Fahrten elektronisch dokumentieren und vielseitig nutzen. Automatisch sparen - BM online

Fahrten elektronisch dokumentieren und vielseitig nutzen

Automatisch sparen

Ob Chef oder Angestellter – wer beim Firmenwagen geschäftliche und private Fahrten sauber trennt und dies nachweist, kann Steuern sparen. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch geht das heute fast automatisch. Die Daten können zudem in anderen Bereichen sinnvoll genutzt werden.

I Keine Frage: Die Beliebtheit von Dienstwagen in Deutschland hält an. Im Jahr 2014 erfolgten laut Kraftfahrtbundesamt nahezu zwei Drittel der Pkw-Neuzulassungen (65,8 %) durch gewerbliche Halter.

Doch ob kompaktes Servicemobil oder großer Transporter – Betriebe und ihre Mitarbeiter zahlen oft einen hohen Preis für ihre Firmenfahrzeuge: Ein ganzes Prozent des Bruttolistenpreises (inklusive Sonderausstattung) wird monatlich pauschal als Einkommen angerechnet und besteuert, wenn der Benutzer nicht zweifelsfrei nachweist, dass er nicht privat gefahren ist.
Die Folge: Wer als Handwerker seinen Lieferwagen auch in der Freizeit fahren darf, dies aber beispielsweise nur am Wochenende mal zum Einkaufen nutzt, zahlt bei pauschaler Besteuerung in der Regel drauf.
Wolfgang Schmid, Sales Director DACH bei TomTom Telematics erklärt, wie man mit dem Führen eines Fahrtenbuchs viel Geld sparen kann und warum das heute gar nicht mehr so viel Aufwand ist.
Wer schreibt, der spart
Die einzige Alternative zur Anwendung der genannten „Ein-Prozent-Regel“ ist ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch. Darin sind für jede Geschäftsfahrt Angaben wie Name, Vorname und Anschrift des Fahrers, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand, eventuelle Umwegfahrten und aufgesuchte Kunden oder Lieferanten zu notieren.
Bei Privatfahrten muss zumindest die Kilometerangabe notiert werden, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein Vermerk. Was auf den ersten Blick nach einer einfachen Sparmaßnahme aussieht, bedeutet für die Betroffenen im Handwerk jedoch viel unproduktive Arbeit.
„Unsere Studien haben gezeigt, dass mehr als die Hälfte der Befragten (56 %) über zwei Stunden im Monat mit der Aufzeichnung und Einreichung von Fahrtenbüchern verbringt“, weiß Schmid.
Das nervt natürlich nicht nur den einzelnen Mitarbeiter. Es kostet den Betrieb zudem wertvolle Arbeitszeit. In einer Schreinerei oder Tischlerei mit vier bis fünf Mitarbeitern, die viel auf Montage sind, kommt so schnell ein ganzer Manntag pro Monat allein für die Fahrtenbuchführung zusammen.
Dem Zeitfresser an den Kragen gehen
Wer die Pauschalbesteuerung des Dienstwagens und gleichzeitig den Aufwand für das Führen des Fahrtenbuchs vermeiden will, für den bietet sich ein elektronisches Fahrtenbuch an.
Die automatischen Helferlein werden je nach Hersteller als Stand-Alone-Lösung angeboten, können aber auch ganz komfortabel Teil einer zentralen Firmensoftware sein.
TomTom Telematics beispielsweise bietet diesen Dienst optional mit anderen praktischen Funktionen innerhalb der beliebig erweiterbaren Flottenmanagementsoftware Webfleet ab rund 16 Euro monatlich zur Miete.
Individuell lukrativ und vielseitig nutzbar
Allgemein hilft der Dienst elektronischer Fahrtenbücher dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Anbieterunabhängig wird aber in jedem Fall empfohlen, die vorliegende Situation beim zuständigen Finanzamt bzw. Steuerberater prüfen zu lassen – um sicherzugehen, dass alle Vorschriften erfüllt sind.
Finanzielle Aufwendungen für diese Beratung, aber auch für die nötige Hard- bzw. Software rechnen sich jedoch, wenn man bedenkt: Einsparungen durch Führen eines Fahrtenbuchs können sich auf mehrere tausend Euro im Jahr summieren und der Arbeitsaufwand wird auf ein Minimum reduziert. Bei Systemlösungen kann eine Nutzung der aufgezeichneten Daten auch in anderen Bereichen Zeit sparen, wie bei der Rechnungsstellung.
Profitabel für Betrieb und Mitarbeiter
Wie zuvor erwähnt, variiert das Einsparpotenzial im Einzelfall. Damit Sie sich jedoch ein Bild machen können was möglich ist, hier eine kurze, unverbindliche Beispielkalkulation:
Schreiner Walter darf seit seinen letzten Gehaltsverhandlung das Servicemobil privat nutzen. Er verdient 3000 Euro brutto und rechnet mit dem Staat in der Steuerklasse 3 ab, weil verheiratet mit Kind. Sein Firmenwagen hat einen Listenpreis von 55 000 Euro und er fährt damit rund 35 000 km im Jahr – davon 14 % privat. Einzelheiten außer Acht gelassen, bekommt Walter in dieser Konstellation rund 1800 Euro netto pro Jahr mehr aufs Konto, wenn er statt der Pauschalabrechnung (Ein-Prozent-Regel), die Fahrtenbuchmethode nutzt. Und auch der Handwerksbetrieb spart: Hier rund 60 Euro pro Mitarbeiter mit Dienstwagen pro Monat. So macht sich eine elektronische Lösung schnell bezahlt und hilft beiden Seiten. (mh/Quelle: TomTom Telematics) I

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