Betriebsausflug mit Steuerbonus

Viele Unternehmen stärken mit einem Betriebsausflug den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern. Steuerlich kann es sich lohnen, die Reise mit einem Fortbildungsprogramm zu verknüpfen. Wir geben Tipps zur Planung und Durchführung.

Der Fiskus zieht bei Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen: Pro Mitarbeiter dürfen Firmen zweimal jährlich bis zu 110 Euro (brutto) steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Bei ausgedehnten Betriebsausflügen ist dieser Betrag schnell ausgeschöpft – und wird seit Anfang 2015 noch früher erreicht als bisher. Denn durch das Zollkodex-Anpassungsgesetzt wurde aus der ehemaligen Freigrenze ein Freibetrag. Mit der begrifflichen Änderung gehen weitreichende Konsequenzen einher. Zwar gelten jetzt nur noch die Kosten über dem Freibetrag als steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Allerdings müssen künftig alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden – also auch die Saalmiete oder das Honorar für den Veranstalter. Der auf eine Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten ist dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Interne Kosten wie etwa Lohnkosten für die Organisation zählen nicht mit.

Wenn Sie den Betriebsausflug mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren, können Sie die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern. Denkbar sind Maßnahmen zur Teamentwicklung, Maschinen- und Oberflächen- sowie Sprach- oder IT-Kurse. Steuerlich handelt es sich dabei um so genannte gemischte Veranstaltungen. Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten, z. B. für die Fahrt oder Übernachtung, lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrages.

Weil aber gemischte Veranstaltungen schnell das Misstrauen der Finanzbehörden wecken, sollten Sie den den betrieblichen Nutzen der Fortbildungsmaßnahme plausibel erläutern. Dokumentieren Sie die Kosten für die Betriebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert und möglichst eindeutig. Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die einzelnen Veranstaltungskomponenten gewährleisten. Lassen sich Aufwendungen wie etwa Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, können Firmen sie auf die einzelnen Parts aufteilen. Maßgeblich ist dabei der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Programmpunkte.

Doch Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebsausflüge, die allen Mitarbeitern offen stehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn einzelne Abteilungen einen Ausflug durchführen. Veranstaltungen für einen eingeschränkten Teilnehmerkreis dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen also nicht bevorzugen. Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne – und dann werden für alle Aufwendungen Steuern und Sozialabgaben fällig. (nr/Quelle: WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH)