Transparenz ist Konzept

Als Tischlerei 1957 gegründet, hat sich Geschwender bereits in den 70er-Jahren auf feuchtebeständige Möbel und Einrichtungen spezialisiert. Mit einem eigenen PVC-Schranksystem und hohem Verarbeitungs-Know-how hat sich das Renneroder Unternehmen bei Architekten und Planern einen guten Ruf erarbeitet und beispielsweise zahlreiche Schwimmbäder mit seinem System ausgestattet.

Jochen Geschwender (52) führt seit 1992 die Geschäfte des von seinem Vater gegründeten Betriebes. Auch sein Sohn Patrick (32) ist an Bord und leitet die Produktion. Insgesamt beschäftigt Geschwender 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, darunter drei Innenarchitekten, vier Meister bzw. Techniker in der der Arbeitsvorbereitung sowie ein fünfköpfiges Montageteam.

Das mit dem PVC ist zwar längst Geschichte – doch die Fokussierung auf das Marktsegment ist geblieben: Der Name Geschwender steht auch heute für nassfesten Innenausbau in stark frequentierten, öffentlichen Bereichen. 1987 hat das Unternehmen sich auf die Verarbeitung von HPL-Compactplatten spezialisiert. Stattliche 30 000 m2 dieses anspruchsvollen Werkstoffs passieren jährlich die Produktionshallen und Bearbeitungsmaschinen in Rennerod, bevor sie den Weg in alle Welt antreten – beispielsweise auf entlegene Bohrinseln, in Schwimmbäder, Fitness- und Freizeitanlagen – und dort ihre Robustheit unter Beweis stellen müssen. Jochen Geschwender nennt ein Beispiel: „Die Jungs auf einer Bohrinsel gehen alles andere als zimperlich mit der Einrichtung um. Das müssen unsere Garderobenschränke ohne Wenn und Aber wegstecken – und tun dies auch.“

Schon Jochen Geschwenders Vater hat früh erkannt, dass der durchdachte Einsatz von Software unumgänglich ist. Bereits 1982 wurde der erste Firmencomputer angeschafft. Seit 1995 setzt das Unternehmen nun schon auf die Branchensoftware des Ettlinger Softwarehauses OS Datensysteme.

Neben der Nutzung der Grundprogramme mit Kundenauftragsabwicklung entschieden sich die Westerwälder 1999, auch in Sachen Zeiterfassung Gas zu geben: Die klassische Stempeluhr wurde durch ein Zeiterfassungssystem von OSD ersetzt. Den Einstieg machte man damals mit BDE-Terminals, an denen über Barcode-Lesestifte die Zeiten erfasst wurden. Auch bei der Montage wurden die Zeiten so erfasst – allerdings mit dem Nachteil, dass sie erst dann zur Verfügung standen, wenn die Monteure nach teilweise mehreren Wochen wieder zurück in der Firma waren und die Geräte ausgelesen werden konnten.

„Das ist aber eigentlich zu spät“, berichtet Jochen Geschwender, der sehr großen Wert auf Transparenz und Flexibilität legt. „Denn um aktuell auf die tatsächlichen Gegebenheiten reagieren zu können, müssen wir optimalerweise in Echtzeit einen Überblick über alle angefallenen Zeiten unserer teilweise sehr komplexen und umfangreichen Aufträge haben.“

Gesagt, getan: Das ganze System der Zeiterfassung wurde sukzessive und zielgerichtet ausgebaut und optimiert. Zunächst wurde im Jahr 2004 die damals ganz neue „OSD- Terminal-Zeiterfassung“ (TZE) eingeführt. Geschwender hat davon 13 Lizenzen im Einsatz. Mit ihr lassen sich Projekt-, Kostenstellen- und Mitarbeiterzeiten erfassen. Die Weiterverarbeitung der Daten erfolgt in der OSD-Zeitwirtschaft. Die Terminalsoftware kann auf einem PC eingesetzt werden, ohne dass die OSD-Zeitwirtschaft auf diesem Rechner installiert sein muss. Zwischen dem Erfassungs-PC und dem Server muss lediglich eine Verbindung bestehen, dann werden die Daten komfortabel automatisch in die OSD-Zeitwirtschaft übertragen.

Den jedoch entscheidenden Schritt in Sachen Zeiterfassung ging Geschwender dann im vergangenen Jahr. Die Neuentwicklung „OSD-Mobile Time Solution“ (MTS) bot ihm nämlich genau das, was ihn schon lange beschäftigte: Zeiterfassung in Echtzeit, und zwar vollkommen unabhängig vom Erfassungsort.

Diese mobile, plattform- und geräteunabhängige Internetanwendung kann praktisch von jedem mobilen Endgerät wie Smartphone, Tablet-PC, Note- oder Netbook aus aufgerufen werden und erfordert keinerlei Installation. Als Web-Applikation ist sie immer aktuell und sorgt per Onlineverbindung dafür, dass Mitarbeiter- und Projektdaten im Unternehmen stets aktuell sind. Damit hat Geschwender nun auch die Zeiten seiner Montageteams, wo auch immer diese unterwegs sind, in Echtzeit verfügbar.

Technische Voraussetzung auf den Geräten ist lediglich ein gängiger Webbrowser. Die erfassten Zeitdaten werden nicht auf dem mobilen Endgerät gespeichert, sondern über eine mobile Internetverbindung – also über das Mobilfunknetz oder WLAN – ohne Umwege direkt zum Firmenserver von Geschwender gesandt.

Die mobil erfassten Kommen-/Gehen-Buchungen, Kostenstellen, Projekt- und Gemeinkostenzeiten sowie Pausen werden sofort im Betrieb über die „OSD-Zeitwirtschaft“ verbucht und für Projektnachkalkulationen bzw. -auswertungen, Statistiken oder Mitarbeiterübersichten ausgewertet. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Mitarbeiter, wie das Montageteam von Geschwender, länger nicht im Unternehmen sind.

Jochen und Patrick Geschwender profitieren umfassend von den beschriebenen Optimierungen und der damit verbundenen Transparenz: „Für uns ist es extrem wichtig, stets aktuell einen Überblick über den Arbeitsfortschritt auch unserer Monteure zu haben. Nur so können wir sofort reagieren, wenn es wesentliche Abweichungen von der Planung gibt. Das ist nicht nur für eine bestmögliche Kostenkontrolle wichtig, sondern darüber hinaus auch im Sinne absoluter Termintreue, die wir unseren anspruchsvollen Kunden in aller Welt zusichern.“ I

Für Trennwände und Garderobenschränke setzt Jochen Geschwender auf ein eigenes Planungstool. Das hat sein Bruder Ralf (freier Softwareentwickler, Innenarchitekt, Schreiner, info@rg-softserve.de) selber programmiert. Ich habe es mir zeigen lassen: Das Tool ist sehr komfortabel und deckt praktisch alle denkbaren Varianten ab. Nach der Planung – die sehr zügig erledigt ist – stehen nicht nur Zuschnitt- und Fertigungslisten, sondern auch CNC-Programme lauffähig zur Verfügung. Und „nebenbei“ liegen dann auch alle Fertigungs- und Montagezeiten sowie eine übersichtliche Kapazitätsplanung vor.