Terminplanung am PC – ein Thema, das sich viele Computeranwender immer wieder vornehmen. Doch oft bleibt es beim Vorsatz. Die Umsetzung in die Praxis erfolgt in vielen Fällen dann doch nicht. Unser Autor Johannes Meyer geht der Frage nach, woran das nun eigentlich liegt und beschreibt ganz praxisnah, welche handfesten Vorteile solch ein System mit sich bringt.
Ist die Terminplanung am PC zu unflexibel? Oder zu unpraktisch? Die meisten Anwender wissen schlicht und einfach nicht, welche Möglichkeiten solch eine Terminplanung am Computer bietet und welche Herangehensweise sich bei der Umsetzung empfiehlt.
Eine Terminplanungssoftware, wie sie z. B. in Form von Outlook in Microsoft Office integriert ist, bietet eine Reihe von Anwendungsmöglichkeiten, die in einer Schreinerei umgesetzt werden können. Um nur einige zu nennen:
- Individueller Terminkalender für Führungskräfte
- Individueller Terminkalender im Netzwerk verfügbar
- Netzwerkgestützte Terminkalender für alle Mitarbeiter
- Verwaltung von Arbeitsmitteln
- Übergreifende Terminkalender, z. B. für die Montageplanung.
Die einfachste Anwendungsmöglichkeit ist ein individueller Terminkalender für den Chef oder die Führungskräfte. Das bedeutet, dass am jeweiligen PC die Termine erfasst werden. Dort kann jederzeit nach freien Terminen gesucht werden oder es können Übersichten angezeigt oder ausgedruckt werden.
Individueller Terminkalender im Netzwerk verfügbar
Da es häufig vorkommt, dass sich andere Personen über Termine einer Führungskraft oder des Chefs informieren müssen, gibt es die Möglichkeit, Terminkalender im Firmennetzwerk verfügbar zu machen. Der Kalender steht dann für einen berechtigten Personenkreis zur Betrachtung im Netzwerk zur Verfügung. Natürlich können beliebig ausgewählte Personen mit der Berechtigung versehen werden, in diesen Kalender zu schreiben.
Beispielsweise darf der Meister den Kalender des Chefs ansehen, um zu überprüfen ob er an einem bestimmten Tag im Haus ist. Er kann dann gleich eine automatische Terminanfrage stellen. Die Sekretärin jedoch darf auch Termine in den Kalender des Chefs eintragen. Das könnte man dann so festlegen, dass sie z. B. zwischen 9 Uhr und 17 Uhr Termine direkt eintragen darf, zu späterer Stunde muss sie ebenfalls eine Terminanfrage stellen.
Bestimmte Termine hat der Chef in seinem Terminkalender als ‚Privat’ gekennzeichnet. Von diesen Terminen sehen die auf den Terminkalender zugreifenden Personen dann jeweils nur, dass der Zeitraum belegt ist. Was der Chef dort eingetragen hat, bleibt den Mitarbeitern verborgen. Es lassen sich also für über das Netzwerk auf den Terminkalender zugreifende Personen individuelle Rechte und Zugriffsmöglichkeiten auf diese Daten definieren.
Terminkalender für mehrere Mitarbeiter
So, wie sich der Terminkalender im Netzwerk für eine Person benutzen lässt, geht dies natürlich auch für einen bestimmten zu definierenden Personenkreis in der Firma. Chef, Bürokräfte, Verkäufer, Meister – sie besitzen jeweils einen eigenen Terminkalender, der über das Netzwerk verfügbar ist, jeweils mit einer individuellen Struktur an Zugriffsberechtigungen. Der Vorteil: Es kann jederzeit überprüft werden, ob eine bestimmte Person zu einem bestimmten Termin zur Verfügung steht. Es können Terminanfragen gemacht werden, so dass die betreffende Person eine entsprechende Meldung am Bildschirm erhält. Vorbei sein könnte dadurch die Zeit von davonfliegenden Post-It’s mit wichtigen Terminen.
Sind mehrere Personen im Netzwerk angebunden, dann lässt sich auch eine Terminsuche gestalten: Wann sind Chef, Frau A, Verkäufer B und Meister C zu einem einstündigen Termin verfügbar? Stellen Sie sich den Aufwand vor, bei diesem Personenkreis einen Termin zu arrangieren. Viele Telefonate und Rücksprachen werden erforderlich sein, um hier irgendwann vielleicht zu einem Ergebnis zu kommen.
Die Terminverwaltung kann hier problemlos einen passenden freien Termin suchen und bei Bedarf gleich eine Terminanfrage senden.
Rationelle Verwaltung von Arbeitsmitteln
Über die Verwaltung von so genannten Ressourcen kann sich der Terminkalender auch um die Verwaltung von Arbeitsmitteln kümmern. Die Belegung von Firmenfahrzeugen zum Beispiel.
Ist das Fahrzeug 7,49 t zu einem bestimmten Termin überhaupt frei? Wen muss man alles fragen? Wer muss alles Bescheid wissen? Ist das Fahrzeug im Terminkalender angelegt, so kann seine Belegung ebenso geplant werden. Natürlich gibt es auch hierzu entsprechende Rechtevergaben: Wer darf Nachsehen? Wer darf Anfragen stellen? Wer darf direkt Belegen?
Tätigkeitsbezogene Terminkalender
Wer nicht für alle Personen einen Terminkalender anlegen lassen will, der kann trotzdem eine EDV-Gestützte Planung verwenden. Es kann zum Beispiel ein Terminkalender angelegt werden, in dem nicht die Termine lediglich einer Person eingetragen werden, sondern in dem beispielsweise die Montageplanung eines Betriebes eingetragen wird.
Dieser Kalender lässt sich natürlich ebenfalls wieder über das Netzwerk verteilen und mit entsprechenden Rechten versehen, so wie dies auch bei den personenbezogenen Terminkalendern der Fall ist. Aber auch auf dem Einzelplatz im Büro installiert, hat diese Planungshilfe wesentliche Vorteile. Viele Gründe, die den Einsatz einer Terminplanungssoftware verhindern, sind eher psychologischer Natur. Man glaubt vielleicht, ‚freier’ zu sein, wenn man die Terminplanung auf einem Blatt Papier macht, und nicht am Computer. In Wirklichkeit ist aber eine Änderung am PC natürlich viel flexibler möglich als handschriftlich im Terminkalender.
Auch wird häufig eingeworfen, dass man den Computer oft nicht dabei hat, um Termine abzustimmen. Dies ist sicher richtig und im wesentlichen davon abhängig, ob man vorwiegend im Büro oder im Außendienst tätig ist. Allerdings hat man auch seinen Terminkalender, das ganze dicke Buch, oft nicht dabei. So kann man, bevor man ‚auf Tour’ geht, noch schnell einen Ausdruck des folgenden Monats machen und hat auf einem DIN A4-Blatt dann die nötigen Informationen dabei, um die Terminplanungsmäßigen Anforderungen der folgenden Kundentermine zu bewerkstelligen.
Was aber, wenn Termine im Netzwerk-Terminkalender eingetragen werden, der Chef aber gleichzeitig auf dem mitgeführten Ausdruck einen Termin einträgt?
Nun, die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Fall eintritt, ist natürlich stark von der Terminfrequenz der Personen im Betrieb abhängig, aber wohl meist nicht unbedingt eine konkrete ‚Gefahr’. Wichtig ist es zu sehen, dass dieses Problem aber noch gravierender ist, wenn der Chef seinen ‚Terminplaner’ beim Kundentermin mit dabei hat. Denn dann hat man im Büro überhaupt keine Möglichkeit, in diesen Terminplan Einsicht zu nehmen. Ein Termin mit einem Kunden könnte dann nur vereinbart werden in Rücksprache mit dem Chef. Oder das Terminplanbuch verbliebe im Betrieb. Dann allerdings könnte der Chef eigentlich nur in Rücksprache mit dem Büro Termine fixieren.
Mobil und doch mit EDV-Unterstützung
Natürlich lässt sich die Abwicklung der Terminplanung hinsichtlich der Mobilität noch deutlich verbessern. Wenn der ‚Besitzer’ des Terminkalenders ein Notebook, einen PDA oder ein Handy besitzt, dann lassen sich Termine jederzeit an diesen Geräten ablesen und erfassen. Befindet sich die Person im Büro, dann wird das mobile Gerät an den PC angeschlossen. Die Daten werden dann abgeglichen und synchronisiert. Dann ist sofort wieder überall der aktuelle und gleiche Datenbestand verfügbar.
Die Einführung einer EDV-gestützten Terminplanung erfordert von den betroffenen Personen natürlich konsequentes Mitmachen: Ohne Eintragen wirklich sämtlicher Daten ist der Kalender im Computer nutzlos. Ist der Kalender jedoch einmal eingeführt und hat man sich nach einer gewissen Umstellungszeit an das System gewöhnt, so bringt er eine Menge Vorteile. Für die betroffene Person, aber auch natürlich für das Unternehmen. ■
Einführung
Bei der Einführung einer PC-gestützten Terminplanung sollten einige Punkte beachtet werden:
- Auswählen einer geeigneten Software zur Terminplanung nach den im Betrieb gegebenen Anforderungen (z. B. Anbindung an die Branchensoftware oder mobile Geräte)
- Vorstellung des Projektes bei allen beteiligten Personen
- Gemeinsames Ausarbeiten des zu verwendenden Schemas
- Start in die Probephase, ggf. schrittweise Einführung
- Gemeinsame Besprechung der Probephase
- Erarbeiten von Verbesserungsmöglichkeiten
- Anbindung an Branchensoftware (Projektdaten und -termine)
- Anbindung an Kapazitätsplanung
- Anbindung an mobile Geräte (Notebook, PDA, Handy)
- Verwaltung von Ressourcen (z. B. Fahrzeuge)
- Übersichtliche Ansichten und Ausdrucke
- Möglichkeiten zur farblichen
- Netzwerkfähigkeit
- Multi-User-Fähigkeit
Anforderungen
Nachfolgend einige beispielhafte Anforderungen an ein Terminplanungsprogramm:
Gestaltung
Teilen:
