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„Darüber reden wir noch …“

Mitarbeiterführung, Teil 5: Mitarbeitergespräche für die Betriebsentwicklung nutzen
„Darüber reden wir noch …“

„Kann ich dich mal eben sprechen?“ So oder ähnlich fangen Gespräche an, in denen der Chef seinem Mitarbeiter ‚mal eben’ etwas mitteilen möchte. Tatsächlich will er oft über ein wichtiges Thema reden; manchmal gar im Beisein von Kollegen – nicht unbedingt eine gute Voraussetzung für eine konstruktive Klärung. Dabei können sorgfältig vorbereitete und regelmäßig geführte Gespräche zu einer guten Betriebsentwicklung und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Gerade in kleineren und mittleren Betrieben sind regelmäßige Mitarbeitergespräche eher die Ausnahme. Fragen Sie sich einmal, was Sie daran hindert, sich diese Zeit zu nehmen. Ist es vielleicht, weil Sie glauben, das Wichtigste über die Mitarbeiter sowieso schon zu wissen, oder weil Sie in der Hektik des Alltags kaum die Zeit finden? Dabei kann die Zeit, die man sich außerhalb des Tagesgeschäfts nimmt, an anderer Stelle durchaus zu Zeitersparnis führen, z. B. weil Missverständnisse weniger werden, weil die Mitarbeiter gezielter eingesetzt werden können oder weil die Mitarbeiter sich besser wahrgenommen und verstanden fühlen und dadurch motivierter arbeiten. Regelmäßige Mitarbeitergespräche brauchen nicht ständig stattzufinden. Ein einziges ruhiges, ausführliches Gespräch im Jahr kann durchaus genügen.

Was sind wichtige Themen, die im Rahmen eines solchen Gesprächs zur Sprache kommen können? Zu unterscheiden ist hier zwischen Gesprächen, in denen es um „den Stand der Dinge“ geht und solchen, die akute Anlässe haben, z. B. gravierende Kritik oder Konflikte.
In allgemeinen Gesprächen geht es darum festzustellen, wie zufrieden Sie mit dem Mitarbeiter sind, wo Sie Entwicklungsmöglichkeiten sehen. Es geht darum, Klarheit darüber zu erhalten, wie sich der Mitarbeiter im Betrieb fühlt, evtl. auch, ob es Einflüsse aus dem Privatleben auf die Arbeit gibt, um zu einer für alle guten Lösung zu kommen. Besprechen Sie, was Sie sich wünschen, auch im Hinblick auf fachliche Weiterentwicklung oder Fortbildungen. Braucht der Mitarbeiter bei bestimmten Themen Unterstützung? Fragen Sie nach, ob der Mitarbeiter selbst Wünsche in dieser Richtung oder an den Betrieb und die Arbeit allgemein hat. Geben Sie einem allgemeinen Austausch genügend Raum.
Wenn Sie Kritik haben, äußern Sie sie möglichst konkret und an Beispielen und vergessen Sie nicht, auch das konkret anzusprechen, womit Sie zufrieden sind (vgl. den Artikel BM 07/08). Bei Verbesserungswünschen treffen Sie konkrete Vereinbarungen, was Sie erwarten und bis wann (ein kleiner Hinweis: Wenn Sie solche Vereinbarungen treffen, vergessen Sie nicht nachzuprüfen, ob sie eingehalten werden, und darüber eine Rückmeldung zu geben, nämlich, wenn nötig zu klären, was eine Umsetzung verhindert hat, bzw. rückzumelden, dass es jetzt in Ihrem Sinne läuft).
Gespräche, die einen konkreten Anlass haben, wie z. B. Kritik am Arbeitsverhalten oder Konflikte, sollten zeitnah durchgeführt werden, so dass die Erinnerung noch frisch und konkret ist. Auch für diese Fälle setzen Sie bitte einen ruhigen und wertschätzenden Rahmen (siehe unten), damit es möglich ist, solch schwierige Themen ohne allzuviel Aufregung und Aggressivität zu führen.
Allgemein gilt:
  • 1. Kündigen Sie das Gespräch so zeitig wie möglich an, inklusive des Themas, um das es gehen soll, so dass sich auch der Mitarbeiter darauf vorbereiten kann und das Gespräch damit effektiver wird.
  • 2. Schaffen Sie einen ruhigen und geschützten Rahmen, wo Sie am besten ohne Tisch und auf gleicher Höhe miteinander reden können und wo niemand anderes mithören kann, wo Sie ungestört sind (möglichst auch vom Telefon).
  • 3. Vielleicht stellen Sie auch Getränke und etwas zum Knabbern bereit, um zu zeigen, dass Ihnen das Gespräch wichtig ist und um dem Mitarbeiter Wertschätzung zu signalisieren.
  • 4. Bereiten Sie sich vor: Was ist das Hauptziel des Gesprächs? Wie könnte der Mitarbeiter darüber denken? Was konkret haben Sie an Beobachtungen, die Sie ansprechen möchten? Was konkret sind die Erwartungen an den Mitarbeiter? Welche Wünsche und Entwicklungsvorschläge haben Sie?
  • 5. Planen Sie das Gespräch so, dass auch Ihr Mitarbeiter genügend Zeit bekommt, um sich zu äußern.
Eine gute Struktur sorgt für einen guten Gesprächsverlauf (siehe Kasten). So eingesetzt verbessern Mitarbeitergespräche das Arbeitsklima und die Chef-Mitarbeiter-Beziehung. Sie ermöglichen es, auf den einzelnen Mitarbeiter einzugehen, seine Stärken zu nutzen und an seinen Schwächen zu arbeiten. Und sie schaffen eine klare Art der Führung, wo Kritik gezielt angebracht und Entwicklung punktgenau geschehen kann.

Der Gesprächsverlauf

Checkliste

Einige wichtige Stufen im Gesprächsverlauf könnten sein:
  • 1. Bereiten Sie den Raum und das nötige Material vor.
  • 2. Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich und beginnen Sie ruhig mit etwas Small Talk.
  • 3. Formulieren Sie nochmals den Gesprächsanlass bzw. das Thema des Gesprächs.
  • 4. Erläutern Sie Ihre Sicht der Dinge und stellen Sie durch Rückfragen sicher, dass Sie richtig verstanden worden sind.
  • 5. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge darzustellen und stellen Sie dann Fragen, um zu sehen, dass Sie die entscheidenden Aspekte richtig verstanden haben (vgl. hierzu auch die Artikel in den letzten Ausgaben).
  • 6. Besprechen Sie gemeinsam, wie es weitergehen kann und treffen Sie konkrete Vereinbarungen.
  • 7. Fassen Sie nochmals die wichtigen Punkte zusammen und beenden Sie das Gespräch mit einigen wertschätzenden Bemerkungen.

Die BM-Serie im Überblick:

Teil 1: Über die Bedeutung von Vor- und Nachbesprechung

Teil 2: Eindeutige Aussagen und aktives Zuhören fördern das Verständnis füreinander

Teil 3: Zeit, die in Fragen und Zuhören investiert wird, zahlt sich aus

Teil 4: Hinweise für ein wirkungsvolles Feedback

Teil 5: Mitarbeitergespräche für die Betriebsentwicklung nutzen

Teil 6: Stellen Sie sich auf Ihre Mitarbeiter ein, gestalten Sie Ihr Führungsverhalten variabel

Teil 7: Was für ein Chef will ich sein?

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