Nur wer seine Mitarbeiter optimal auslastet, sorgt in seinem Betreib für Effektivität sowie passende Arbeitsgeschwindigkeit und kann somit folglich mehr Aufträge erledigen. Letztlich profitiert man von höheren Einnahmen und besserer Kundenzufriedenheit, die wiederum für einen besseren Umsatz sorgt.
Deshalb ist es für jeden Unternehmer essentiell, sich ausgiebig mit dem Thema Arbeitsauslastung zu befassen, um diese anschließend optimal umsetzten zu können. Doch was ist Auslastung genau und warum sollte man darauf Wert legen? Wie sorgt man dafür, dass die Mitarbeiter optimal ausgelastet sind und wie berechnet man sie?
Was bedeutet Auslastung?
Fragt man einen Unternehmer, wie hoch seine Mitarbeiter ausgelastet sind, so bekommt man in der Regel eine Prozentangabe, die zwischen 80 % und 100 % liegt. Doch was bedeutet das genau? Bei der Beantwortung dieser Frage ist die Warteschlangentheorie hilfreich. Sie besagt, dass die Auslastung ein Verhältnis aus Ankunftsrate zu Abarbeitungsrate mal 100 % ist. Diese Theorie lässt sich jedoch besser an einem Beispiel verdeutlichen:
- Abarbeitungsrate: Ein Mitarbeiter ist in der Lage, in einer Woche zehn Aufgaben zu erledigen.
- Ankunftsrate: Er bekommt neun Aufgaben in der Woche, die er abarbeiten soll.
- Auslastung: Folglich ist dieser Mitarbeiter zu 90 % ausgelastet.
Nach dieser Theorie wäre ein Mitarbeiter also zu 100 % ausgelastet, wenn er in der Woche zehn Aufgaben erledigen würde.
Warum ist Auslastung wichtig?
Sind die Mitarbeiter nicht optimal ausgelastet, so kann dies auf Dauer hohe Kosten mit sich bringen und dem Betrieb schaden. Ohne die Berechnung der Auslastung kann nicht effektiv gearbeitet werden. Dies wirkt sich letztlich negativ auf die Kundenzufriedenheit und die Umsatzzahlen aus.
Wie sorgt man für eine optimale Auslastung?
Bei der Auslastung der Mitarbeiter geht es keinesfalls darum, ihnen so viele Aufgaben wie nur möglich zu geben. Diese Vorgehensweise macht wenig Sinn, da sie so ihr Auftragspensum nicht schaffen und letztlich die Kunden unzufrieden mit der Arbeit sind. So verliert ein Betrieb auf Dauer seinen Kundenstamm und somit auch die Umsätze. Doch wie findet man das richtige Maß an Auslastung?
Experten empfehlen, die Mitarbeiter nicht zu 100 % auszulasten, um Verzögerungen zu vermeiden. Das bedeutet konkret: Ist ein Mitarbeiter zu 90 % ausgelastet, so kann er schneller reagieren, falls eine weitere, nicht eingeplante und dringende Aufgabe ansteht. Diese kann er so direkt erledigen, ohne dass die anderen Tätigkeiten in der Warteschlange allzu weit nach hinten rutschen. Ist ein Mitarbeiter jedoch zu 100 % ausgelastet, so kann er eine weitere Zusatzaufgabe nur zu Lasten einer der anstehenden Aufgaben erledigen.
Durch solche Verzögerungen können enorme Kosten auf den Betrieb zukommen. Deshalb ist es sinnvoller, die Mitarbeiter nicht zu 100 % auszulasten und besser eine zusätzliche Arbeitskraft anzustellen, als lange Wartezeiten in Kauf zu nehmen.
So berechnet man die Arbeitsauslastung
Um eine solide Projektplanung zu gewährleisten, muss der Auslastungsgrad optimal berechnet sein. Diesen ermittelt man am besten mit einer geeigneten Planungssoftware. Ideal sind dabei ERP-Lösungen, die sämtliche Planungs- und Steuerungsaufgaben des Betriebs unterstützen. Vor dem Kauf einer solchen Software sollte man sich jedoch zunächst ausgiebig mit dem Thema ERP befassen. Erst dann kann eine Entscheidung für die richtige Software getroffen werden.
Hobelbank am Straßenrand
