Bei größeren EDV-Projekten ist das Pflichtenheft ein wichtiges Hilfsmittel, um die vom EDV-Anbieter zu leistenden Arbeiten zu spezifizieren. Zu der Frage, ob und inwieweit ein Softwarehersteller bei unklaren Formulierungen im Pflichtenheft nach eigenem Gutdünken vorgehen kann, musste das Oberlandesgericht Köln in einem Urteil vom 6.3.1998 (19 U 228/97) Stellung nehmen.
Im Rahmen eines Softwareüberlassungsvertrages waren Mängel an der gelieferten Software aufgetreten. Beispielsweise enthielt die zu erstellende Datenbank bei der Kombination von Adelstiteln und akademischen Graden in Briefanreden fehlerhafte Ergebnisse. Außerdem führte eine Änderung des Datenfeldes „Geschlecht“ in der Datenbankmaske nicht automatisch dazu, dass auch die Briefanrede entsprechend umgestellt wurde.
Für die Verwendung von Adelstiteln in der Datenbank waren keine Vorgaben im Pflichtenheft vereinbart worden. Vielmehr hieß es dort nur, die Feldnamen und Masken seien den Bedürfnissen des Bestellers anzupassen.
Nach Auffassung des Oberlandesgerichts kann sich bei einem Vertrag über Individualsoftware der EDV-Anbieter nicht darauf verlassen, dass der EDV-Anwender im Pflichtenheft alle Aufgabenstellungen und Bedürfnisse ausreichend klar formuliert hat. Treten im Rahmen des Pflichtenheftes Unklarheiten auf, muss der EDV-Anbieter von sich aus, die Bedürfnisse ermitteln und Vorschläge zur Ausformulierung unterbreiten. Ansonsten ist er für die mangelnde Einfachheit und Benutzbarkeit der Software verantwortlich.
Praxistipp: Auch wenn die Erstellung eines Pflichtenheftes zu den Aufgaben des Kunden gehört, kann der EDV-Anbieter eine Pflicht zur Prüfung oder sogar zur Beratung haben. Dies gilt beispielsweise, wenn die Vorgaben zwar eindeutig, aber offenkundig ungeeignet für die Belange des Kunden sind. Die Pflicht des Kunden zur Erstellung des fehlerfreien und richtigen Pflichtenheftes sollte im Vertrag klar festgelegt werden.
Rechtsanwalt Thomas Feil
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