Manchmal ist es wie verhext: Es sind steuerlich abziehbare Kosten entstanden, aber der Beleg ist nicht auffindbar. Ohne Originalbelege stehen Privatleute und Unternehmen vor einem Problem. Allerdings ist damit der steuerliche Kostenabzug nicht zwangsläufig verbaut.
In Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler ersatzweise Eigenbelege ausstellen. Dabei ist allerdings Vorsicht und Sorgfalt geboten, denn es sind strenge Bedingungen zu erfüllen. Eigenbelege werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind.
Auch wenn der Fiskus keine spezielle Form vorschreibt, ist ein systematisches Vorgehen ratsam. Folgende Informationen sollten auf dem Eigenbeleg ersichtlich sein:
- der Zweck der Ausgabe
- der genaue Betrag
- das Datum der Zahlung
- der Zahlungsempfänger
- das Datum der Belegerstellung
Die Richtigkeit der Angaben ist mit eigenhändiger Unterschrift zu bestätigen.
Eigenbelege wecken naturgemäß schnell das Misstrauen der Finanzbeamten. Im Zweifelsfall sollten Steuerzahler zusätzliche Angaben machen, um den Sachverhalt zu erläutern. Andernfalls drohen zeitraubende Nachfragen oder sogar eine Streichung der Ausgaben. Die Finanzbehörden erkennen Eigenbelege nur als Notlösung an. Je ordentlicher die Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird der Eigenbeleg akzeptiert.
Unproblematisch sind in der Regel alle Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto. Dies gilt insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt sind – schließlich existiert dann auch ein Bankauszug als Nebenbeleg. Der Gesetzgeber sieht zwar keine Höchstgrenze für Eigenbelege vor, doch je höher die Summe ist, desto kritischer werden Finanzbeamte den Vorgang hinterfragen. Bei größeren Ausgaben sind Eigenbelege kaum sinnvoll. Steuerzahler sollten sich dann einen Ersatzbeleg beschaffen und auf diesem den Verlust des Originals festhalten. (ra/Quelle: BVBC)
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