Was kost’s, was bringt’s?

Wir möchten hier einige betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und Wechselbeziehungen zwischen den eingesetzten EDV-Systemen, den Geschäftsprozessen in einem Unternehmen und den Kosten herstellen. Dies ist wichtig, denn die meisten Unternehmen haben derzeit noch ein Einsparungspotenzial von 10 – 15 Prozent im Bereich der Administrationskosten. Und genau das gilt es in diesen nicht ganz einfachen Zeiten zu aktivieren.

Zunächst scheint die Antwort tatsächlich einfach zu sein. Schließlich haben Sie für den EDV-Bereich ein Budget aufgestellt, und die Kosten finden sich in der Bilanz bzw. im Monatsabschluss. Hier stehen die Ausgaben für Hardware, Softwarelizenzkosten, Wartungsgebühren und für evtl. Softwarelieferanten. Da können schon ganz schöne Summen zusammenkommen, und den meisten Unternehmern ist dieser Kostenblock unangenehm. Aber ist das alles? Bei weitem nicht.

Zusätzlich zu den Kosten in der Bilanz müssen noch die IT-bezogenen Arbeitskosten Ihrer Mitarbeiter hinzugerechnet werden. Es reicht nicht, hier die reinen Personalkosten anzusetzen, vielmehr müssen die Vollkosten der Mitarbeiter (Arbeitsplatz, Krankenstand, Fluktuation etc.) berücksichtigt werden. Dies betrifft die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der EDV-Abteilung (falls vorhanden) sowie allen weiteren, die sich mit dem Thema beschäftigen: Da werden Stammdaten gepflegt, Reports erstellt, Layouts entworfen, Excel-Abfragen vorgenommen usw.

Manche Unternehmen lassen sogar die Software im eigenen Haus entwickeln – sehr verführerisch, vor allem, wenn man einen talentierten Mitarbeiter hat, der das ‘nebenher’ macht. Aber solche Lösungen stellen sich im Nachhinein oft als teuer heraus.

Für all die unter Ihnen, die bisher nur an die Bilanz gedacht haben – bei Berücksichtigung der erwähnten versteckten Kosten, dürfte die Summe Ihrer EDV-Ausgaben erheblich höher sein. Aber ist dies nun die vollständige Wahrheit?

Wie Sie wissen, hat die Wahrheit viele Gesichter und die Frage nach den Kosten kann auch eine Frage nach dem Standpunkt sein.

Gestatten Sie mir dazu ein kleines Gedankenexperiment: Wie kann ich die Kosten für EDV in meinem Unternehmen auf Null bringen? Wie gesagt, dies ist ein reines Gedankenexperiment: Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen alle Computer ab! Radikal! Was Sie damit sparen können? Das haben wir weiter oben ja festgestellt – eine erhebliche Summe, vielleicht der Schlüssel, um wieder deutlich in die schwarzen Zahlen zu kommen. Stellen Sie sich für einen Augenblick vor, diese Summe sei jedes Jahr zusätzlich verfügbar …

Noch mal: Das ist nur ein Gedankenexperiment! Sie werden sofort sagen: „Das geht nicht, ich müsste soviel Personal zusätzlich einstellen, um alle Vorgänge manuell bearbeiten zu können, und das wird unter dem Strich doch viel teurer.“

Was bedeutet das nun? Die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Tätigkeiten und die Qualität ihrer Arbeit haben etwas mit den eingesetzten EDV-Werkzeugen zu tun. Wenn es also richtig ist, dass ein komplettes Abschaffen der EDV in Ihrem Unternehmen die Kosten explodieren lässt, könnte es sich dann nicht auch lohnen, auf der anderen Seite der Skala nachzuforschen? Dazu der Versuch einer bildlichen Darstellung: Die Gesamtheit aller Prozesse in Ihrem Unternehmen, der Aufwand, den Sie damit haben und die Qualität, die Sie damit erreichen, beschreibt den aktuellen Zustand Ihrer Betriebsorganisation und damit auch der eingesetzten Informationstechnologie. Wenn Sie sich nun von diesem Status-Quo wegbewegen, hin zu einer drastisch reduzierten EDV-Unterstützung, wird es insgesamt wesentlich teurer für Sie, die Kosten steigen. Aber der Status Quo muss ja nicht die kostengünstigste Lösung sein. Was könnte man erreichen, wenn man die Unterstützung aller Prozesse durch EDV-Lösungen weiter verbessert?

Stellen Sie sich vor, Sie hätten in Ihrem Unternehmen die ideale Organisation mit der idealen EDV-Lösung verwirklicht: Welche Kosten hätten Sie dann noch für die Summe der zu bearbeitenden Geschäftsprozesse? Und welche weitergehenden Ziele ließen sich damit erreichen? Die ideale EDV-Lösung und ebenso die ideale Organisation gibt es nicht, werden Sie sagen. Das stimmt zwar, aber für Ihr Unternehmen ist es von vitaler Bedeutung, wie weit Sie vom Optimum entfernt sind und wie nahe Sie ihm kommen können!

Jetzt können wir das Resümee aus unserem kleinen Gedankenexperiment ziehen: Die wahren Kosten in Ihrem EDV-Sektor liegen im wesentlichen nicht in dem, was Sie zurzeit an Geld aufwenden, sondern in dem, was Ihnen dadurch verloren geht, dass Sie vom idealen Zustand zu weit entfernt sind, weil Sie zu wenig aufwenden.

Ein abstrakter Gedanke? Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen 3000 m2 großen Zierrasen hinter Ihrem Haus und müssten ihn jede Woche mähen. Da Sie sich über die dabei anfallenden Kosten für einen Rasenmäher, die wiederkehrenden Kosten für Benzin oder Strom, Wartung und Reparaturen ärgern, entscheiden Sie sich für ein preisgünstiges, rein mechanisches Modell, das ohne Elektrizität und Benzin auskommt. Sie brauchen nur starke Muskeln, noch stärkere Nerven und sehr, sehr viel Zeit. Ihr Nachbar mit seinem potenten Benzin- oder Elektromäher hat nur scheinbar höhere Kosten, denn er spart Zeit, Kraft und Nerven. Er ist näher am Idealzustand als Sie und Sie haben evidente Schwächen in der Organisation Ihrer Gartenarbeit.

Vom Rasen zurück in Ihr Unternehmen: Um welche Beträge geht es? Dafür gibt es so viele Antworten wie Unternehmen. Ihr primäres Einsparpotenzial ist so hoch wie der Betrag, den Sie im administrativen Bereich regelmäßig durch unterlassene Investitionen in IT und Organisation verlieren. Hier sprechen wir über rund 15 Prozent der gesamten Administrationskosten. Hinzu komen Einsparungen durch verbesserte Produktivität, verbesserte Logistik, bessere Lieferfähigkeit etc., die sich nur bei individueller Betrachtung seriös quantifizieren lassen.

Die wahren Kosten entstehen durch das, was Sie unterlassen. Viele Branchen haben uns schon vorgemacht, was mit durchgängigen und leistungsfähigen EDV-Systemen möglich ist – im Fenster- und Türenbau gibt es einen enormen Nachholbedarf. Das ist Ihre Chance: Wer jetzt auf eine durchgängige Modernisierung von Organisation und IT setzt, wird besser sein als der Durchschnitt der Branche. Lassen Sie uns an dieser Stelle etwas konkreter werden und Beispiele suchen. Es gibt viele Möglichkeiten, organisatorische und fertigungstechnische Abläufe mit Hilfe der Computertechnik und dem Ziel der Kostensenkung zu optimieren. Das lässt sich auch stufenweise angehen, um die Investitionskosten über ein gewisses Zeitfenster zu verteilen. Wesentlich für den Erfolg solcher Maßnahmen ist es allerdings, mit großer Sorgfalt einen betriebsindividuellen Fahrplan zu erarbeiten, an dessen Ende ein klar definiertes Ziel steht.

Moderne branchenspezifische EDV-Lösungen jüngster Generation für Bauelementehersteller bieten in diesem Zusammenhang vielfältige und teilweise ganz neue Möglichkeiten bzw. Tools für die nachhaltige Optimierung quer durch alle betrieblichen Bereiche.

Just in time: Beginnen wir bei den Beispielen mit einem übergreifenden Bereich, der die gesamte Prozesskette in der Verwaltung, also vom Auftragseingang bis zur Faktura, umfasst. Sicher haben die meisten Unternehmen ein EDV-System, mit dem sich die Dokumente Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erzeugen lassen.

Der Prozessablauf selber, die Einhaltung der Termine, was zu welchem Zeitpunkt erfolgen muss – dies erfolgt in der Regel manuell und auf Basis einer Papierakte. Wann etwas bestellt werden muss, wann es geliefert werden muss u. a., kann ein EDV-System überwachen und automatisch berechnen. Kein Termin kann vergessen werden. Die gesamte Prozesskette wird papierlos abgebildet – alle Informationen, Termine, Bestellvorschläge sind im EDV System organisiert. Mit anderen Worten: Alle Prozesse „Just in time“ organisiert. Dies ist ein großer Sprung in der Verwaltung und birgt ein großes Potenzial für Einsparungen.

Einkauf und Rechnungsprüfung: Ein modernes EDV-System erzeugt automatisch alle Bestellvorschläge – sowohl für Material, das auftragsbezogen zu beschaffen ist, als auch für Lagermaterial, das auf Basis aktueller Reservierungen bestellt wird. Dies ist ein weitgehend automatisierter Prozess bis hin zur Rechnungsprüfung. Die Eingangsrechnung kann direkt der mit Preisen ausgeführten Bestellung gegenübergestellt und verbucht werden. Manche Lieferanten sind schon in der Lage, den gesamten Prozess von der Bestellung über Avis bis hin zu Lieferschein und Rechnung elektronisch abzuwickeln – gute EDV-Systeme für die Branche können dies auch.

Statusinformationen: Elemente oder Halbfertigprodukte, die mit einem Barcode versehen sind, können leicht mit einem stationären Scanner an einem Arbeitsplatz gemeldet werden.

Diese Informationen werden zentral in einem DV System gesammelt und können an einem Fertigungsleitstand abgerufen werden. Jederzeit genau wissen, wo sich der Auftrag gerade befindet und wie der Fertigungsfortschritt ist – ohne Suchaufwand. Gleiches gilt für die kaufmännischen Stati – sämtliche Statusbuchungen können mit Datum und Uhrzeit und natürlich auch mit dem Namen des Mitarbeiters versehen werden.

Fertigungsinformation: Fertigungsinformationen auf Papier in eine Produktion zu bringen, bedeutet einen erheblichen Aufwand. Tausende von Blättern werden bedruckt, sortiert, geheftet, verteilt und, was die meiste Zeit kostet, gesucht. Ein Computermonitor am Arbeitsplatz zeigt genau die Information, die an dem Arbeitsplatz benötigt wird, zum richtigen Zeitpunkt. Es gibt kein Suchen nach Papieren. Das funktioniert übrigens nicht nur in der Serienfertigung!

Materialverfügbarkeit: Wer kennt das nicht – da liegt das Bauteil auf der Werkbank, das bestellte Zubehör ist nicht aufzufinden. Der Mitarbeiter hat alles abgesucht, dann seinen Kollegen gefragt und man hat gemeinsam gesucht, dann den Fertigungsleiter gefragt und der hat im Einkauf nachgefragt. Nicht nur der Ärger, etwas nicht termingerecht fertig stellen zu können, sondern auch die unproduktiven Suchzeiten sind ein Ärgernis. Ein modernes EDV-System kann den Termin der Warenlieferung optimal planen – passend zum Lieferkalender Ihres Lieferanten.

Das erhöht die Prozesssicherheit. Dennoch kann es passieren, dass die Ware nicht termingerecht kommt. In diesem Falle kann das EDV-System den Mitarbeiter aber rechtzeitig darüber informieren, dass noch Zubehörteile fehlen. Man kann umorganisieren, zumindest aber braucht man nicht mehr zu suchen.

Suchaufwand: In vielen Fertigungsabläufen sind Puffer in einem beschränkten Rahmen vorgesehen. Wenn diese nicht verwaltet sind, führt dies zu einem teilweise sehr hohen Suchaufwand. Als Beispiel sei hier der Flügelpuffer genannt. Wenn der Rahmen zum Verheiraten kommt, muss der passende Flügel gesucht werden – das ist zeitaufwändig. Ein intelligentes System verwaltet die Fachnummern der fertigen Flügel und zeigt an, wo man sie finden kann. Falls ein Flügel fehlen sollte, wird der Rahmen kurz „geparkt“. Das EDV-System meldet sich automatisch, wenn der fehlende Flügel eingetroffen ist. Diese Methode in abgewandelter Form ist in vielen Bereichen einer Produktion anwendbar. Zum Beispiel am Arbeitsplatz Verglasen – wenn der Glaslieferant die Bocknummer oder die Fachnummer elektronisch bekannt gibt, kann direkt am Monitor angezeigt werden, wo die Scheibe steht.

Beipack: Hier geht viel Effizienz verloren, und es kommt immer wieder zu Ärger mit dem Kunden, weil etwas fehlt. Auch hier kann ein EDV-System sehr nützlich sein. Es gibt einen Arbeitsplatz, an dem der Beipack verpackt wird. Im EDV System wird die Anzahl der Bunde, Pakete und Kartons erfasst und dem Lieferschein zugebucht. Gleichzeitig wird für den Beipack ein Barcodetikett gedruckt und ein Lagerplatz vergeben, auf dem dieser bis zum Versandtermin abgelegt wird. Das bedeutet: Kein Suchaufwand und vollständige Kontrolle des Prozesses.

Fertigwarenlager/Suchaufwand im Versand: Elemente, die fertig sind, aber noch nicht verladen werden, müssen im Versandlager abgestellt werden. Dazu kommen noch die Elemente, die zugekauft werden, weil eine eigene Produktion nicht lohnt. Oft stellt die Fertigung die Elemente einfach dort ab, wo Platz ist, und der Versand muss bei der Kommissionierung mit erheblichem Suchaufwand kämpfen. Dies wird besonders deutlich, wenn einmal ein Element fehlen sollte – nachdem alles abgesucht ist, fängt man in der Fertigung an zu suchen. Ein modernes EDV-System verwaltet den Ort, an dem sich die Elemente befinden. Die Kommissionierung erhält dann auf Basis der Tour eine Packliste, auf der für alle Elemente, für die Beipackgebinde und für die fremdbezogenen Güter, der genaue Abstellplatz ausgewiesen wird. Und abermals gilt: Kein Suchaufwand. Sie glauben nicht, wie effizient das Kommissionieren damit sein kann. Alles, was verladen wird, kann unmittelbar beim Einladen in den LKW noch einmal per Barcode identifiziert werden – damit erhalten Sie volle Sicherheit, alles geladen zu haben, auch den Beipack.

Die vorgenannten Beispiele sind nur eine Auswahl von Möglichkeiten, die internen Abläufe zu verbessern und kostengünstiger zu arbeiten. Welches Thema bei der EDV-Optimierung im Vordergrund steht, ist natürlich für jedes Unternehmen unterschiedlich. Aber eins ist klar: Nur Unternehmen mit einer Top-Organisation sind für den harten Wettbewerb gerüstet.

Viele der angesprochenen Themen betreffen Computeranwendungen im Sinne eines Fertigungsleitrechners. Der Fertigungsablauf wird durch solch ein System direkt beeinflusst und in der Regel auch sprunghaft verbessert.

Es lohnt sich also, über neue und optimierte Wege nachzudenken, um den Fertigungsablauf drastisch zu verbessern und effektiver zu gestalten. ■