Zahlen im Griff?

Zu selten haben Handwerker einen Überblick über ihre kaufmännische, also betriebswirtschaftliche Situation. Die vorhandenen Datenbestände des Auftrags- und Rechnungswesens werden eher selten ausgewertet und aufbereitet. Dadurch fehlen wichtige Kontrollfunktionen und in der Folge die Möglichkeit der gezielten Steuerung des Betriebs.

Um im Geschäft zu bleiben, sollte jeder Betriebsinhaber wissen, wie sein Unternehmen wirtschaftet, wie er sich am besten vermarktet, wie der Markt aussieht und wie er Angebote und Kosten richtig kalkuliert. Deshalb müssen sich die Betriebe neben ihrer handwerklichen Tätigkeit ebenso mit kaufmännischen Fragen und Steuerungsinstrumenten beschäftigen, um in jeder betrieblichen Situation die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Controlling steht als Oberbegriff für diese Art der kaufmännischen Betriebs-Steuerung.

Eine Studie von Dr. Markus Glasl, dem stellvertretenden Geschäftsführer am Münchner Ludwig-Fröhler-Institut für Handwerkswissenschaften, beweist: Betriebe, die über ein gut funktionierendes und ausgebautes Rechnungswesen sowie über eine moderne Kosten- und Erlösrechnung verfügen (eine Form des Controlling), sind wesentlich erfolgreicher im Markt als ihre Mitbewerber ohne Controlling.

Grundsätzlich unterschieden wird zwischen operativem und strategischem Controlling: Operatives Controlling bezieht sich auf bestimmte, kurzfristige Zeiträume (z. B. das Geschäftsjahr) und zielt hauptsächlich auf die Erhaltung der Liquidität und die Sicherung der Rentabilität ab. Strategisches Controlling beschäftigt sich mit der längerfristigen Firmenpolitik. Hier sammelt, strukturiert und interpretiert man Informationsdaten über längere Zeiträume, um zukunftsweisende Signale für das Unternehmen zu erkennen.

Während die Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung für jeden Betrieb Pflicht ist, ist Controlling freiwillig. Zu Controlling-Instrumenten zählen unter anderem die Budgetierung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, die Liquiditätsplanung und betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Sie dienen sowohl zur Ermittlung der Liquidität und Rentabilität als auch zur Feststellung der eigenen betrieblichen Leistung, zur Bestimmung der Auslastung des Betriebes und zur Budgetkontrolle, zur Bilanzierung und Bilanzanalyse.

Auch wer kein Controlling in seinem Unternehmen durchführt, der verfügt in der Regel über eine Buchhaltungs- oder – besser noch – eine spezifische Handwerkerlösung, mit der er Angebote kalkulieren kann, Aufträge bestätigt, Material bestellt und Rechnungen schreibt.

Alle Daten zu allen Vorgängen, die mittels Software bearbeitet werden, legt solch eine Branchensoftware in einer Datenbank ab, auf die es, nachdem der Benutzer bestimmte Auswertungsfunktionen aufruft, zugreift und diese automatisch unter Zuhilfenahme der entsprechenden Formel entweder in Tabellenform oder als Diagramm ausgibt.

In der Regel verfügen diese Lösungen über integrierte Auswertungsmöglichkeiten, beispielsweise zu Umsätzen pro Kunde, zum Materialaufwand, zu Fixkosten, für die Kalkulation von Stundensätzen, Aufschlagskalkulationen, Monatsvergleiche und mehr. Eine Offene-Posten-Verwaltung oder auch Nachkalkulation lassen sich gegebenenfalls hinzukaufen.

Wer umfangreichere oder individuellere Auswertungen wünscht, kann diese teilweise entweder im Programm individuell erstellen oder aber, darüber verfügen die meisten Handwerkerprogramme, beispielsweise nach Excel exportieren und dort beliebig weiterverarbeiten. Der Nachteil von Excel-Lösungen: Verändern sich Werte, beispielsweise durch neue Aufträge, Zahlungen oder dergleichen, müssen jedes Mal händisch alle Daten entweder in Excel ergänzt oder neu exportiert und alle Tabellen, Auswertungen und Übersichten gegebenenfalls neu berechnet werden. Die Fehlerquote steigt so erheblich.

Fazit: Für jeden Handwerksbetrieb lohnt es sich, die in den Handwerkersoftwarelösungen integrierten Controlling-Funktionalitäten zu nutzen. Damit verschaffen sie sich nicht nur einen Überblick über die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Preiskalkulationen und Deckungsbeiträge, sowie über die eigene finanzielle Situation. Sie unterstützen sie dabei, den Betrieb auch kaufmännisch umsichtig zu führen, bei Bedarf Kreditverhandlungen professionell vorzubereiten, abgewickelte Projekte nachzukalkulieren und das Forderungsmanagement im Griff zu behalten. In der Regel reichen die in einer guten Handwerkersoftwarelösung enthaltenen Controlling-Funktionen für die geschäftlichen Anforderungen bereits aus, so dass sich Handwerksbetriebe die Investitionen in teilweise kostspielige Spezial-Controlling Software in diesen Fällen sparen können. Controlling verbessert nachweislich den Unternehmenserfolg. (Ulli Pesch) ■