Digitalisierung kann auch im Rechnungswesen genutzt werden und so dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken und damit Zeit und Kosten einzusparen. Darauf weist Steuerberater Roland Franz von der gleichnamigen Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei hin. Die Erfahrung zeige jedoch, dass die meisten Unternehmen bisher nicht die Möglichkeit wahrnehmen, sich ihre Rechnungseingänge (Lieferantenrechnungen/Kostenrechnungen) elektronisch zusenden zu lassen.
Umstellung zum Jahreswechsel
Gerade der demnächst anstehende Jahreswechsel biete Unternehmern eine gute Gelegenheit, ihr Belegwesen umzustellen und ab 1. Januar 2018 an der Digitalisierung der Wirtschaft teilzunehmen. Der erste Schritt hierzu sei relativ einfach: Empfohlen wird, einen eigenen E-Mail Account einzurichten, der ausschließlich für den Rechnungseingang bestimmt ist. Der könnte z. B. rechnungen@musterfirma.de heißen. Dann wird allen Lieferanten mitgeteilt, dass man ab sofort lediglich elektronische Rechnungen erhalten möchte. Rechnungen, die nach Ablauf einer gewissen Zeit noch in Papierform hereinkommen, sollte man zurückschicken mit der Bitte, diese elektronisch zuzusenden.
Neue Frist beachten
Eine derartige Umstellung sei nicht nur sinnvoll und mit Zeitersparnis verbunden, sondern erfüllt auch eine der brisantesten Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung unter Datenübertragungsgesichtspunkten). Die Finanzverwaltung besteht darauf, dass alle Rechnungen und somit auch alle Buchhaltungsunterlagen innerhalb von zehn Tagen nach Eingang im Unternehmen unveränderbar archiviert werden. Da diese Vorschrift erst seit 2016 gilt, weist der Steuerberater darauf hin, dass davon auszugehen ist, dass bei den nächsten Betriebsprüfungen diese Vorschrift genauestens überprüft wird. Sollte sich herausstellen, dass hiergegen verstoßen wird, geht die Finanzverwaltung von einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchführung aus, was zu Zuschätzungen führen kann.
Hilfe durch Softwarelösungen
Steuerberater bieten in der Regel Hilfe bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben an. Dazu übermittelt man ihnen die gespeicherten Daten täglich, wöchentlich oder monatlich. Es gibt gute Softwarelösungen, um diese Hürde zu nehmen. Die Finanzverwaltung wünscht sich bei Betriebsprüfungen lediglich sämtliche Finanzbuchhaltungsdaten inklusive der Rechnungen, Bankauszüge etc. in elektronischer Form, sodass man diese per USB-Stick oder sonstigen Datenträger in die eigenen Programme einpflegen kann. (bs)
