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Digitaler K(l)ick vor Ort

Maße und Mängel zeitsparend auf der Baustelle erfassen
Digitaler K(l)ick vor Ort

Mit Smartphones oder Tablets ist die fotografische Erfassung von Baustellen, die Dokumentation von Tätigkeiten, Mängeln, Behinderungen oder des Baufortschritts im Allgemeinen heute kein zeitraubendes Hexenwerk mehr. Vorausgesetzt, man hat die richtige Baustellen-App auf seinem Endgerät installiert. Marian Behaneck

I Aufmaße zu erstellen, Baustellenaktivitäten zu dokumentieren, Mängel zu erfassen und zu verfolgen oder Bautagesberichte zu schreiben war bisher zeit- und arbeitsaufwendig. Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier ein Smartphone oder Tablett mit der passenden App einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren. Die Auswahl der richtigen App hängt allerdings sehr davon ab, was man konkret machen will.

Baustellen-Dokumentation – einst und jetzt
Die herkömmliche Erfassung von Baustellen, die Dokumentation des Baufortschritts, von Behinderungen, Materialfehlern oder Ausführungsmängeln von Subunternehmen oder die Erstellung von Bautagesberichten war bisher sehr zeit- und arbeitsaufwendig: Vor-Ort-Daten wurden schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert. Aufmaße, Dokumentationen, Berichte oder Mängelrügen wurden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per Post an die Projektbeteiligten verschickt.
Kopien wurden in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt. Das führte häufig zu Mehraufwand, Fehlern und Verzögerungen. Mit mobilen Apps lassen sich diese Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat.
Stattdessen werden mit Smartphones oder Tabletts und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Daten direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Zuordnen und Verorten der Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen (Projekt, Ort, Gewerk, Auftrag, Subunternehmer, Mangel, Beseitigungstermin, Priorität etc.) und Textbausteine beschleunigen zum Einen die Erfassung und sorgen zum anderen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird.
Erinnerung und Wiedervorlage inklusive
Da bei der Mängelverfolgung oder den Bautagesberichten auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software den Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.
Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können die Fotos auch verortet werden. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Aufmaße, Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden.
Fristen können zur Terminüberwachung an den Terminkalender, z. B. von Microsoft Outlook übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an Termine und wacht darüber, dass nichts anbrennt. Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die wichtige Fragen beantworten kann: Wer war wann auf der Baustelle? Welche Zusatzarbeiten mussten erledigt werden? Wer hat noch welche Mängel zu beseitigen etc.? Die Daten können später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.
Mobile Technik macht’s möglich
Mobile Dokumentationslösungen machen sich die Popularität und die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs zunutze: Die Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Bildschirm-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung kommentieren. Ob sich Smartphones, die größeren Phablets, Tablets oder Contertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, muss jeder für sich entscheiden. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle etc.) robust gemacht werden, damit Baustellenstaub und -nässe nicht zum Problem werden. Damit Mängelprotokolle von der Baustelle aus versandt werden können, ist eine mobile Internetverbindung Voraussetzung.
Dann kann man auch gegebenenfalls auf Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen. Die Zukunft allerdings gehört wohl den cloudbasierten Lösungen. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte, wie etwa Subunternehmer haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern und sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren.
Was gibt es und was ist für wen sinnvoll?
Keine Baustellen-App kann alles. Deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, was man konkret machen will.
Spezielle Aufmaß-Apps können auf der Baustelle oder beim Kunden erfasste Maße im Foto speichern oder Aufmaßskizzen für Angebote erstellen. Andere Apps sind auf die Erstellung von Bautagebüchern oder Bautagesberichten spezialisiert.
Sie enthalten Angaben zur Witterung, Fremdfirmen, beschäftigte Arbeiter, Behinderungen, Änderungen oder besondere Vorkommnisse und dienen der Dokumentation und Beweissicherung. Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln oder auch Mängelrügen.
Die meisten Apps sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert, einige können mehreres gleichzeitig, viele sind kostenpflichtig, einige kostenfrei (siehe Infokasten). Die Apps laufen auf Windows-, iOS oder Android-Mobilgeräten, Web-Apps sind plattformunabhängig. Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, die Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe. Nicht alle Apps sind in der Lage, Messdaten, etwa von Laser-Distanzmessgeräten per Bluetooth-Funkstandard zu importieren.
Worauf sollte man achten?
Funktionelle Unterschiede liegen im Detail: Baustellen aufmessen, dokumentieren oder Mängel erfassen können alle dafür ausgelegten Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die daran anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand.
Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs zu erfassen oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können und so weiter. Wichtig sind ferner eine intuitive Bedienung, aber auch Zusatzfunktionen.
Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können.
Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübenahme/-übergabe, einen Datenabgleich etc. sind wichtig. Hier gibt es noch Optimierungsbedarf.
So werden in übergeordnete Programme, etwa branchenspezifische ERP-Software integrierte Dokumentations-Apps praktisch gar nicht offeriert (außer beispielsweise die Baustellendokumentation von Winworker).
Dabei hätte dies viele Vorteile: neben der einheitlichen Bedienung könnte man Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc. übernehmen, erfasste Baustellendaten könnten direkt weiterverarbeitet werden und so weiter.
Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist.
Neben der Software sollte man auch bei der Hardware auf Baustellentauglichkeit achten: sie sollte robust sein, über ein möglichst helles, kontrastreiches Display sowie lange Akkulaufzeiten verfügen. I

Der Autor
Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.

Produkte und Anbieter

Aufmaß-Programme zum Kauf:
ArchiAufmass (https://itunes.apple.com), Dimension Marker (https://itunes.apple. com), Photo Measures (https://itunes.apple.com)
Aufmaß-Programme Freeware (kostenlos):
Bosch Toolbox (www.bosch-professional.com), ImageMeter-Messen im Foto (https://play.google.com), Leica Disto Sketch (https://itunes.apple.com), Magic Plan (www.sensopia.com), My Measures (www.mymeasuresapp.com),
Baubericht/Mängelerfassung zum Kauf:
Baudokumentation smart & easy (www.weka.de), Bauskript Bautagebuch (www.bauskript.de), Bautagebuch (www.openexperience.de), DefectRadar (www.defectradar.com), DocuTools (www.docu-tools.com), ed Controls (www.edcontrols.com), Kevox (www.kevox.de), Mängelmanagement docma (www.edr-projekt.com), Pro-Report (www.pro-plan.net), Sablono (www.sablono.com), Skillbaudoc (www.skillsoftware.de), Störungs- und Mängelmanagement (www.datengut.de)
Baubericht/Mängelerfassung Freeware:
Bautagebuch mobile (vordruckverlag.de)
Sonstiges: Baustellendokumentation (www.winworker.de), Bedenkenanmeldung (www.holzmann-medien.de), bau.io-Regiebericht (www.bau.io), Time4 (www.msoft.de)
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