Die Autorin: Brigitte Jahn vermittelt in Seminaren, Workshops und Vorträgen Wissen zu den Themen Büroorganisation und Zeitmanagement.www.bueromanagement-jahn.de
BM-Orgatipp Nr. 2

Datensicherheit: der Reißwolf

Fast in jedem Büro steht ein kleines Gerät, das aussieht wie ein Papierkorb mit Aufsatz: ein handelsüblicher Aktenvernichter. Viele glauben, damit Daten und Akten sicher zu entsorgen. Weit gefehlt: In vielen Fällen können Papiere auch nach der scheinbaren Vernichtung wiederhergestellt werden. Beachten Sie deshalb die DIN 32757 und die einzelnen Sicherheitsstufen:

Sicherheitsstufe 1, empfohlen für allgemeines Schriftgut: Papierschnitt ist ohne Schwierigkeiten wieder herstellbar, daher nur in Privathaushalten einsetzbar.
Sicherheitsstufe 2, empfohlen für nicht besonders vertrauliche Schriftstücke: Der Streifenschnitt ist kleiner als bei Sicherheitsstufe 1, kann aber auch ohne großen Aufwand wieder zusammengesetzt werden.
Sicherheitsstufe 3, empfohlen für vertrauliches Schriftgut, z. B. Personalakten: Papierschnitt kann nur mit erheblichem Aufwand wiederhergestellt werden.
Sicherheitsstufe 4, empfohlen für geheim zu haltende Schriftstücke: Für die Zusammensetzung muss Spezialgerät angewendet werden, deshalb empfehlenswert für Unterlagen, die über das Fortbestehen der Firma entscheiden könnten!
Sicherheitsstufe 5 für maximale Sicherheit: Dieser Papierschnitt kann nach derzeitigem technischen Stand nicht wiederhergestellt werden.
Bei größeren Dokumentenmengen können Sie auch ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen beauftragen. Lassen Sie sich eine Bestätigung über die ordnungsgemäße Vernichtung der Unterlagen ausstellen.