Egal, ob Sie für eine Stunde oder für eine Woche nicht am Arbeitsplatz sind: Einem Anrufer sollten Sie immer mitteilen, warum er Sie gerade am Telefon nicht erreichen kann. Hier die wichtigsten drei Punkte, die Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters beachten sollten:
1. Schreiben Sie sich den Text vorher auf, damit Sie keine wichtigen Informationen vergessen.
2. Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter mit der gleichen freundlichen Stimme, mit der Sie auch sonst mit Ihren Anrufern sprechen: Konzentrieren Sie sich auf den Anrufer, nicht auf die Maschine.
3. Verzichten Sie auf Floskeln, die Sie im normalen Gespräch auch vermeiden würden, wie z. B.: „Sie sprechen mit dem Anrufbeantworter von …“ oder „Sprechen Sie nach dem Signalton …“.
Wie wäre es mit folgender Ansage: „Guten Tag, Tischlerei Schuster, hier spricht Markus Schuster. Ich bin ab dem 4. Januar (ab morgen, ab 15 Uhr…) wieder für Sie da. Sie können mir auch gerne eine Nachricht hinterlassen. Ich werde mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit (einen guten Tag, alles Gute …).
Noch ein Tipp, damit Ihre Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Ihre Abwesenheit informiert sind: Vermerken Sie rechtzeitig auf Ihrer Homepage und in Ihrer E-Mail Signatur, in welcher Zeit Sie nicht erreichbar sind: „Bitte beachten Sie: Wir machen Urlaub vom 24. bis 31. Dezember.“
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