Wer bei einem Problem drei Leute fragt, erhält fünf Lösungen. Dennoch ist es gerade bei betrieb- lichen Veränderungen wichtig, die Erfahrungen aller Mitarbeiter einzubeziehen und ein von allen getragenes Ergebnis zu finden. Je komplexer das Problem desto wichtiger ist ein systematisches Vorgehen.
Ob es eine komplette Neuplanung des Betriebes ist oder ob z.B. nur die Handmaschinen neu sortiert werden sollen – wer weiß besser, was im Werkstattalltag tauglich ist, als die, die dort arbeiten? Eine sachliche, zielgerichtete Diskussion ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Planung. Häufig sind Lösungen zwar irgendwo in den Köpfen von Inhaber, Meister oder Mitarbeiter vorhanden – aber sie finden nicht den Weg zur Umsetzung, weil man
- sich des Problems gar nicht bewusst ist oder es sich nicht eingesteht,
- das Problem den übrigen Beteiligten nicht erklären kann,
- nicht ernst genommen wird und sich nicht traut, seine Idee vorzustellen oder
- man sich mit seiner Lösung nicht durchsetzen kann.
- Oder es stehen mehrere Meinungen gegeneinander und man kann sich nicht entscheiden,
- die Probleme sind vielschichtig und die Lösungen erscheinen zu komplex oder
- einzelne, gute Lösungen passen nicht zueinander.
Diese Situation führt häufig dazu, dass entweder nicht alle Lösungsmöglichkeiten oder nur wenige oder im schlimmsten Falle gar keine umgesetzt werden. Das ist fatal. Um konstruktiv vorzugehen, bieten sich folgende Schritte an.
Schritt 1: Formulieren
Um ein Problem zu lösen, muss man es zuerst genau formulieren. Am besten wird die Situation in einem Satz zusammen gefasst.
Beispiel A: „Die Handmaschinen, die in der Werkstatt allen gemeinsam zur Verfügung stehen, sind häufig nicht zu finden oder nicht vollständig.“
Beispiel B: „Es fallen immer wieder an verschiedenen Stellen Abfälle an, die die Werkstatt verschmutzen und nicht entsorgt werden.“
Häufig fällt es schon schwer, die Probleme überhaupt wahrzunehmen – nicht zuletzt aufgrund der schon sprichwörtlichen Betriebsblindheit. Hier hilft folgendes Vorgehen, das Dieter Ribbrock, Betriebsberater des Fachverbandes des Tischlerhandwerks NRW empfiehlt: „Gehen Sie mit einer Digitalkamera durch den Betrieb und fotografieren Sie einzelne Teilbereiche, die Ihnen auffallen – diese Bilder sehen Sie sich im nächsten Urlaub mit Abstand zum Alltag an.“
Schritt 2: Prioritäten
Hat man auf diese Art und Weise einiges an Problemen zusammengetragen, muss man gemeinsam Prioritäten festlegen. Das ist in einer Diskussion möglich oder – wenn mehrere Personen beteiligt sind – durch eine „geheime“ Abstimmung, denn die wichtigen Probleme fallen immer allen auf.
Schritt 3: Alternativen
Bei der Erarbeitung von verschiedenen Lösungsalternativen ist es wichtig, sich selbst Freiraum zu geben, kreativ zu sein. Selbst auf den ersten Blick unrealistische Ideen können ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Ergebnis sein.
- Beispiel Handmaschinen: „Jeder von uns Mitarbeitern bekommt einen kompletten Handmaschinenpark!“
- Beispiel Abfall: „Am besten würde der Abfall sich selbst in den Container bewegen!“
Es ist sinnvoll, für jedes Problem mindestens drei Lösungsalternativen zu entwickeln. Das kann schriftlich erfolgen oder mit Hilfe von Skizzen – die Alternativen sollte auf jeden Fall alle festgehalten werden.
Beispiel Handmaschinen:
Variante 1: Es wird ein zentraler Schrank für alle diese Maschinen aufgestellt.
Variante 2: Bestimmte Maschinen werden bestimmten Mitarbeitern zugeordnet, bei denen sich die übrigen Mitarbeiter die Maschinen „ausleihen“.
Variante 3: Der Werkstattmeister nimmt alle Maschinen unter Verschluss und gibt sie auf Anfrage aus.
Beispiel Abfall:
Variante 1: Jeder bringt anfallenden Müll sofort in den vorgesehenen Behälter.
Variante 2: Ein fester Mitarbeiter/Hilfskraft ist dafür zuständig, täglich alle Abfälle zu entsorgen.
Variante 3: Einmal wöchentlich reinigen alle gemeinsam die Werkstatt.
Schritt 4: Entscheidung
Um einen Weg festzulegen, der dann umgesetzt werden soll, ist es notwendig, die Varianten zu beurteilen, gegeneinander abzuwägen, sowie Vorteile und Nachteile aufzulisten. Es ergibt sich häufig eine Lösung, die sich aus den einzelnen Varianten zusammensetzt:
- Beispiel Handmaschinen: Es könnte ein zentraler Schrank aufgestellt werden, für den ein Mitarbeiter verantwortlich ist. Jeder, der sich eine Maschine „ausleiht“, müsste in ihrem Fach sein spezielles Namensschild hinterlegen, damit alle nachvollziehen können, wo die Maschine ist.
- Beispiel Abfall: Es könnten an möglichst vielen Stellen in der Werkstatt Abfallbehälter aufgestellt werden. Sie sollten so konstruiert sein, dass sie von jedem nach Beendigung des jeweiligen Arbeitsgangs geleert werden könnten. Es würde klar definiert, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen dafür verantwortlich sind.
Schritt 5: Planung
Um die Planung umzusetzen, werden Lösungsschritte im Detail festgelegt. Diese werden für alle gut sichtbar ausgehängt, es werden Termine gemacht und Personen bestimmt, die die Umsetzung überwachen. Dieser Schritt ist notwendig, damit das Geplante auch im Arbeitsalltag im Bewusstsein bleibt.
Beispiel Handmaschinen:
- 1. Anfertigung Schrank (Mitarbeiter XY bis 01.10.2007)
- 2. Anfertigung Namensschilder
- 3. Festlegen des Verantwortlichen
- 4. …
Schritt 6: Umsetzung
Bei der Umsetzung werden sich immer wieder Anpassungen oder Änderungen zur ersten Planung ergeben. Entscheidend ist dann
Schritt 7: Kontrolle
Bei der Kontrolle wird überprüft, ob das Ziel auch tatsächlich erreicht worden ist. ■
Hilfe für eine erfolgreiche Kommunikation
Festool Handwerkerberatung
Um wichtige Kommunikationsprozesse effektiver zu gestalten und zu beschleunigen, ist häufig die Hilfe von außen sinnvoll. Die Festool Handwerkerberatung unterstützt die Unternehmen hierbei. Einer der Erfolgsfaktoren für die Berater ist die Strukturierung der Kommunikation von allen Beteiligten. Die Moderation des Beraters hilft, gemeinsam systematisch Ziele zu erreichen.
Dabei ist es im ersten Schritt entscheidend, dass der Unternehmer durch den Entschluss zur Beratung von außen sich selber dazu zwingt, sich die Zeit für die Planung tatsächlich zu nehmen. Denn in der Hektik des Alltags findet man selten wirklich dauerhaft gute Lösungen.
Schon bei der Analyse im Betrieb ist das Einzelgespräch mit den Mitarbeitern ein wichtiges Element des Vorgehens der Handwerkerberatung. An alle Beschäftigten werden Fragebögen ausgegeben, die wirklich jedem die Möglichkeit geben, seine Meinung zu äußern. Und was genauso wichtig ist: Jeder macht sich einmal bewusst Gedanken zu den Problemen im eigenen Betrieb. Die Ergebnisse des Fragebogens werden in einer Präsentation zusammengefasst. Sie dient im Zuge des Workshops mit den Beschäftigten als eine Grundlage für die gemeinsame Analyse der Fertigung.
Ein ebenso wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation untereinander ist das dreidimensionale Werkstatt-Modell im Maßstab 1:20. Die Berater verwenden es, um die Diskussion immer wieder auf die gerade konkret dargestellte Situation zu lenken.
Mit diesem Vorgehen verfolgt die Festool Handwerkerberatung das Ziel, die Fertigung zu optimieren und damit die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen (Zeitersparnis bis zu 40 Prozent). Die Spezialisten verfügen über mehrjährige praktische Erfahrungen in der Problemlösung im Tischler- und Schreinerhandwerk.
Die Dauer der Beratung reicht von ein bis zwei Tagen für Kleinbetriebe (1-2 Mitarbeiter) bis hin zu zehn Tagen bei über 20 Mitarbeitern.
Die Festool Handwerkerberatung arbeitet u.a. mit den Fachverbänden des Tischlerhandwerks zusammen.
Festool Handwerkerberatung
73240 Wendlingen
Wann ist es soweit?
Checkliste
In seinem Artikel erläutert Martin Buck das Vorgehen, um konstruktive Lösungen für einen effektiven Betriebsablauf zu finden. Das könnte jeder Betriebsinhaber selbst umsetzen. Dies ist allerdings mit einigem zeitlichen Aufwand verbunden. Deshalb kann es auch sinnvoll sein, sich für eine Beratung durch Spezialisten zu entscheiden. Ansatzpunkte bieten folgende Fragen:
- Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Vorschläge von den Mitarbeitern nicht angenommen werden?
- Sind Sie selbst unzufrieden mit den Abläufen in Ihrem Betrieb?
- Finden Sie keine Zeit, sich um diese Probleme zu kümmern? Werden Sie in den Produktionsabläufen häufig durch „Nebensächlichkeiten“ aufgehalten?
- Erwecken Ihre Mitarbeiter bei Ihnen den Eindruck, mit geringer Motivation zu arbeiten?
- Haben Sie das Gefühl, Ihre Werkstatt ist eigentlich zu klein für die anfallenden Aufträge?
- Würden Sie Ihren Beschäftigten gerne mehr Verantwortung übertragen?
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