Unternehmensentwicklung kostet Zeit. Spielraum für die Umsetzung der wichtigsten Unternehmens-aufgaben bringt u. a. die Schaffung klar definierter Verantwortungsbereiche z. B. für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben.
Wer hat nicht schon festgestellt, dass am Ende eines Arbeitstages noch Aufgaben unerledigt geblieben sind, obwohl der feste Vorsatz bestand, diese zu erledigen.
Den Tagesablauf einmal kritisch betrachtet wird man sehr rasch feststellen, dass viele externe und interne Einflüsse das Geschehen bestimmen. Zu viele Aufgaben landen oft automatisch auf dem Tisch des Inhabers. Die folgenden Beispiele lassen sich in den meisten Fällen erheblich erweitern:
• das Ausfüllen von Leitungsverzeichnissen
• das Ausarbeiten der Kundenangebote
• die Materialbestellungen
• das Prüfen der Ein- und Ausgangsrechnungen
• die Montagevorbereitung
• und dergleichen mehr.
Dazu können eine Reihe von Situationen auftreten, die völlig unvorhergesehen eintreffen wie
• Kundenberatungen ohne Terminvereinbarung
• der Außendienstmitarbeiter eines Lieferanten mit einer wichtigen Information
• auf einer Baustelle läuft es nicht so wie geplant – Hilfestellung ist geboten
• Krankheitsfall eines Mitarbeiters und so weiter.
Sicherlich ist leicht zu erahnen, dass die zur Verfügung stehende Zeit ein äußerst wichtiger Faktor ist. Deshalb ist die Büroorganisation und das Selbstmanagement ein vorrangiges Thema, das am Beginn aller Analysen stehen sollte. In diesem Zusammenhang muss zunächst der durchschnittliche Tagesablauf überprüft werden. Die Fragen „Welche Aufgaben fallen an und wie viel Zeit wird dafür aufgewendet?“ stehen hierbei im Mittelpunkt (siehe Grafik: Tages- und Tätigkeitsanalyse). Mit diesem Formblatt werden alle Aufgaben und Arbeiten bewertet. Diese Tages- und Tätigkeitsanalyse sollte nicht nur vom Inhaber mindestens eine Woche lang und jeden Tag durchgeführt werden, sondern auch von den Mitarbeitern in Führungsposition.
Verantwortungsbereiche schaffen
Aufgrund dieser Ergebnisse können die Aufgaben nach Prioritäten in A, B und C sowie in „wichtig“ und „dringend“ aufgeteilt werden. Schließlich ist zu klären, ob, und wenn ja, an welche Mitarbeiter bestimmte, ständig wiederkehrende Aufgaben zu delegieren sind.
Aus den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich eine Reihe von Checklisten für die tägliche Praxis sowie auch Pflichtenhefte für Mitarbeiter erarbeiten (siehe Grafik: Schritte zur Ermittlung von Verantwortungsbereichen). Bei der Entwicklung von Pflichtenheften sollten zunächst alle notwendigen bzw. vorkommenden Arbeiten unsortiert zusammengetragen und diskutiert werden. Gemeinsam mit den Mitarbeitern werden sie in die Reihenfolge gebracht und als Aufgabenstellungen verteilt.
In den entwickelten Pflichtenheften sind alle Aufgaben und Verantwortungsbereiche eines Unternehmens aufgelistet, die dann von den verschiedenen Mitarbeitern zu übernehmen sind.
So ist geregelt, dass zum Beispiel für die Vollständigkeit und Sauberkeit des Montagefahrzeugs mit allen darin befindlichen Werkzeugen und Materialien ein
dafür zuständiger Mitarbeiter verantwortlich ist. Dadurch brauchen sich die Inhaber nicht mehr um alles zu kümmern, weil für einzelne Verantwortungsbereiche die Ansprechpartner bestimmt wurden.
Die hier geschilderten Maßnahmen stellen lediglich eine von vielen Möglichkeiten dar, mit Büro- und Selbstorganisation den Tagesablauf weitestgehend zu optimieren. Das bringt den notwendigen Freiraum für die Umsetzung wichtiger Unternehmensaufgaben. erbe
Teilen:
