Digitale Buchführung

Schon GoBD-konform?

Wer sich an sie hält, bleibt bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite. Doch nur wenige kennen die Grundsätze zur elektronischen Buchführung. Halten Sie und Ihre Branchensoftware die nötigen Unterlagen GoBD-konform für den Fiskus bereit?

Von Marian Behaneck

In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, legt das Bundesfinanzministerium Regeln für eine IT-gestützte Buchhaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente fest.

Durch die bereits am 1. Januar 2015 in Kraft getretene GoBD-Verwaltungsvorschrift sollen Manipulationsmöglichkeiten verringert, aber auch Papierbelege und elektronische Belege in der Buchhaltung gleichgestellt werden. Die GoBD betreffen alle Unternehmensbereiche, in denen steuerrelevante Daten entstehen – beispielsweise in der Anlagen- und Lohnbuchhaltung, aber auch in der Waren- und Materialwirtschaft, der Zeiterfassung etc.

Welche Regeln sind zu beachten?

Für Unternehmen, die sich an den seit dem 14. Dezember 1995 geltenden Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie an den seit 1. Januar 2002 geltenden Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) orientieren, ändert sich durch die GoBD nichts Wesentliches.

Überprüft wird die Einhaltung der GoBD von Prüfern des Finanzamtes im Rahmen von Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder allgemeinen Betriebsprüfungen.

Werden dabei Mängel oder sogar Verstöße entdeckt, drohen dem Betrieb Schätzungen über Umsatz und Gewinn.

Geprüft werden folgende Punkte:

  • Zeitgerechte Erfassung: Bargeschäfte wie Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Unbare Geschäftsvorfälle sollten innerhalb von 10 Tagen, spätestens bis zum Ablauf des folgenden Monats buchhalterisch erfasst werden.
  • Unveränderbarkeit: Alle steuerlich relevanten Daten im Unternehmen müssen so archiviert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich sind. Sind Änderungen notwendig, müssen sie nachvollziehbar protokolliert werden. Protokolliert werden müssen auch Änderungen in der Anwendersoftware oder in den Stammdaten. Bestimmte Office-Datenformate (z. B. Word oder Excel) und Aufbewahrungsformen (Dateisysteme) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die GoBD-Anforderungen. Zum Unveränderbarkeitsgrundsatz gehört auch die Verwendung unveränderbarer Datenträger (z.B. CD-ROM).
  • Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden. Steuerlich relevante Daten müssen sechs (z. B. Frachtbriefe, Kalkulationsunterlagen oder Handelsbriefe) bis zehn Jahre (z. B. Bilanzen, Rechnungen oder Verträge) aufbewahrt werden.
  • Nachvollziehbarkeit: Keine Buchung ohne Beleg! Die Aufzeichnungen müssen zudem vom Betriebsprüfer oder sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein. Das setzt voraus, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle von der Entstehung über die Abwicklung bis zur Buchung lückenlos nachvollzogen werden können.
    Zusätzlich sind Unternehmer verpflichtet, interne Kontrollsysteme für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften einzurichten. Dazu gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen ebenso wie Plausibilitätsprüfungen oder auch Dateneingabe- und Verarbeitungskontrollen bzw. Maßnahmen zur IT- und Datensicherheit.
    Werden steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt oder Papierbelege elektronisch archiviert und die Originalbelege vernichtet, ist eine unternehmensinterne Verfahrensdokumentation erforderlich.
  • Verfügbarkeit: Für steuerlich relevante Daten gilt nicht nur die zuvor genannte Aufbewahrungspflicht. Die Daten müssen auch so vorgehalten werden, dass ein Prüfer jederzeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf die Daten zugreifen und diese zu Prüfzwecken digital analysieren kann. Wechselt man eine buchhalterisch relevante Software, muss man das alte System für einen möglichen Datenzugriff vorhalten.

Wann ist Software „GoBD-konform“?

Die GoBD betreffen in erster Linie Arbeits- und Verfahrensprozesse in den Unternehmen, sind aber auch für bestimmte Softwarewerkzeuge relevant. Da die GoBD-Regeln auf den schon länger gültigen GoBS- und GDPdU-Grundsätzen aufbauen, haben viele Hersteller von Branchen-, Buchhaltungs-, Zeiterfassungs- oder Dokumentenmanagement-Programmen etc. ihre Software bereits daran angepasst, jedoch nicht alle und in unterschiedlichem Umfang.

Das sorgt aktuell für Unsicherheit bei den Softwareanwendern, zumal es auch keine Institution gibt, die GoBD-Zertifikate oder Testate zur Ordnungsmäßigkeit von DV-gestützten Buchführungssystemen ausstellt, geschweige denn allgemeingültige Aussagen zur Konformität einer Software oder Hardware trifft. Vermeintliche „GoBD-Zertifikate“ oder Aussagen zur „GoBD-Konformität“
(z. B. nach IDW PS 880) dienen den Werbezwecken der Hersteller, sind für Finanzbehörden aber unerheblich.

Was sollte die Software unterstützen?

Dokumentnummern sollten zum Beispiel automatisch vom Programm vergeben werden – und vom Anwender nicht mehr veränderbar sein! Im Anschluss an eine Druck- oder PDF-Ausgabe, einen E-Mailversand oder nach einem Eintrag ins Kassenbuch, einer Schlussrechnungserstellung oder einem Schnittstellen-Export sollte das betreffende Dokument daher automatisch schreibgeschützt werden und lediglich stornierbar sein.

Sobald ein steuerrelevantes Dokument an einen Kunden versandt wurde, sollte der Auftrag nicht mehr gelöscht werden können.

Ebenso muss die Software über eine Dateiablage verfügen, die Dokumente nach GoBD-Vorgaben automatisch sichert, nachvollziehbar, vollständig und richtig, zeitgerecht, ordentlich, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt und ausreichend schützt. Eventuelle nachträgliche Änderungen von Rechnungsdetails sollten von der Software protokolliert und archiviert werden. Dokumente und deren Revisionen sollten sowohl im Ausgabeformat als auch im Ursprungsformat archiviert werden.

Natürlich sollten bereits gedruckte elektronische Dokumente von protokollierten Änderungen oder Löschungen von Adressen-, Material- oder Leistungstext-Stammdaten oder von Umsatzsteuersatz-Änderungen unberührt bleiben. Steuerrelevante Daten müssen vom Steuerprüfer jederzeit digital lesbar sein und zu Prüfzwecken per IDEA-Schnittstelle analysiert werden können.

Fehlen diese oder weitere GoBD-relevanten Funktionen oder Eigenschaften in einer aktuellen Software-Version, sollte sich der Anwender mit dem Hersteller in Verbindung setzen. Allerdings gibt es auch mit konformer Software keine Garantie, dass man tatsächlich auch GoBD-konform arbeitet. Es muss zugleich sichergestellt sein, dass die Software korrekt bedient wird und die internen Prozesse im Unternehmen GoBD-konform sind.

Was haben Unternehmen davon?

In erster Linie ist die GoBD-Verwaltungsvorschrift für Steuerbehörden gemacht, weil sie bei der Bearbeitung von Steuererklärungen und im Rahmen der Betriebsprüfung viele Vorteile und Entlastungen für Finanzbeamte schafft.

Für Steuerpflichtige bedeuten die GoBD fast nur mehr Aufwand: Sie müssen ihre betrieblichen Prozesse an die Vorgaben anpassen, gegebenenfalls neue, GoBD-konforme Softwarewerkzeuge beschaffen, bei einem Systemwechsel das alte System vorhalten und anderes mehr.

Vorteilhaft ist allerdings: Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Material, sind schneller beim Kunden, platzsparender archivierbar und per Suchbefehl schneller auffindbar (siehe BM 10/2016: Ein digitales Zugpferd). Wer seine Buchhaltung GoBD-konform einrichtet, erhält zudem wichtige Infos über sein Unternehmen durch betriebswirtschaftliche Analysen.

Die GoBD-Verwaltungsanweisung wirft aber auch Fragen auf – etwa im Hinblick auf die Unveränderbarkeit von Daten. Digitale Daten sind immer manipulierbar! Auch verschlüsselte Daten oder ausgeklügelte Sicherheitsbarrieren können von Hackern geknackt und manipuliert werden.

Außerdem entstehen viele Steuereinbußen auch deshalb, weil Einnahmen überhaupt nicht – weder analog, noch digital – gebucht werden, die GoBD deshalb überhaupt nicht greifen.


Wichtig: Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel gibt den Recherchestand des Autors zur aktuellen Rechtslage (Stand 12/2017) wieder und kann keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen, zumal spezielle Umstände oder individuelle Fallkonstellationen ebenso wenig berücksichtigt werden können, wie eine unterschiedliche praktische Umsetzung regionaler Finanzverwaltungen und/oder unterschiedliche juristische Einschätzungen von Gerichten.


Weitere Infos und Quellen

Forum elektronische Rechnung


Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.


Branchensoftware trifft GoBD – Statements von Herstellern

Sind Programme für Schreiner und Tischler richtlinien-konform?

OS-Datensysteme: „Unsere Software entspricht den GoBD-Richtlinien. Allerdings können diese von Finanzbehörden und Prüfern unterschiedlich angewendet werden. Die OSD-Software verfügt über eine ZUGFeRD-Export Schnittstelle, der Import von Kreditoren-Rechnungen ist für 2018 vorgesehen. Eine IDEA-Schnittstelle ist in wenigen Wochen verfügbar. Mehrere OSD-Kunden wurden bereits von Finanzprüfern und Steuerberatern auf GoBD angesprochen.“ www.osd.de

Sage: „GoBD-Konformität ist ein wichtiges Thema, das unsere Kunden regelmäßig anfragen. Unsere Finanzbuchhaltungssysteme entsprechen alle den GoBD-Grundsätzen. Sage 50 Handwerk erfüllt alle notwendigen Voraussetzungen für die GoBD-Konformität und über Schnittstellen zu Sage-Finanzbuchhaltungssystemen, wie Sage 50 und Sage 100 sowie zu IDEA und ZUGFeRD.“ www.sage.de

S-Plus: „SchreinerPlus verfügt in der aktuellen Version bereits über eine GoBD-Schnittstelle. Daten können jederzeit vollständig, nachvollziehbar und prüfbar ausgegeben werden. Die Unveränderbarkeit wird bis März 2018 ebenfalls realisiert. GoBD-Awenderanfragen gibt es bisher vereinzelt. Ein Betrieb wurde in diesem Jahr schon erfolgreich geprüft.“ www.splus.de