Brigitte Jahn ist alles, nur eines nicht: Schreibtischtäterin. Oder gerade doch? Wie man’s nimmt: Schreibtische sind ihr Fachgebiet. Nachdem sie in unzähligen Handwerksbetrieben die Büroarbeitsplätze auf Vordermann gebracht hat, sieht sie heute sehr schnell, wo der Schuh drückt. Auch Michael Aunkofer fühlte sich von den Papierströmen zeitweise überflutet.
Mit Lageroptimierung hatte alles angefangen. Doch Michael Aunkofer, Chef der Aunkofer Holztreppen GmbH in Regensburg, wollte auch sein Büro in den Griff bekommen. Papierfluten, E-Mails, Ablage … die Übersicht fehlte einfach. Brigitte Jahn kennt das: „In jedem Menschen steckt ein Jäger und Sammler. Mehr oder weniger.“ Sie kümmert sich seit über 10 Jahren darum, dass – vereinfacht gesagt – die Papierstapel in den Büros verschwinden. Brigitte Jahn ist auf Büroorganisation spezialisiert.
Bei den Aunkofers lief Brigitte Jahn offene Türen ein: „Das Unternehmen war schon ausgezeichnet organisiert. Hier waren nicht die Papiermassen zu sehen, die ich sonst oft zu Gesicht bekomme. Aber Handlungsbedarf in Sachen Arbeitsplatzorganisation gab es natürlich schon.“ „Wir möchten eine noch bessere Struktur haben“, war der Wunsch des Chefs und seiner drei Büro-Mitarbeiter.
Unter der Lupe
Der erste Schritt ist immer eine Analyse der Arbeitsplätze mit allen Beteiligten. Dafür reichen zwei Stunden durchaus aus. Brigitte Jahn analysiert jeden Arbeitsplatz und jedes Arbeitsverhalten anhand eines Fragebogens und in einem persönlichen Gespräch. Bei Aunkofers nahm sie vier Arbeitsplätze unter die Lupe: Den des Chefs, den der Vertriebsassistentin und die beiden Schreibtische der Kundenbetreuer.
Nach der Analyse legte Brigitte Jahn gemeinsam mit Michael Aunkofer fest, welches der vier Module, die die Organisationsspezialistin im Angebot hat, für das Unternehmen sinnvoll sind: Struktur am Arbeitsplatz (Modul 1), persönlicher Arbeitsstil (Modul 2), Prozesse und Informationsflüsse im Team (Modul 3) und Ablagestruktur bei Papier und PC (Modul 4). Die Module können ganz nach Bedarf gewählt werden. Michael Aunkofer wollte alles. „Der große Vorteil des Unternehmens war“, so Brigitte Jahn, „dass die Umsetzung schneller vonstatten ging, alldieweil schon eine gute Struktur vorhanden war. Normalerweise brauche ich einen Tag pro Arbeitsplatz. Bei Aunkofer war es deutlich weniger.“
Nichtsdestotrotz: „Und auch bei Aunkofer sah ich: Da staute sich manches Papier in Ablagekörben, Schubladen und auf dem Schreibtisch. Es ist häufig ein Bedürfnis, alles zu Bearbeitende auf dem Schreibtisch zu behalten, damit nichts vergessen wird. Dabei lenken diese Papierfluten eher ab. Vielmehr ist die Arbeit am leeren Schreibtisch effizienter und konzentrierter.“
Der Chef als Vorbild
Zuerst ist das Chefbüro an der Reihe. Das sei immer so, sagt Brigitte Jahn: „Erstens übernimmt der Chef eine Vorbildfunktion und zweitens strahlt das Organisationsverhalten des Vorgesetzten auf seine Mitarbeiter ab. Er ist der Träger der Firmenphilosophie.“ Außerdem kennt Brigitte Jahn dann seine Sichtweise und kann unter Umständen die Mitarbeiter schnell von ungerechtfertigten Ängsten befreien: „Manchmal trauen die sich gar nicht nach Büromaterial zu fragen.“
Die Organisation sollte möglichst unternehmensübergreifend identisch sein. Nur so sei Transparenz gewährleistet, meint Brigitte Jahn. Damit könne garantiert werden, dass bei Abwesenheit eines Mitarbeiters, Aufgaben und Anfragen von seinen Kollegen weiter verfolgt und bearbeitet werden können.
Dennoch werden auch die Bedürfnisse jedes einzelnen berücksichtigt. Weil letztendlich doch jeder an seinem Schreibtisch glücklich werden muss.
Kataloge im Überfluss
Dann wird es ernst. Die drei Schritte lauten: Wegwerfen, Bearbeiten, Ablegen. Brigitte Jahn hinterfragt alles: „Wie oft brauchen Sie das? Jeden Tag? Wann haben Sie es das letzte Mal in der Hand gehabt? Vor zwei Jahren? Würden Sie oder jemand anderes es vermissen? An den Lieferantenkatalogen hängen die meisten Handwerker ganz besonders. Oft gibt es sie doppelt und dreifach, alte und neue. Meist kann zwei Drittel weggeworfen werden, bevor sie – nach Branchen geordnet – erfasst und wieder einsortiert werden.
Auch von den Messebesuchen stehen häufig noch zahlreiche Taschen mit Prospektmaterial herum, die schon Jahre alt sind. Diese können eigentlich immer unbesehen entsorgt werden – die Unterlagen sind überholt und Zeit zum Durchschauen wird es nie geben, weil immer wieder neue Informationen dazukommen. Der nächste Messebesuch kommt bestimmt.
Das Wiedervorlagesystem
Ganz wichtiger Bestandteil einer Arbeitsplatzorganisation ist ein funktionierendes Wiedervorlagesystem: Wie eilig ist es? In welchem Zeitraum soll die Unterlage bearbeitet werden? Heute? Diese Woche? Diesen Monat? Aunkofer wählte dafür Ablagekörbe, die entsprechend beschriftet wurden. Möglich sind aber auch beschriftete Mappen oder Mappen im Hängeauszug. Heute, in dieser Woche, in diesem Monat: Für diese drei Prioritäten werden drei Stapel gebildet. „Meist ist mittags alles auf Stapeln und danach wird es wieder einsortiert“, das ist die Erfahrung von Brigitte Jahn: „Die Ablage mache ich natürlich zusammen mit dem Schreibtisch-Inhaber, weil ich ja nicht beurteilen kann, welche Priorität die Dinge haben.“
Brigitte Jahn erstellt auch eine Einkaufsliste, mit Dingen, die für die effektive Organisation von Nöten sind. Dabei hat sie die Erfahrung gemacht, dass es oft Kleinigkeiten sind, die Freude machen: Bei Annemarie Konrad, der Vertriebsassistentin, war es beispielsweise ein defekter Papierkorb, an dem sie mit ihren Strümpfen leicht hängen bleiben konnte. Zudem musste ein Beschriftungsgerät her, um Ablagen und Schränke ordentlich zu kennzeichnen. Auch Ablagekörbe sind ein gerngesehenes Ordnungselement.
Von Schreibtischunterlagen aus Papier hält Brigitte Jahn gar nichts. „Da wird alles drauf gekritzelt und später findet man nichts mehr wieder.“ Papierunterlagen fliegen also sofort raus – zugunsten von Schreibtischunterlagen, die nicht beschriftet werden können.
90 Prozent der notwendigen Schritte werden bei der Arbeitsplatzorganisation sofort umgesetzt werden. Der Rest kommt auf die „To-Do-Liste“.
Termine und Aufgaben
Dann kommt das zweite Modul „Zeitmanagement“ an die Reihe. Brigitte Jahn nutzt dafür gerne das Microsoft-Programm „Outlook“. Aber auch „Lotus Notes“ lasse sich für effektives Termin- und Aufgabenmanagement verwenden, da ist sie nicht fest gelegt.
Bei der Aunkofer Treppenbau GmbH wurde für die Termin- und Aufgabenplanung ein Intranet eingerichtet. „Das ist kein Hexenwerk“, sagt Brigitte Jahn. „Und so hat jeder nicht nur den Überblick über seine Termine und Aufgaben, sondern im Notfall auch über die Angelegenheiten der Kollegen.“ Ein Outlook-Kurs sei durchaus nicht nötig, meint die Organisatorin: „Da wird man meist mit vielen unnötigen Informationen überhäuft.“ Die Standardeinstellungen richtet Brigitte Jahn ein: „Das ist schnell gemacht.“ Termine und Aufgaben können nun elektronisch aufgenommen und weiter geleitet werden.
Die neue Ordnung
Dann ist Brigitte Jahn wieder fort. Und alle sind auf sich allein gestellt. Kann das gut gehen? Neigt der Mensch als Gewohnheitstier nicht dazu, wieder in den alten Trott zu verfallen? Das läge nahe. Aber: Nichts dergleichen geschieht. Die Mitarbeiter sind begeistert von der neuen Ordnungsstruktur. „Schnell und einfach umsetzbar“, sagt Annemarie Konrad auf die Frage nach dem Praxisbezug und freut sich über die neue Übersichtlichkeit. „Vieles kann weg“, ist ihre Schlussfolgerung und: „Vieles, was man meint, noch brauchen zu können, ist bei näherem Hinsehen doch unbrauchbar.“
Der Chef, Michael Aunkofer, findet das Konzept ebenfalls einfach und klar: „Jetzt kann ich mich viel besser auf das Wesentliche konzentrieren und werde deutlich weniger abgelenkt.“ Auch er hat gelernt, dass weniger oft mehr ist und findet Brigitte Jahns Konzept, umsetzbar und absolut praxisbezogen.
Noch einmal kontrollieren
Dennoch gibt es einen Kontroll-Termin. Nach vier bis sechs Wochen schaut Brigitte Jahn wieder vorbei. „Check-up“ nennt sie das. Innerhalb einer Stunde überprüft sie, ob alle Punkte von den Mitarbeitern so umgesetzt werden, wie ursprünglich angedacht. Oder ob Nachbesserungsbedarf besteht.
Die Unternehmen, die beraten worden sind, kommen in den E-Mail-Verteiler. Monatlich bringt sich dann der ÜKL mit Tipps in Erinnerung. ÜKL? Wer oder was das ist? Der ÜKL ist eine Figur, die Brigitte Jahn erfunden hat. Der ÜKL hat Überhaupt Keine Lust! und fühlt sich in Papierstapeln am wohlsten.
Bei Michael Aunkofer hat der ÜKL keine Chance: Aunkofer ist begeistert und hat Brigitte Jahn gleich weiter empfohlen. ■
Büro- und Managementservice
Brigitte Jahn
91325 Adelsdorf
von BM-Redakteurin Regina Adamczak
Werfen Sie alles weg, was überflüssig ist
Nachmachen erlaubt: Orga-Tipps zum sofortigen Umsetzen
Die Informationen nehmen jährlich um ca. 50 Prozent zu. Wenn Sie nicht 50 Prozent davon wegwerfen, werden Ihre Schränke, Ihre Sideboards, Ihre Schreibtische, Ihre Ablagekörbe, Ihre Ordner überquellen. Sie brauchen ständig zusätzliche Ablagemöglichkeiten.
Deshalb mein Tipp: Werfen Sie alles weg, was überflüssig ist! Das sind:
- Zeitungen, die älter als eine Woche sind
- alte Hotelprospekte oder Reiseinformationen
- Kataloge – alte Ausgaben – die neueste Version genügt
- alte Urlaubs-, Weihnachtskarten etc.
- Briefpapier mit alten Daten
- Informationen, die Sie auf einer Messe eingesammelt haben, aber älter als ein Jahr sind
- Zeitschriften, die sich gestapelt haben
- Buchhaltungsunterlagen, die bereits verjährt sind
- Telefonbücher aus verschiedenen Regionen
- Wattierte Umschläge oder Verpackungsmaterial, mit dem Sie eine Ware geliefert bekommen haben
- Kugelschreiber, die nicht mehr funktionieren
- CD’s mit Demo-Software, die schon länger als sechs Monate in der Schublade liegen
- E-Mails, die schon erledigt sind.
Kennen Sie das? Sie nehmen ein Schriftstück in die Hand und wissen im Moment nicht, was Sie damit tun sollen. Das Papier landet auf einem Papierstapel. So mischen sich verschiedene Sachen: z. B. Sachen, die zum Bearbeiten sind, Sachen, die zum Ablegen sind, oder Sachen, die zum Wegwerfen sind … und Sie verlieren den Überblick. Sie verschwenden Zeit für das Suchen von Unterlagen und schlichten möglicherweise Ihre Stapel mehrmals um.
Ein Papierstapel mit gemischten Unterlagen heißt immer: Hier wurde noch keine klare Entscheidung getroffen.
Beispiel 1 – Wegwerfen: Unterlagen zum wegwerfen, wurden erst mal aufgehoben. „Vielleicht kann ich das irgendwann einmal gebrauchen ….?“ oder „wenn ich mal Zeit habe, schaue ich mir die Unterlagen wieder an …“ (die Zeit haben Sie nie!)
Beispiel 2 – Bearbeiten: Für den Fall, dass das Schriftstück zum Bearbeiten ist, legen Sie gleich fest, wann Sie es wieder in die Hand nehmen möchten und legen es entsprechend in Ihr Wiedervorlagesystem ab.
Papierstapel sind sehr gefährlich! Sie neigen dazu, sich zu vermehren. Dafür können Sie meistens gar nichts?! Prüfen Sie, ob ihr Schreibtisch und ihre Schränke frei sind von Papierstapeln. Falls nicht, beseitigen Sie ihn schnellstens. Denn Papierstapel sind absolut demotivierend.
Deshalb mein Tipp: Lösen Sie alle Papierstapel auf! Nehmen Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand und treffen Sie gleich eine Entscheidung: wegwerfen, ablegen oder bearbeiten.
Sommerloch? Das ist eine günstige Zeit, in der Sie in Ihrem Büro mal wieder richtig aufräumen können. Dafür muss alles ausgeräumt werden. Stellen Sie Kartons und Abfallsäcke einladend bereit, damit das Wegwerfen auch Spaß macht.
So gehen Sie schrittweise vor:
- 1. Schritt: Stellen Sie für die Aufräumaktion einen Karton für Papiermüll, einen Karton für technischen Müll (alte PC-Tastatur, alte Disketten etc.), einen Karton für überflüssige Sachen, von denen Sie sich schwer trennen können (zum weiterschenken oder zum „mit-Heim-nehmen“) und einen Karton für Restmüll auf.
- 2. Schritt: Räumen Sie alle Schränke komplett aus. Entfernen Sie alle Unterlagen, Ordner und Gegenstände von den Stellflächen. Denken Sie auch an die Post-its an ihrem Monitor. Benutzen Sie eifrig die aufgestellten Kartons zum Ballast abwerfen. Stapeln Sie den Rest nach: Bearbeiten, ablegen und Büromaterial.
- 3. Schritt: Reinigen Sie alle Schränke, Schubladen, Sideboards, Tische von außen und von innen. Rollen Sie den Container zur Seite und saugen Sie auch mal darunter. Manchmal kommen dort Schätze zum Vorschein: „Ach, das habe ich schon lange gesucht …!“
- 4. Schritt: Lösen Sie den Stapel „bearbeiten“ auf und legen die Vorgänge in Ihre Wiedervorlagemappe. Die Unterlagen „ablegen“ führen Sie Ihrem Ablagesystem zu. Das Büromaterial sortieren Sie in ihr Büromateriallager ein.
- 5. Schritt: Die restlichen Unterlagen und Ordner räumen Sie wieder in die eigenhändig blank geputzten Schränke, Schubladen und Abstellflächen ein.
Missbrauchen Sie Ihre Ablagekörbe nicht
Nachmachen erlaubt: Orga-Tipps zum sofortigen Umsetzen
Sie kennen Ablagekörbe? Meistens haben sie bei mir keine Chance. Denn oft werden Ablagekörbe missbraucht und quellen über.
Es ist in Ordnung, wenn Sie auf Ihrem Schreibtisch einen Ablagekorb stehen haben, den Sie als Eingangskorb benutzen. Er muss mit „Posteingang“ deutlich beschriftet sein.
Wie funktioniert ein Posteingangskorb? In den Posteingangskorb legen Ihre Kollegen Unterlagen hinein, die Sie weiter bearbeiten müssen. Sie selbst nehmen Unterlagen mindestens zweimal täglich heraus und führen Sie Ihrem System (wegwerfen, ablegen oder Wiedervorlage) zu. Dadurch bleiben die unbearbeiteten Vorgänge vollkommen übersichtlich.
Welche Ablagekörbe werden von mir mit einem „So-Nicht“ beklebt?
- Ablagekörbe, die nicht beschriftet sind
- Ablagekörbe, die mit „Diverses“ beschriftet sind
- Ablagekörbe, die mit „Sonstiges“ beschriftet sind
- Ablagekörbe, die mit „zu tun“ beschriftet sind
- Ablagekörbe, die mit „Büromaterial“ beschriftet sind.
Nun fragen Sie sich vielleicht: „Warum haben diese Ablagekörbe keine Chance?“ Ganz einfach: Diese Bezeichnungen oder noch schlimmer ist überhaupt keine Beschriftung sind nicht Teil eines Systems. Das hat zur Folge, dass irgendwelche Sachen in die Ablagekörbe hin-eingestopft werden. Und wenn Sie dann eine Unterlage brauchen, geht die Sucherei los. Und das kostet Ihre Zeit, die Sie doch so gerne sparen möchten!
Wo nun können Sie Ablagekörbe gut einsetzen? In der Büromaterialaufbewahrung sind Ablagekörbe hervorragend geeignet. Alle Körbe, die Sie aus Ihren Schränken und von Ihrem Schreibtisch ausrangiert haben, können Sie für das Büromaterial sehr gut benutzen.
Wichtig ist dabei jedoch, dass jede Büromaterialart seinen eigenen Ablagekorb bekommt und der Korb entsprechend beschriftet wird. Beispiel:
- Ablagekorb „Trennblätter A 4“
- Ablagekorb „Trennstreifen“
- Ablagekorb „Schnellhefter weiß“
- Ablagekorb „Schnellhefter rot“
- etc.
Im Büro haben Sie viele Arbeitsmittel und Arbeitsmaterialien im Einsatz. Ordnen Sie alles und geben Sie jedem Gegenstand einen festen Platz.
Ich höre oft Sprüche wie: „Das haben wir schon immer so gemacht!“ oder „Das habe ich von meinem Vorgänger so übernommen“. Sie deuten darauf hin, dass der Arbeitsplatzinhaber am liebsten alles so behalten möchte, wie es bisher war. Veränderungen sind unbequem und kosten momentan Zeit. Es lohnt sich aber, über jeden Standort nachzudenken. Vielleicht ist ein anderer Platz viel zweckmäßiger. Ganz besonders wichtig ist ein aufgeräumtes Büromateriallager. Das sollte sich an zentraler Stelle befinden, an der alle gut zugreifen können. Das Büromaterial wird ordentlich eingeräumt, jede Art wird in einen separaten Behälter untergebracht und jeder Behälter wird beschriftet. So bekommt jedes Teil seine Heimat! Was hat das für Vorteile?
- Jeder Mitarbeiter kennt sich im Materiallager aus.
- Jeder kann „blind“ auf alle Materialien zurückgreifen.
- Dinge, die nicht mehr gebraucht werden, können zielsicher an den Heimatort zurückgelegt werden.
- Wareneingänge können von jedem nach dem vorhandenen System einsortiert werden.
- Es ist rechtzeitig erkennbar, wenn ein Material-Vorrat zu Ende geht.
- Welche Teile bleiben in der Regel übrig, bei denen Sie nicht wissen wohin?
- Technik und technisches Zubehör: Werfen Sie den alten Nadeldrucker (für den Fall, dass der Laserdrucker einmal kaputt geht) weg, ebenso der 10 Jahre alte PC. Kabel, Ladegeräte, Spezialstecker und sonstiges Zubehör versehen Sie mit einem Etikett und sammeln es in einer Box „Technik“. Weg mit allem, was nicht zuzuordnen ist!
- CD-ROMs mit Programmen: Programme, die nicht mehr im Einsatz sind, gehören in den Abfall. CDs für Ihre Hardware und Programm-CDs, die Sie noch benutzen, sind sorgfältig aufzubewahren. Dafür eignen sich spezielle Klarsichthüllen für CD’s sehr gut. Sie lassen sich übersichtlich und platzsparend in Ordner unterbringen.
- Alte Originalkartons von Bürogeräten: Die Garantiezeiten laufen meistens nach sechs Monaten ab. Deshalb werfen Sie die sperrigen Originalkartons nach sechs Monaten weg.
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