„Liegt gut in der Hand“

„Alles aus einer Hand“ ist das Motto der Roman Hartmann GmbH. Die Stärken des niedersächsischen Unternehmens liegen in der Verarbeitung aller im Möbelbau vorkommenden Materialien wie Holz, Stahl, Stein, Glas oder Kunststoff. Komplettlösungen bevorzugt das Unternehmen auch im Hinblick auf seine Software-Werkzeuge.

Die Roman Hartmann GmbH ist ein junger, flexibler Tischlerei- und Metallbaubetrieb mit Sitz in Sarstedt bei Hannover. Seit 1997 entwickelt und fertigt das Unternehmen auf einer Werkstattfläche von rund 1500 Quadratmetern mit insgesamt 10 Fachkräften und 3 Auszubildenden Objekt-, Büro-, Praxis- und Ladeneinrichtungen. Ein weiteres Standbein ist der Messebau. Dabei beschränkt man sich längst nicht nur auf das Material Holz – auch in Metall, Glas, Stein oder als Materialkombination offeriert Hartmann maßgefertigte Komplettlösungen, von der Einzel- bis hin zur Serienfertigung.

Die materialübergreifende Dienstleistung bietet einerseits Wettbewerbsvorteile, setzt aber auch einen breit gefächerten Maschinenpark und entsprechend ausgebildetes Fachpersonal voraus. Unternehmensgründer und Geschäftsführer Roman Hartmann, der sich in 5 Jahren Industriepraxis eine profunde Erfahrung als Fertigungsingenieur und Qualitätsteamleiter erworben hat, weiß, worauf es ankommt: „Während meiner Zeit in unterschiedlichen Fertigungsbetrieben stand nicht das Material im Vordergrund, sondern insbesondere das Verfahren, wie ein Produkt effizient und in möglichst hoher Qualität gefertigt wird.“

Dieses Know-how setzt Roman Hartmann nun mit Hilfe seiner Mitarbeiter und eines modernen Maschinenparks konsequent um. Das CNC-Bearbeitungszentrum oder die zwei CNC-gesteuerten Sägen sind nur einige Beispiele moderner Maschinentechnik, die dem Unternehmen ein breites Spektrum fertigungstechnischer Möglichkeiten eröffnet. „Dank einer umfangreichen Automatisierung in der Arbeitsvorbereitung haben wir sehr kurze Durchlaufzeiten, eine bessere Qualität und präzisere Ergebnisse, auch bei Objekten mit runden Bauteilen oder Freiform-Elementen“, erläutert Roman Hartmann die Vorzüge.

Vor Einführung des OSD-Branchenprogramms wurde allgemeine Software eingesetzt, unter anderem MS Office. Doch dass diese Insel-Lösungen auf Dauer ungeeignet waren, erkannte man schnell. „Ich hasse die doppelte Erfassung von Daten“, formuliert Roman Hartmann seinen klaren Anspruch. Alle Projektdaten sollten seinen Vorstellungen nach nur einmal angelegt und dann konsequent vom Beginn eines Auftrags bis zum Ende genutzt werden. Nach einer eingehenden Marktanalyse hat er sich in Sachen Branchensoftware für die Lösung der OS Datensysteme GmbH mit Sitz in Ettlingen entschieden. „Gefallen haben uns insbesondere die einfache Handhabung und die Durchgängigkeit des Datenflusses. Außerdem hatten wir von Anfang an das Gefühl, dass uns dieses Werkzeug, wie wir Handwerker es ausdrücken, gut in der Hand liegt“, begründet Roman Hartmann seine Entscheidung.

Seit Anfang 2002 nutzen die Hartmann-Mitarbeiter mittlerweile fast alle Module des OSD-Branchenprogramms. Die Einstiegsphase war kurz und sehr praxisorientiert. Lediglich die Installation und eine Grundeinweisung durch das Ettlinger Softwarehaus nahm Roman Hartmann eigenen Angaben zufolge in Anspruch. „Alle zuständigen Mitarbeiter haben sich danach getreu dem Motto „learning by doing“ selbst eingearbeitet. Das war nur möglich, weil viele Dinge sich im Programm von selbst erklären und die Menüstruktur eingängig und übersichtlich ist“, zieht Hartmann Bilanz.

Die Branchenlösung erfreut sich einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. „Nach wenigen Tagen waren die ineinander greifenden OSD-Module in unsere betrieblichen Abläufe voll integriert“, freut sich der Chef.

Hartmann war zunächst eher skeptisch, ob seine Mitarbeiter insbesondere die elektronische Zeiterfassung akzeptieren würden.

„Ich hatte vor, sicherheitshalber mindestens 1 – 2 Monate parallel den klassischen Stundenzettel schreiben zu lassen“, erinnert er sich an die Anfangs- bzw. Einführungszeit. „Bereits nach einigen Tagen haben wir dann aber komplett auf die Zettelwirtschaft verzichtet, da die Fehlerquote bei der elektronischen Erfassung quasi gegen Null ging.“

Roman Hartmann führt dies nicht zuletzt auch auf die unkomplizierte Datenerfassung mit Hilfe mobiler Erfassungsgeräte, so genannter MDE-Laserscanner zurück. Wie bei der stationären BDE-Lösung werden mit dem überall einsetzbaren MDE-Laserscanner die Barcodes für Auftrag, Kostenstelle und Mitarbeiter erfasst.

Hat jeder Mitarbeiter einen eigenen, auf ihn programmierten Stift, so ist das Einlesen der Mitarbeiternummer überflüssig. Die mit dem MDE-Laserscanner erfassten Daten werden zur Auswertung an die OSD-Zeitwirtschaft übertragen. Diese Art der Zeiterfassung erübrigt eine aufwändige Eingabe am PC und wird von den Mitarbeitern deshalb gerne genutzt. Darüber freut sich der Geschäftsführer besonders, denn nur auf zuverlässigen Basisdaten lassen sich auch präzise Betriebsdaten ermitteln und auswerten: „Seriöse Nachkalkulationen ermöglichen uns eine eventuelle Korrektur bei künftigen Kalkulationen. Außerdem zeigen uns die Auswertungen, welche Aufträge wirtschaftlich sind und wie wir uns zukünftig ausrichten sollten.“ Da sich aufgrund des Neubaus die Produktionsfläche vergrößert hat und die Wege zu den vorhandenen Geräten allmählich zu weit werden, denkt man bei der Hartmann GmbH inzwischen über die Anschaffung weiterer MDE-Scanner nach. Insbesondere individuelle Designobjekte, wie die Hartmann GmbH sie häufig fertigt, setzten eine präzise Kalkulation von Material- und Fertigungskosten zwingend voraus. Sie sind Grundlage für eine spätere Nachkalkulation und einen Soll-Ist-Abgleich der Fertigungszeiten.

Materialkosten lassen sich sowohl anhand von Stücklisten als auch auf Grundlage bereits abgeschlossener Projekte ermitteln. Automatismen wie die selbstständige Ermittlung des Kanten-, Furnier- oder Lackbedarfs minimieren den Eingabeaufwand. Schnittstellen zum CNC-Bearbeitungszentrum und zur Plattensäge gewährleisten eine schnelle und fehlerfreie Weitergabe der Fertigungsdaten.

Was für die OSD-Module Zeitwirtschaft und Kalkulation gilt, trifft auch auf die anderen Module zu: Einmal eingegebene Daten werden durchgängig und konsequent genutzt und ausgewertet. Auch für die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen setzt man mit dem Modul „Kundenauftragsabwicklung“ auf ein zentrales Büroorganisationswerkzeug, das einmal gespeicherte Kunden- und Projektdaten durchgängig nutzt: Ob Adress- oder Stammartikeldaten, Textbausteine oder beschreibende Grafiken – sämtliche Dokumente bauen auf den selben Basisdaten auf, was Zeit spart und Fehler vermeiden hilft.

Ein einheitliches Layout sorgt darüber hinaus bei allen Dokumenten für einen durchgängigen Unternehmensauftritt. Das gilt natürlich auch für den kompletten Schriftverkehr. So kümmert sich das Modul OSD-Korrespondenz bei Briefen, Aktennotizen, Anfragen, Bestellungen, Beanstandungen, Faxdokumenten etc. automatisch um das richtige Erscheinungsbild. Standardvordrucke und der direkte Zugriff auf die Adressdatenbank sorgen für eine Vereinfachung des täglichen „Schreibkrams“.

„Wir haben unsere administrativen und betrieblichen Prozesse optimiert und sind dadurch in der Lage, Aufträge, die andere Betriebe wegen zu knapper Termine ablehnen müssen, fristgerecht zu liefern“, freut sich Roman Hartmann über diesen Wettbewerbsvorteil. Trotz aller Zufriedenheit, hat er noch Wünsche: „Schon morgens sollte der Mitarbeiter nach dem Start der Branchensoftware sehen, was er zu tun hat. Dazu sollten projektbezogene Aufgaben erfasst, terminiert und den Mitarbeitern zugeordnet werden“, formuliert Roman Hartmann seinen Wunsch nach einer Weiterentwicklung der Aufgabenplanung.

Im Hinblick auf seine individuellen Kundenwünsche fühlt sich Hartmann bei OSD insbesondere wegen der kontinuierlich marktorientierten Weiterentwicklung der Software gut aufgehoben. Auch mit der Kundenbetreuung sind Roman Hartmann und seine Mitarbeiter sehr zufrieden: Bei individuellen Fragen hilft vor allem der persönliche OSD-Betreuer vor Ort, Hans-Hinrich Gauger. „Als Holztechniker und Diplom-Betriebswirt spricht Herr Gauger unsere Sprache und ist gleichzeitig ein erfahrener OSD-Spezialist“, zeigt sich Roman Hartmann über die optimale Betreuungssituation zufrieden.

Zwar verfügt Deutschland EU-weit über den höchsten Automatisierungsgrad bei Holz verarbeitenden Betrieben, dennoch ist Roman Hartmann überzeugt: „Da steckt noch Potenzial drin“. Der Tischlereibetrieb der Zukunft muss seiner Ansicht nach spontan, flexibel und auch kurzfristig in der Lage sein, ein hochwertiges Ergebnis abzuliefern. „Hier haben meiner Ansicht nach modern ausgestattete Betriebe mit integrierten Software- und CNC-Lösungen sowie flexiblen Fachkräften die Nase vorn“, ist er überzeugt. Dass sich eine komplett papierlose Fertigung in überschaubarer Zeit nicht realisieren lässt, ist auch ihm bewusst.

Wünschenswert wäre für ihn dennoch, den Papiereinsatz auf ein Minimum zu reduzieren: „Ich könnte mir für die Zukunft vorstellen, an mehreren Stellen im Betrieb über Touchscreens auftragsrelevante Dokumente, Zeichnungen und Aufgabenplanungen in einem Auftragsordner zur Verfügung zu stellen. Korrekturen oder Ergänzungen, z. B. der Fertigungszeichnungen, könnte man direkt am Bildschirm erledigen. So wäre jeder am Auftrag beteiligte Mitarbeiter in der Lage, schnell auf aktuelle Projektdaten zuzugreifen.“

Doch bevor die Entwicklung so weit ist, denkt Roman Hartmann zunächst über kleinere Schritte nach – zum Beispiel über ein professionelles Präsentationswerkzeug. Und wenngleich das Hartmann-Team überwiegend mit Firmenkunden oder Architekten zusammenarbeitet, so dass die Gestaltung meist schon im Vorfeld geklärt ist, wird es eines der nächsten Projekte des Firmenchefs sein, ein geeignetes Präsentationswerkzeug für gelegentliche Privatkundenangebote anzuschaffen. ■