Sorgen Sie für klare Verhältnisse!

Von Michael Borchardt

Der menschliche Organismus wird nur solange am Leben bleiben und existieren, solange seine “Organe” die ihnen zugeteilten Funktionen auch ordnungsgemäß erfüllen. So sorgt z.B. die Lunge für die Zufuhr von ausreichend Sauerstoff, das Herz für die Blutversorgung und das Nervensystem für den Informationsfluß. Sobald eines dieser Organe ausfällt, wird der Gesamtorganismus in seiner Existenz gefährdet. Spätestens dann gehen wir ganz selbstverständlich zum Arzt und lassen eine Diagnose erstellen. Mit der richtigen Therapie und den passenden Medikamenten sorgen wir dann dafür, daß unser “System” wieder in Ordnung gebracht wird, daß also alle Organe in der richtigen Weise zusammenarbeiten.

Für den menschlichen Körper ist es ganz selbstverständlich, daß jedes Organ ausschließlich seine ureigene, ihm zugedachte Funktion ausfüllt. So käme wohl niemand auf die Idee zu erwarten, daß beispielsweise das Herz gleichzeitig die Verdauung unserer Nahrung übernimmt, wenn die Verdauungsorgane ausgefallen sind. Dem zentralen Nervensystem kommt dabei eine ganz besondere Bedeutung zu. Denn im Gehirn laufen alle Informationen zusammen, werden ausgewertet, analysiert und entsprechend weitergeleitet. Die Aufgabe dieses “Zentralcomputers” besteht also ausschließlich darin, alle Körperfunktionen zu überwachen und zu regeln. Er hat somit die “Fäden in der Hand”. Ohne ihn läuft in biologischen Organismen gar nichts.

Auch Unternehmen sind letztlich nichts anderes als Organismen, in denen die Mitarbeiter (Organe) die Ihnen zugeteilten Aufgaben wahrnehmen und dadurch zu einem Funktionieren des gesamten Betriebes beitragen. Und ebenso wie der menschliche Körper nur so gesund ist wie jedes seiner Organe, kann auch ein Unternehmen nur dann als gesund bezeichnet werden, wenn alle seine Mitarbeiter und Abteilungen ihre Aufgaben korrekt erfüllen.

Dem Betriebsinhaber kommt dabei üblicherweise die Aufgabe des “zentrales Nervensystems” zu. Seine Arbeit besteht in erster Linie darin, alle anstehenden Aufgaben zu verteilen, zu überwachen und zu regeln. Und ebenso wie das menschliche Gehirn “nur” geistig arbeitet, sollte auch der Betriebsinhaber seine für das Überleben des Gesamtorganismus wichtigen Aufgaben kennen und gewissenhaft erledigen.

Jeder Betrieb läßt sich analog zum Modell des menschlichen Organismus in verschiedene Bereiche aufgliedern. Beispiele dafür sind in Abbildung 2 dargestellt.

Wenn ich Betriebe unter diesem Aspekt betrachte und mir dabei die Frage stelle, wie es um die Funktionstüchtigkeit der einzelnen “Organe”, also Bereiche, bestellt ist, so eröffnen sich mir sehr häufig durchaus interessante Aspekte. So läßt sich häufig beobachten, daß für die einzelnen Aufgabenbereiche nur selten eindeutig festgelegt ist, wer für den jeweiligen Bereich auch tatsächlich verantwortlich ist. “Das wird schon irgendwie geregelt.”, höre ich dann sehr häufig. Und oft bleibt vieles dann letztlich doch am “Chef” hängen. Stellen Sie sich also ruhig auch selbst einmal die Frage, wer in Ihrem Unternehmen die volle Verantwortung für die einzelnen Bereiche oder Aufgabengebiete hat. Dafür sollten Sie Ihren Betrieb zunächst einmal in die verschiedenen Funktionsbereiche “zerlegen”. Wenn Sie diese Aufgaben definiert haben, notieren Sie, wer von Ihren Mitarbeitern zur Zeit für diese Bereiche verantwortlich ist oder es zukünftig sein sollte.

Nutzen Sie diese Aufstellung auch, um sich klar vor Augen zu führen, wie viele Aufgaben Sie in der Vergangenheit womöglich selbst übernommen hatten. Und beantworten Sie sich an dieser Stelle auch die Frage, ob es Ihnen überhaupt möglich ist, alle Aufgaben mit der nötigen Sorgfalt zu erledigen und wieviel Zeit Ihnen dann noch übrig bleibt..

Spätestens jetzt kann Ihnen bewußt werden, wie wichtig es ist, daß Sie sich Freiräume verschaffen, um die Koordinations-, Kontroll- und Vertriebsaufgaben angemessen wahrnehmen zu können.

Nachdem Sie sich selbst Klarheit über die Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung in Ihrem Betrieb verschafft haben, sollten Sie diese Verteilung mit Ihren Mitarbeitern besprechen. Am geeignetsten hierfür ist eine Mitarbeiterversammlung in Form eines Seminars.

Dieses Treffen wird mindestens einen 1/2 Tag, idealerweise jedoch ein bis 1 1/2 Tage dauern. Hierfür bietet sich ein Freitagnachmittag oder ein Wochenende an, für das die Mehrzahl Ihrer Mitarbeiter auch Zeit hat. Ein solches Seminar können Sie jederzeit selbst durchführen. Wichtig ist hierbei lediglich, daß die gesamte Veranstaltung von einem Moderator geleitet wird. Wenn Sie dies nicht selbst übernehmen wollen, können Sie diese Aufgabe auch einem Mitarbeiter übertragen, der schon etwas Erfahrung in der Leitung von Gruppen hat (Leiter von Jugend- oder Freizeitgruppen). Steht im eigenen Betrieb niemand zur Verfügung, kann auch ein externer Moderator hinzugezogen werden.

a) Laden Sie alle Mitarbeiter schriftlich ein und verschicken Sie die Einladungen an deren Privatadressen.

Mit einer schriftlichen Einladung machen sie besonders deutlich, wie wichtig Ihnen diese Veranstaltung ist. Wenn dies die erste Veranstaltung dieser Art ist, so wird Ihren Mitarbeitern dadurch bewußt, daß echte Veränderungen anstehen und Sie nicht nach halbherzigen Notlösungen suchen. Gerade die Form der Schriftlichkeit unterstreicht dies. Zudem fühlt sich jeder Einzelne persönlich angesprochen und erfährt dadurch die ihm angemessene Wertschätzung. Darin liegt auch der Grund dafür, weshalb ich meinen Kunden empfehle, die Einladungen an die Privatadressen zu verschicken.

b) Legen Sie ein Tagungsprogramm fest.

Die Einladungen sollten neben den üblichen Ort- und Zeitangaben auch den Grund für die Tagung beinhalten. Machen Sie ruhig schon in der Einladung deutlich, daß es um weitreichende Veränderungen gehen wird und daß diese Veränderungen sich zum Wohl des Betriebes und der Mitarbeiter auswirken werden. Das Tagungsprogramms sollten Sie so ausführlich beschreiben, daß jeder Teilnehmer sich bereits im Vorfeld auch innerlich auf die Themen vorbereiten kann. Machen Sie auch deutlich, daß Sie auf die Ideen Ihrer Mitarbeiter angewiesen sind und deren Beteiligung maßgeblich zum Erfolg dieses Treffens beitragen wird.

Inhaltlich sollten sie zu Beginn der Tagung zunächst eine Bestandsaufnahme machen und die aktuelle Situation des Betriebes darstellen.

Dieses Resümee führt dann fast automatisch zum Thema “Ziele”. Hier können Sie zurückgreifen auf Ihre Überlegungen zu Ihren lang-, mittel- und kurzfristigen Zielen. Bevor Sie jedoch Ihre eigenen Vorstellungen zu diesem Thema präsentieren, können Sie Ihren Mitarbeitern Gelegenheit geben, deren Vorstellungen und Ideen zu diesem Thema zu schildern. Fragen Sie doch einfach einmal danach, welche Ziele Ihre Mitarbeiter haben und welche Vorstellungen Sie von den Ziele haben, die im Betrieb und durch Sie verfolgt werden.

Besprechen Sie anschließend in der Gruppe Ihre zukünftigen unternehmerischen Ziele und überprüfen Sie genau, ob diese Ziele auch von allen Mitarbeitern mit getragen werden. In der Praxis stellt sich an dieser Stelle leider immer wieder heraus, daß es in jedem Unternehmen den einen oder anderen Mitarbeiter gibt, der nur an seine eigenen Vorteile denkt. Diese Mitarbeiter sind dann kaum bereit, sich für “Ihren” Betrieb einzusetzen und sehen nur die Belastungen, mit denen ihre Arbeit verbunden ist.

Gerade aber die Gruppengespräche haben hier eine “selbst- reinigende” Wirkung: Die engagierten Teilnehmer üben dann einen nicht zu unterschätzenden Einfluß auf die “schwarzen Schafe” aus.

Erst wenn sich alle im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter über die unternehmerischen Ziele klar geworden sind und diese auch mit tragen können, sollten Sie auf das Thema “Aufgabenverteilung” eingehen.

Sammeln Sie zunächst alle Aufgaben, die im täglichen Betriebsablauf anfallen und schreiben Sie diese an ein großes Papierplakat an der Wand. Denken Sie dabei auch an Kleinigkeiten, die gleichzeitig der Auslöser für Mißmut im Betrieb sein kann: Die Ordnung im Schraubenregal, die Vollständigkeit der Montagewerkzeuge oder die Sauberkeit der Gemeinschaftsräume. Legen Sie anschließend mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam fest, wer welche Aufgaben demnächst übernehmen wird und dafür auch die volle Verantwortung übernimmt und halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. Scheuen Sie dabei nicht davor zurück, auch über Lösungen zu diskutieren, die neu oder ungewohnt sind. Gerade die unkonventionellen Lösungen bewähren sich in der Praxis sehr häufig und tragen so zur Zufriedenheit der Belegschaft bei.

3. Kommunizieren Sie Ihre Unternehmensziele

Nachdem Sie mit Ihren Mitarbeitern die Unternehmensziele erarbeitet haben, sollten Sie diese in ansprechender Form zu Papier bringen.

Einige meiner Kunden haben diese Ziele dann in im Format A3 kopiert, von allen Mitarbeitern unterschreiben lassen und eingerahmt im Büro oder der Ausstellung so aufgehängt, daß jeder Besucher sie zur Kenntnis nimmt. Natürlich hängt ein zweites Exemplar auch in der Werkstatt oder im Aufenthaltsraum. Dadurch werden auch die Mitarbeiter immer wieder daran erinnert.

Ein weiterer Schritt besteht darin, diese Unternehmensziele mit der Geschäftspost auch an Kunden und Lieferanten zu schicken. Natürlich gehen Sie damit eine große Verantwortung ein, denn Ihr Umfeld wird die Leistungen Ihres Betriebes in Zukunft daran messen, ob sie Ihren eigenen Ansprüchen auch tatsächlich genügen. Gleichzeitig machen Sie damit deutlich, daß Sie sich von Ihren Mitbewerbern hinsichtlich Qualität und Leistungsanspruch unterscheiden. Dies wird zu einem wachsenden Vertrauen bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern beitragen.

Wenn alle betrieblichen Aufgaben verteilt sind, wird im Anschluß an das Seminar für jeden Mitarbeiter ein Schnellhefter angelegt. Darin werden alle übernommenen Aufgaben festgehalten und beschrieben. Mit einem entsprechenden Register lassen sich diese noch in täglich, wöchentlich und monatlich wiederkehrende Aufgaben unterteilen. Dadurch hat der Mitarbeiter die Möglichkeit zu überprüfen, ob er seinen Verantwortungsbereich auch tatsächlich im Griff hat. Der entscheidende Vorteil ist gleichzeitig darin zu sehen, daß Sie oder die entsprechende Führungskraft ( Werkstattmeister, Montageleiter ) im Fall der Krankheit sofort wissen, welche Aufgaben anfallen und an andere Mitarbeiter delegiert werden müssen. Sollte die betreffende Stelle irgendwann neu besetzt werden, verkürzt sich zudem die Einarbeitungszeit für den Nachfolger erheblich.

Der Wettbewerb auch in der Schreinerbranche ist enorm. Kunden holen sich heute im Durchschnitt 3 Vergleichsangebote ein, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen. Aus Befragungen und Untersuchungen wissen wir allerdings, daß nur in 35 % aller Fälle auch tatsächlich der “billigste” Anbieter zum Zuge kommt. In den restlichen 65 % aller Fälle entscheiden sich Kunden aufgrund der besseren Service- oder Produktqualität für ein teureres Angebot.

Dabei stellt sich immer wieder heraus, daß es meist Kleinigkeiten waren, die letztlich den Ausschlag für eine Kaufentscheidung gegeben haben. Aus diesem Grund lohnt es sich immer, ein auch in scheinbar belanglosen Details sehr hohes Qualitätsniveau anzustreben.

Aus diesem Grund sollten Sie regelmäßig eine Stärken-/ Schwächenanalyse Ihres Betriebes vornehmen. Auch hierbei sollten alle Mitarbeiter des Betriebes einbezogen werden. Das oben beschriebene Mitarbeiter-Seminar eignet sich besonders, um diese Qualitätsanalysen im Betrieb einzuführen.

Dabei sollten Sie zunächst die Schwachstellenanalyse vornehmen. Es geht dabei um Fragen wie:

• “Worin sind uns andere Betriebe überlegen ?”

• “Was stört uns an unserem Betrieb ?”

• “Was stört unsere Kunden an unserem Betrieb ?”

• “Was können wir noch besser machen ?”

Für eine solche Analyse hat sich die “Kartenabfrage” sehr bewährt:

Jeder Beteiligte erhält dabei mehrere Karteikärtchen und notiert entweder für sich allein oder gemeinsam mit ein oder zwei Kollegen, was ihm zu den entsprechenden Fragen einfällt.

Dabei gelten 3 Regeln:

• Es sollen auch scheinbar unwichtige Dinge notiert werden.

• Pro Kärtchen nur eine Idee oder ein Stichwort aufschreiben

• Geschrieben wird mit dicken Filzstiften, so daß alle Anwesenden die Kärtchen lesen können.

An einer Wand im Raum ist dann ein großer Bogen Packpapier befestigt worden. Nach einer bestimmten Zeit “präsentiert” jeder Anwesende seine Ideen, indem er die Kärtchen auf den Packpapierbogen klebt und erklärt, was damit gemeint ist. Dabei sollen keine Wertungen von anderen Anwesenden abgegeben werden. Wenn jeder seine Kärtchen vorgetragen und befestigt hat, werden diese zu Themengruppen sortiert. Erst dann werden die Ergebnisse diskutiert. Das vorrangige Ziel dabei ist es, Maßnahmen und Veränderungen zu beschießen, die dann in der Praxis auch tatsächlich umgesetzt werden.

Anschließend führen Sie eine Stärkenanalyse nach dem gleichen Schema durch.

Diese Stärken-/Schwächenananlyse sollten Sie 2 mal jährlich durchführen. Auf diese Weise wird Ihnen und Ihrer Belegschaft bewußt, welche Veränderungen bzw. Verbesserungen sie sich bereits erarbeitet haben und in welchen Bereichen noch immer Optimierungen möglich sind. Zudem ist ja auch jeder Betrieb, ebenso wie der mensch-liche Körper, ständigen Veränderungen unterworfen, so daß sich auch das Stärken- und Schwächenprofil immer wieder verändern wird.

Als Ergebnis solcher internen Maßnahmen wird mir immer wieder bestätigt, daß sich nicht nur die Qualität des Betriebes allgemein verbessert, sondern daß auch die Mitarbeiter viel motivierter sind. Speziell das Thema Mitarbeitermotivation wird in einem der nachfolgenden Artikel ausführlich behandelt.

Natürlich ist jede Mitarbeiterveranstaltung immer auch eine zusätzliche Belastung. Die investierte Arbeit und Zeit ist angesichts der möglichen Ergebnisse allerdings eine sehr lohnende Investition, da nicht nur das Betriebsklima allgemein verbessert werden kann. Auch die Produktivität und die Kundenzufriedenheit sind bei den mir bekannten Betrieben deutlich gestiegen. Und auch hier ist es wie mit vielen Dingen im Leben: Wer die anfängliche Scheu überwunden und es einmal ausprobiert hat, tut es immer wieder.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, setzen Sie sich bitte direkt mit dem Autor in Verbindung:

Michael Borchardt – Corporate Sales Training – Wolfgangstr. 13, 85098 Großmehring, Tel: 0 84 07/ 93 01-44; Fax: ~/93 01-46. n

• Hat jeder Mitarbeiter seine festgelegten, eindeutig beschriebenen Aufgaben und kennt er diese ?

• Erfüllt er diese Aufgaben auch zuverlässig ?

• Hat jeder Mitarbeiter auch tatsächlich die Verantwortung für seinen Aufgabenbereich übernommen ?

• Wie ist in Ihrem Betrieb das “Zentralnervensystem” organisiert?

• Wie gesund ist Ihr “Organismus Schreinerei” ?