Wir sprechen in der Büroorganisation von Voll- und Leertischlern und von Bodengründlern (das sind die ganz Schlimmen). Alle Vorgänge, die nicht sofort bearbeitet werden, gehören in die Wiedervorlage. Mit diesem System bekommen Sie alle wichtigen Unterlagen termingerecht wieder in die Hand. Deshalb jetzt mein Power-Tipp: Alle Aktivitäten, die Sie nicht sofort erledigen, sind schwebende Vorgänge und gehören in die Wiedervorlage. Für das Wiedervorlagesystem haben sich in der Praxis folgende Systeme bewährt:
- 1. Die Wiedervorlage-Mappe. Diese Mappe ist mit 12 bzw. 31 Fächern ausgestattet. Je nach Dokumenten-Aufkommen wählen Sie die 12er-Teilung für Monate oder die 31er-Teilung für Tage. Das Fassungsvermögen ist begrenzt. Die Mappe „wächst“ nicht mit. Umfangreiche Unterlagen finden keinen Platz darin.
- 2. Die Hängeregistratur. Die Hängeregistratur besteht aus 12 bzw. 31 Hängetaschen – für jeden Monat bzw. Tag eine Tasche. Sie werfen Ihre Unterlagen ungelocht in die Tasche hinein, in der Sie den Vorgang bearbeiten möchten. Mehrseitige Vorgänge fassen Sie in Klarsichthüllen zusammen. Die Vorteile sind: schnelle Ablage, rasches Wiederfinden, umfangreiche Unterlagen passen hinein.
- 3. Wiedervorlage mit dem PC. Sie sitzen überwiegend an Ihrem PC im Büro – dann können Sie Ihre Wiedervorlage am PC verwalten. Mit gängiger Zeitplan-Software (z. B. Microsoft Outlook) ist das kein Problem. Notieren Sie Ihre Aufgaben am PC. Geben Sie das Erledigungsdatum an. Und notieren Sie sich, an welchem Platz Sie den Vorgang abgelegt haben. Am Fälligkeitstag erinnert Ihr PC Sie automatisch an Ihre Aktivitäten und gibt den Aufbewahrungsort an.
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