaben gemacht: Denn zu Jahresbeginn musste funktionieren, was im Sommer vergangenen Jahres angedacht und im Spätherbst in Auftrag gegeben worden war: Die Verbindung zweier bewährter Softwarelösungen. Ziel war eine nachhaltige Rationalisierung und Steigerung der Transparenz bei sämtlichen administrativen Abläufen.

„Technisch stützen wir uns auf ein bewährtes Softwareprogramm für den Fensterbau“, sagt Franz Schaad. Diese Software zur Definition des Fensters, zur Materialdisposition (Glas, Aluminium, Beschläge etc.) und zur Herstellung der Produktionsunterlagen ist ein zuverlässiges Tool zur Bewältigung einer komplexen Materie. Sind doch ganz unterschiedliche Bogenberechnungen, Dachneigungswinkel, Zapfenabwicklungen, Kantenradien, Schrägfälzungen und andere Merkmale oft in einem einzigen Auftrag zu berücksichtigen.

Mittlerweile sind mehr als 9000 verschiedene Längs- und Querprofile hinterlegt. „Auf der betriebswirtschaftlichen Seite haben wir die bewährte ERP-Lösung von Borm im Einsatz – eine Lösung, die speziell für Holzbetriebe entwickelt worden ist.“

Zwei Einzellösungen bedeuteten allerdings in der Regel auch den doppelten Aufwand in punkto Datenerfassung und Datenpflege, führt Beat Leuenberger weiter aus. Diese Erkenntnis führte zu dem Wunsch, sämtliche Daten nur einmal einzugeben und damit den gesamten Auftrag – von der Offerte über die Material-, Kapazitäts- und Terminplanung, die Losgrößenoptimierung und die gesamte Produktion bis hin zu Kundenrechnung und Nachkalkulation – in einem Guss verwalten und steuern zu können. „Durch die Verknüpfung unserer ERP-Lösung mit der Fenstersoftware haben wir das erreicht und zugleich die aufwändige doppelte Datenerfassung eliminiert.“

Die Auftragsbearbeitung läuft weiterhin über die Fensterbausoftware. Durch die Verknüpfung der beiden Pakete findet ein Datenaustausch statt. Im ERP hinterlegte Vorgabezeiten werden für die automatische Kalkulation von Angeboten genauso wie für die Termin- und Belegungsplanung der Produktionsanlagen und für den abschließenden Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten verwendet.

Das ERP wertet im Betrieb erfasste Realzeiten pro Kostenstelle aus und ordnet sie im Fensterbauprogramm direkt dem Auftrag zu. „Das ist die Grundlage für die Nachkalkulation, die uns wiederum Sicherheit hinsichtlich der Vorgabezeiten gibt.“ Leuenberger erklärt die Vereinfachung der Datenerfassung am Beispiel der auftragssynchronen Kreditorenrechnungen: „Wir erfassen die eintreffenden Rechnungen nur noch im ERP und spielen die Daten dann der Finanzbuchhaltung zur Bezahlung und dem entsprechenden Auftrag im Fensterbauprogramm zur Nachkalkulation zu.“ Die kombinierte Jahresauswertung technischer und organisatorischer Daten liefert noch mehr Transparenz: In Aarwangen weiß man jetzt genau, welche Einzelkosten pro Quadratmeter produzierter Fensterfläche oder pro Fenstereinheit übers Jahr hinweg angefallen sind. Produktivitätskennzahlen, Schwachstellenerkennung und Investitionsbedarfsermittlung sind der Nutzen aus der erhöhten betrieblichen Transparenz. „Mit der kombinierten EDV-Anwendung haben wir die Produktionskosten permanent im Griff“, so Schaad.

Die Nachkalkulation ist auch ein Instrument zur Führung: „Wir können nur konkurrenzfähig sein, wenn Offerte und tatsächliche Kosten im richtigen Verhältnis stehen.“ ERP und Fenstersoftware sind nun optimal auf die Bedürfnisse des Betriebs abgestimmt. Die beiden Pakete wurden von Ingenieuren der Borm-Gruppe über besonders programmierte Schnittstellen miteinander verknüpft. Und das Ganze unter Hochdruck, musste doch wegen dem Geschäftsjahreswechsel die gesamte Neuorganisation zum 1. Januar stehen. Die gleichzeitige Einführung eines neuen Buchhaltungsprogramms machte die Organisationsaufgabe noch komplexer. Rückblickend schmunzelt Franz Schaad: „In vielen Diskussionen hieß es: Gab’s noch nie, geht nicht. Für uns war die Paket-Zusammenführung ein Stück Software-Neuland, das wir mit Erfolg betreten haben.“ ■

in D: Borm-Informatik GmbH

73760 Ostfildern