Mehr Produktivität durch bessere Arbeitsplatzorganisation

Zeitdieben auf der Spur

Verschwenderisch wird in vielen Unternehmen mit dem Kostenfaktor Zeit umgegangen: Häufiges und langes Suchen sowie weite Wege sind alltäglich. Die Ver- besserung der Produktivität ist – verglichen mit anderen Maßnahmen – für Handwerksunternehmen eine sehr effektive, wenn nicht die effektivste Methode, um Kosten zu sparen. Den Weg dahin zeigt die Festool Handwerkerberatung. BM dokumentiert in diesem und im nächsten Heft die praktische Umsetzung in drei mittelständischen Schreinereien, an der auch der Landesverband Baden-Württemberg mitgewirkt hat.

Kaum ein Meister, kaum ein Mitarbeiter, der nicht zustimmt, wenn man fragt, ob in jeder Arbeitsstunde noch sechs Minuten Zeit zu sparen wären. Das ist eine Zeitersparnis von 10 Prozent. Aber sogar bis hin zu 40 Prozent der benötigten Arbeitszeit kann gespart werden, wenn alle Verbesserungspotenziale ausge- schöpft werden.

„Verschwendung“ durch unproduktive Zeiten findet sich in allen Bereichen der Produktion:
  • im Lager – sei es durch Unordnung, falsche Lagerorte oder fehlende Kennzeichnung
  • beim Transport – z. B. durch fehlende oder unüberlegt verlaufende Wege … Nicht selten wird bei einer Ist-Analyse festgestellt, dass ein Mitarbeiter pro Tag einen Weg von 8-10 km zurücklegt
  • durch Fehler, deren exakte Ursache nicht ermittelt wird – z. B. ungenaue Maßskalen an Betriebsmitteln oder mangelhafte Auftragspapiere
  • einem umständlichen Herstellungsprozess – wie z. B. das Arbeiten in „ungemütlicher“ Arbeitshaltung
  • bei Maschinen und Werkzeugen sowie Hilfs- und Betriebsmitteln durch unsystematische Bereitstellung, hohe Rüstzeiten u. ä.
  • warten, bis eine Bearbeitungsmaschine ihre Arbeit verrichtet hat oder auf den Kollegen, der mal eben helfen muss
  • das unüberlegte Mehrfertigen von Teilen, die am Ende nicht mehr für den Auftrag benötigt werden.
Die Festool Handwerkerberatung (siehe Kasten) gliedert sich in drei Schritte: Nach einer Analyse der Ist-Situation werden mit den Beschäftigten Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet. Erste Maßnahmen werden sofort gemeinsam umgesetzt und weitere in einem abzuarbeitenden Handlungsplan festgelegt.
Die Ist-Analyse stützt sich auf eine systematische Erfassung der Gegebenheiten in den Betrieben mit Hilfe von Checklisten. Digitale Bildaufnahmen verdeutlichen und dokumentieren die Problemfelder. Die Aufnahme des Ist-Zustandes erfolgt in den Betrieben während der Arbeitszeit. Dabei werden auch mit den Beschäftigten erste kurze Gespräche geführt, um gezielt vorhandene Abläufe und Situationen zu hinterfragen.
Um die Fertigung effizient und erfolgreich zu optimieren, müssen im wesentlichen drei Faktoren zusammenwirken: die Einrichtung, die Abläufe und die Menschen. Drei Grundsätze helfen, diese drei Faktoren sinnvoll aufeinander abzustimmen:
  • 1. Schaffung von Ordnung und Sauberkeit
  • 2. Sichtbare Kennzeichnung möglichst aller Werkstattgegenstände
  • 3. Überzeugung zur Zusammenarbeit.
  • 1. Schaffung von Ordnung und Sauberkeit: Wenn das Ordnungssystem nicht definiert ist, ist die Ordnung auf Dauer nicht aufrecht zu erhalten. Im Idealfall hat jedes Teil in der Werkstatt einen exakt definierten Platz. Zu den Grundvoraussetzungen für effektives Arbeiten gehört genauso Sauberkeit, um Ordnung und Sicherheit sowie Übersichtlichkeit zu wahren. Anfallender Schmutz wird schon bei seiner Entstehung vermieden (Absaugung) oder zeitnah entfernt (Reinigung nach Abschluss des Arbeitsgangs). Dadurch wird geordnetes, präzises Arbeiten sichtbar und die positiven Auswirkungen für alle Beteiligten nachvollziehbar.
  • 2. Sichtbare Kennzeichnung möglichst aller Werkstattgegenstände: Alle Ordnungssysteme basieren auf einer eindeutigen Kennzeichnung von Gegenstand und dessen „Lagerplatz“. Nur so wird erreicht, dass die geschaffenen Plätze auch für ihre Bestimmung genutzt werden.
Auch die Markierung von Verkehrswegen ist eine sehr wirksame Form der sichtbaren Kennzeichnung. Allerdings ist die Voraussetzung dafür eine überlegte Planung, wie die Wege verlaufen sollen. Denn nur, wenn sie den realen Bedürfnissen gerecht werden, unterstützen sie die Optimierung.
3. Überzeugung zur Zusammenarbeit: Die Optimierung einer Werkstatt ist immer als Prozess zu verstehen, der kontinuierlich von allen Beteiligten gemeinsam fortgeführt werden muss. Ziel ist deshalb der konstruktive Dialog zwischen Inhaber/Werkstattmeister und den Beschäftigten. Alle müssen gemeinsam die Fähigkeiten des jeweils anderen akzeptieren und nutzen. Denn nur so sind nachhaltige Veränderungen zu gewährleisten. Dafür gelten bestimmte Regeln, die von allen eingehalten werden müssen, deshalb aber auch von allen gemeinsam festgelegt werden müssen, damit man sich darin wiederfindet. Die dafür häufig notwendigen Vorrichtungen müssen erstellt, vorhanden und gepflegt werden.
Die Maßnahmen
Auf Basis der Analyse und dieser drei Instrumente werden von dem Berater erste Konzeptvorschläge für die Strukturierung der Werkstätten erarbeitet. Ein zentraler Punkt hierbei ist das „Modulsystem“, welches in handwerklich orientierten Betrieben in hervorragender Art und Weise die Faktoren: Einrichtung, Mensch und Abläufe verbindet.
Die Idee des Modulsystems besteht darin, die meisten Einrichtungsgegenstände der Werkstatt mobil zu gestalten. Es wurde im Rahmen einer Examensarbeit an der Universität Hannover beim Institut für Berufswissenschaften im Bauwesen (iBW) entwickelt. Dort wurde es im Rahmen der EXPO als „Zukunftswerkstatt 2000“ präsentiert und wird auch weiterentwickelt (siehe BM 8/ 2000).
Die Elemente des Modulsystems sollten so beschaffen sein, dass sie sich flexibel den unterschiedlichen Arbeitssituationen anpassen. Im Wesentlichen sind es bewegliche, höhenverstellbare Arbeitstische, fahrbare Werkzeug- oder Funktionseinheiten, fahrbare Hilfsmitteleinheiten und eine flexible Zuführung der Energiever- und -entsorgung (Strom, Druckluft, Absaugung) von oben an die Arbeitsplätze.
Die Werkstatt wird in flexible Arbeitsbereiche, feste Arbeitsbereiche (Stationärmaschinen), Stauflächen und Verkehrswege eingeteilt, die alle entsprechend markiert sind.
Der Abstimmungsprozess
Diese Konzeptvorschläge werden zunächst mit dem Betriebsinhaber / Werkstattmeister besprochen. Das Wesentlichste ist jedoch die intensive Einbeziehung aller Mitarbeiter. Nur weil sie die einzelnen Schritte während des Prozesses diskutieren, mitgestalten und damit nachvollziehen, ist eine dauerhafte und damit erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen zu erwarten.
Die einzelnen Themen werden entweder zeitlich aufeinander folgend behandelt oder auch zeitgleich in mehreren Gruppen bearbeitet. Die Ergebnisse werden dann anschließend der gesamten Belegschaft präsentiert und abgesprochen.
Ergebnis ist jeweils ein innerbetrieblicher Handlungsplan, der realisierbare, aber klare Zeiträume für einzelne Maßnahmen vorgibt. Einige der Maßnahmen, vor allem die Einführung einer systematischen Ordnung, werden sofort im Rahmen der Beratung mit den Beschäftigten umgesetzt. Auf diese Art und Weise erfahren sowohl Mitarbeiter als auch Meister und Inhaber unmittelbar die Wirksamkeit der erarbeiteten Pläne. So werden beispielsweise Verkehrswege sofort mit Klebeband markiert, ein Teil der zwar vorhandenen aber nicht genutzten Hobelbänke aussortiert oder Werkzeugschränke aufgeräumt, neu angeordnet und weitere Flächen definiert.
Für mittel- und längerfristige Maßnahmen werden dann gemeinsam schriftliche Handlungspläne erstellt, die die weiteren Schritte festlegen. Bei dieser weiteren Umsetzung ist die Vorbild- und Leitungsfunktion des Inhabers und/oder Werkstattmeisters sowie auch ihr Wille zur Fortführung von großer Bedeutung. Das, was von den Beschäftigten erwartet wird, muss mindestens genauso für ihre Vorgesetzten gelten.
Trennung in Blöcke
Je nach Betriebsgröße wird die Beratung in einzelne thematische Blöcke geteilt. Es hat sich als äußerst positiv herausgestellt, diese Blöcke zeitlich zu trennen. So können erste Erfahrungen im nächsten Block schon mit einbezogen werden. Innerhalb der Blöcke wird nach dem gleichen Schema vorgegangen: „Erkennen des Problems, Planen der Lösung, Umsetzen der Maßnahmen“. Die Blöcke im einzelnen:
  • Gesamtablauf – Problemidentifikation und Festlegen der Prioritäten für individuelle Maßnahmen in dem Betrieb
  • Flächenmanagement in der Fertigung (z. B. Arbeitsbereiche, Lagerbereiche, Stauflächen und Verkehrswege)
  • Lagersysteme organisieren und gestalten (z. B. Platten- und Massivholz, Beschläge und Fertigungsmittel, Werkzeuge und Hilfsmittel)
  • Arbeitsplätze organisieren und gestalten (Maschinenbedienung, Handarbeitstische, Energiezuführung, Werkzeugeinheiten)
  • Ablaufsteuerung – Hilfsmittel entwickeln (z. B. „Spielregeln“, Checklisten, Verantwortungsbereiche, Reinigungspläne, Mitarbeiterbesprechungen o. ä.)
  • Transport
  • Montage.
Die Vorteile
Neben dem enormen Einsparungspotenzial, ergeben sich aus der Handwerkerberatung weitere Vorteile:
  • Die Motivation der Mitarbeiter steigt, weil durch die Mitarbeit an den Maßnahmen eine größere Identifikation mit dem Betrieb stattfindet und auch Arbeiten einfach besser von der Hand gehen.
  • Die Qualität der Produkte wird erhöht, weil die Fehlerquote sinkt.
  • Die Prozesse werden besser kalkulierbar.
  • Das Erscheinungsbild der Werkstatt, das erheblich zum Gesamteindruck der Firma beiträgt, wird deutlich verbessert. Dadurch kann gerade die – für das Handwerk wichtige – Werkstatt stärker in Marketing-Maßnahmen mit einbezogen werden, beispielsweise an einem Tag der offenen Tür.
Mathias Blankenhorn
Regina Adamczak

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