Der Einsatz der EDV in den Büros der Unternehmen nimmt immer weiter zu. Einen Betrieb ohne Unterstützung des Computers zu führen ist heute kaum noch vorstellbar. Und so ist es nicht verwunderlich, dass auch viele Schreinermeister nach Möglichkeiten suchen, die Betriebsorganisation durch den PC zu optimieren.
Unser Autor: Johannes Meyer ist als Schreinermeister im elterlichen Betrieb und als freiberuflicher Dozent für EDV und gewerblich/kaufmännische Fächer tätig
Besonders aus den kleineren Betrieben höre ich bei meiner Arbeit im Bereich Branchensoftware immer wieder die folgenden Fragen: „Aber ab welcher Betriebsgröße rentiert sich denn so ein Schreinerprogramm?“ oder „Bin ich da nicht zu klein dafür?“
Viele Unternehmer machen sich die Entscheidung um ein Schreinerprogramm nicht leicht. Zu Recht: Die Investition in eine Branchensoftware sollte wohl überlegt vonstatten gehen. Ist ein Programm nämlich einmal im Betrieb eingeführt, verursacht ein späterer Umstieg unnötige Kosten. Eventuell kann es sogar passieren, dass bereits erfasste Daten – insbesondere komplexe wie z. B. aus der Zeitwirtschaft – nicht zur völligen Zufriedenheit übernommen werden können.
Außer Frage steht: Ein Schreinerprogramm kann gerade im Kleinbetrieb großen Nutzen bewirken. Schließlich nimmt die Büroarbeit einen immer größeren Anteil der Arbeitszeit – und zwar zumeist des „Chefs“ – ein. In diesen Firmen sind andererseits gerade die ,produktiven’ Stunden des Betriebsinhabers von größter Wichtigkeit für das Betriebsergebnis. Wobei der Begriff ,produktiv’ mit seinem Gegenstück ,unproduktiv’ hier unbewusst oft für emotional verfälschte Entscheidungen sorgt: ,Unproduktiv’ scheint ja den Sinn ,unnötig’, ,unnütz’ zu vermitteln. Also, könnte man schließen, ist unproduktive Arbeit unnötig, und deshalb sollte gerade in unproduktive Bereiche möglichst nicht investiert werden. Das Gegenteil ist der Fall.
Ich werde den Begriff ,unproduktiv’, der sich mit seinem negativen Beigeschmack in den Unternehmen festgesetzt hat, durch den vielleicht aussagekräftigeren Begriff ‘nicht direkt verrechenbar’ ersetzen. Denn die Arbeit im Büro ist sehr wohl produktiv. Oder wollen Sie ihrer Sekretärin oder dem Meister in der Arbeitsvorbereitung sagen, ihre bzw. seine Arbeit sei unproduktiv?
Gerade die Stunden, die im Büro geleistet werden, entscheiden ganz erheblich darüber, ob später in der Werkstatt Gewinn oder Verlust erwirtschaftet werden kann. Fehler, die in der Arbeitsvorbereitung gemacht werden, z. B. durch mangelhafte Kalkulation der benötigten Fertigungszeiten, lassen sich später nämlich nicht mehr wettmachen. Und da aus Wettbewerbsgründen Kalkulationen oft möglichst knapp an den Selbstkosten durchgeführt werden, kann sich eine ungenaue Berechnung des Angebotspreises schnell verheerend auswirken. Also sollte man jede Gelegenheit ergreifen, die Kalkulation so genau wie möglich durchzuführen. Hinzu kommt, dass auch die Zeitersparnis beim Einsatz der passenden Software sich deutlich bemerkbar macht.
Wird in einem Betrieb eine Branchensoftware konsequent eingesetzt, dann resultiert daraus eine erhebliche Verbesserung des gesamten Betriebsablaufes. Das beginnt bereits mit der ersten Anfrage eines potentiellen Kunden. Diese wird gleich in der EDV erfasst. So gehen keine Informationen verloren und keine mit dem Kunden vereinbarten Termine werden übersehen. Wenn man dann mit der Kalkulation beginnt, kann ein Schreinerprogramm seine Vorteile so richtig ausspielen.
Die Besonderheiten im Bereich Holz- und Beschlagsliste sind Ihnen bestimmt bekannt. In erster Linie geht es darum, dass der Materialbedarf genauer ermittelt werden kann und alle Preise automatisch korrekt errechnet werden, ohne dass lange in Katalogen gesucht werden muss. Sämtliche Preise liegen ja in Datenbanken vor, die sich wiederum bequem über Diskette oder CD aktualisieren lassen.
Ein wichtiges Entscheidungskriterium für eine bestimmte Software wäre im Bereich der Holz- und Beschlagslisten, dass ein geübter Anwender die Materialien jederzeit schnell erfassen kann. Unabhängig davon, ob es sich um eine überschlägige Materialberechnung für eine schnelle Vorkalkulation handelt oder, ob Sie eine detaillierte Holzliste erstellen, die später für die Fertigung verwendet werden soll. Doch so richtig interessant wird es bei der Vorkalkulation dann, wenn es um die Fertigungszeiten geht. Lässt sich nämlich der Materialbedarf ohne weiteres auf wenige Mark genau errechnen, sieht dies bei der Abschätzung der Fertigungszeiten ganz anders aus.
Dazu werden Verfahren benötigt, die das Risiko bei dieser Arbeit verringern und gleichzeitig den erforderlichen Zeitaufwand einschränken. Bei der Verwendung eines Schreinerprogramms können dazu verschiedene Methoden eingesetzt werden, die alle aus der Praxis und Erfahrung des Meisters stammen, sich aber die Rechenleistung des PCs zu Nutze machen. Die erste Variante ist eine Kalkulation mit Listen der einzelnen Arbeitsschritte.
Das heißt, anhand vorgefertigter Formulare wird eine bevorstehende Arbeit Schritt für Schritt durchgegangen und dabei für jeden Arbeitsschritt die nötige Zeit abgeschätzt. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass ohne weiteres auch bisher unbekannte Arbeiten kalkuliert werden können. Als Nachteil ist jedoch anzumerken, dass diese Methode trotz EDV-Einsatz ziemlich zeitaufwendig ist. Zudem können durch die Kalkulation einer Vielzahl von kleinen Arbeitsschritten in der Summe erhebliche Abweichungen entstehen.
Eine weitere sehr beliebte Methode ist die Kalkulation über in der Datenbank abgelegte Vorgabezeiten für einzelne Arbeitsschritte, also mit Hilfe eines so genannten Zeitenkataloges. So können anhand der Holzliste die gesamten Fertigungszeiten für einen Auftrag per Knopfdruck errechnet werden. Ein Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass man meist mit dem mitgelieferten Zeitenkatalog aus einem Musterbetrieb arbeiten muss. Denn kein Betrieb ist in der Lage, hunderte von Arbeitsgängen mit der Stoppuhr für seinen Betrieb zu überprüfen. Abweichungen von wenigen Sekunden können sich so im Laufe des Jahres zu erheblichen Betragsunterschieden kumulieren. Außerdem kann meist nicht auf die Unterschiede in der individuellen Fertigung eingegangen werden.
Hier kann die Vergleichskalkulation helfen: Bei der Vorkalkulation eines bestimmten Projektes wird automatisch das Ähnlichste in Ihrem Betrieb bis dahin Gefertigte gesucht, und die damals entstandenen Zeitwerte (aus der automatisch erzeugten Nachkalkulation) werden auf das aktuelle Projekt hochgerechnet. Der Vorteil ist also, dass Besonderheiten, die von der Art eines Projektes abhängig sind, sehr wohl berücksichtigt werden können. Außerdem wird nur mit Werten des eigenen Betriebes gerechnet. Ein Nachteil der Vergleichskalkulation ist, dass sie Vergleichswerte benötigt. Ist also ein ähnliches Projekt im Betrieb noch nie gefertigt worden, dann ist eine Vergleichskalkulation nicht möglich.
Aus diesen Systemen und Möglichkeiten gilt es also, die für den jeweiligen Auftrag passende Kombination auszuwählen. Nur dann ist auch wirklich sichergestellt, dass die Ermittlung der Vorgabezeiten mit der nötigen Genauigkeit, jedoch auch in einem vertretbaren Zeitrahmen, erfolgen kann.
Sind die Zeiten ermittelt, kann der Endpreis unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Daten der Vollkosten- und der Teilkostenrechnung am Markt angepasst werden. Dann ist die Angebotserstellung ohnehin nur noch einen Mausklick entfernt.
Mit einem so professionell gestalteten Angebot, eventuell ergänzt um die dazugehörige CAD-Präsentation, wird Ihnen auch der Verkauf Ihres Produktes gelingen und Sie können die Vorkalkulation in Ihrem Schreinerprogramm in einen Auftrag übernehmen.
Im Bereich der Auftragsbearbeitung ist neben den auftragsbegleitenden Listen die Nachkalkulation sehr wichtig. Denn allein die Nachkalkulation ist in der Lage, darüber Aussagen zu treffen, ob ein Projekt mit Gewinn oder Verlust abgeschlossen werden konnte. Gerade hier kann und darf man sich nicht auf sein Gefühl verlassen. Denn ein mit Verlust abgeschlossener Auftrag muss die Grundlage für eine Überprüfung des Betriebsablaufes sein. Zweifellos ist nämlich irgend etwas schiefgegangen. Die entscheidende Frage: Was genau? Denn nach Möglichkeit soll die Ursache für einen eventuellen Verlust erkannt und bekämpft werden.
Es nutzt niemandem, sich vor der Nachkalkulation zu verschließen, weil ein negatives Ergebnis zu befürchten ist. Man muss auch Verluste hinnehmen können – aber man muss gerade auch in einem solchen Fall genauestens über die Ursachen Bescheid wissen.
Die Nachkalkulation entsteht im Wesentlichen aus den Fertigungszeiten. Diese Werte stehen durch die Erfassung in der Zeitwirtschaft zur Verfügung. Dadurch, dass jeden Tag oder am Wochenende die Stundenzettel in den Computer eingegeben werden, stehen alle Auswertungsmöglichkeiten parat. So ist es kein Problem, jede beliebige Nachkalkulation mit zwei, drei Mausklicks zu erstellen. Außerdem hat man die Summe seiner direkt verrechenbaren Stunden jederzeit zur Verfügung, für den gesamten Betrieb oder auch nur für die einzelnen Mitarbeiter.
Übrigens ist es ganz und gar unzulässig, eine ,Jahresnachkalkulation’ durch einen Blick in die GuV der Bilanz des jeweiligen Jahres zu ersetzen. Erstens sind die Daten dann meist ohnehin schon zu alt, um sie vernünftig zu benutzen, und zum anderen sind gerade im Kleinbetrieb eine ganze Menge an kalkulatorischen Kosten (kalk. Miete, kalk. Verzinsung auf EK usw.) im Gewinn versteckt. Diese können je nach Höhe des Ergebnisses zwischen 30 und 70 % liegen. Die Bilanz kann also bestenfalls aussagen, ob es geklappt hat. Über die genauen Umstände schweigt sie sich natürlich aus.
Ein Schreinerprogramm ist als Software – die speziell auf die Bedürfnisse unserer Branche abgestimmt ist – ein unentbehrlicher Helfer für die gesamte Büroarbeit. Betriebe, die bereits solch ein Programm einsetzen, können sich oftmals gar nicht mehr vorstellen wie es zuvor möglich war, das umfangreiche Gebiet der Arbeitsvorbereitung rationell zu erledigen. Und gerade in kleineren Betrieben ist die Zeit des Unternehmers ein wesentlicher Faktor des Unternehmenserfolges.
Hier gibt es beispielsweise einen bedeutsamen und direkten Zusammenhang zwischen den direkt verrechenbaren und den nicht direkt verrechenbaren Stunden. Schafft es beispielsweise der Chef einer kleinen Schreinerei, seine nicht direkt verrechenbaren Stunden durch den Einsatz der EDV um eine halbe Stunde pro Tag zu senken – und geht er diese halbe Stunde in die Werkstatt – dann bedeutet das, dass weniger Gemeinkosten auf mehr direkt verrechenbare Stunden verteilt werden können. Eine erhebliche Senkung des Gemeinkostensatzes ist die Folge. Dadurch werden langfristig auch die Produkte billiger.
Investitionen im Bereich der Arbeitsvorbereitung sind also genauso wichtig wie die in der Produktion. Denn die modernste Fräse nutzt wenig, wenn die Kalkulation das Produkt nicht zu einem vernünftigen Preis anbieten kann. Ganz abgesehen davon, dass der Kunde das Angebot auch rechtzeitig erhält.
Aber es gibt noch weitere wichtige Vorteile: So ist z. B. gerade in dieser Betriebsgröße eine geregelte Arbeitszeit des Unternehmers oft nicht vorstellbar. Visionen und Ideen für die Zukunft können nur entstehen, wenn man es schafft, sich ab und zu vom Tagesgeschäft zu befreien.
Man sollte die heutzutage durch den professionellen Einsatz der EDV zur Verfügung stehenden Möglichkeiten also tunlichst nutzen, um seinen Betrieb auch sicher in die Zukunft führen zu können. o
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