Kennen Sie das? Sie nehmen ein Schriftstück in die Hand und wissen im Moment nicht, was Sie damit tun sollen. Das Papier landet auf einem Papierstapel. So mischen sich verschiedene Dinge: Sachen, die zum Bearbeiten sind, Sachen, die zum Ablegen sind, oder Sachen, die zum Wegwerfen sind, und Sie verlieren den Überblick. Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach Unterlagen und schichten möglicherweise Ihre Stapel mehrmals um.
Ein Papierstapel mit gemischten Unterlagen heißt immer: Hier wurde noch keine klare Entscheidung getroffen.
Beispiel 1 – Wegwerfen: Unterlagen zum Wegwerfen, wurden erst mal aufgehoben. Der Grund: „Vielleicht kann ich das irgendwann einmal gebrauchen …?“ oder „Wenn ich mal Zeit habe, schaue ich mir die Unterlagen wieder an …“ (die Zeit haben Sie nie!).
Beispiel 2 – Bearbeiten: Für den Fall, dass das Schriftstück zum Bearbeiten ist, legen Sie gleich fest, wann Sie es wieder in die Hand nehmen möchten und legen es entsprechend in Ihr Wiedervorlagesystem ab.
Papierstapel sind sehr gefährlich! Sie neigen dazu, sich zu vermehren. Dafür können Sie meistens gar nichts?! Prüfen Sie, ob Ihr Schreibtisch und Ihre Schränke frei sind von Papierstapeln. Falls nicht, beseitigen Sie diese schnellstens.
Nehmen Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand und treffen Sie gleich eine Entscheidung: wegwerfen, ablegen oder bearbeiten.
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